AntragsmanagementGemeinsam denken

Neben ländlicher Ruhe gibt es in der niedersächsischen Küstengemeinde Krummhörn Attraktionen wie Windmühlen, Kirchen und Warfendörfer zu entdecken. Der Erholungsort zieht damit jährlich eine Vielzahl von Urlaubern an, hinzu kommt der Tagestourismus. Mit dem Wunsch, eine automatisierte Gästebeitragsanmeldung einzuführen, wandte sich die Kommune an die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO). Denn die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Gästebeiträgen umfasst viele aufwendige Zwischenschritte. Mit Blick auf die jährlich steigende Touristenanzahl bot sich hier erhebliches Optimierungspotenzial. Um Krummhörn von diesen Prozessen zu entlasten, holte die KDO sich mit ihren Partnerunternehmen Form-Solutions und SmartDocuments kompetente Verstärkung ins Boot. Innerhalb von nur drei Monaten gelang es den Partnern, den Gästebeitrag der ostfriesischen Gemeinde lückenlos zu digitalisieren. Gestartet war das Projekt im September 2020.

Echte Alternative

„Die Firma Form-Solutions bildet mit ihrem Antragsmanagement 4.0 den Grundstein des Gesamtkonzepts. Der Formular-Server beinhaltet über 1.300 intelligente Ausfüllassistenten sowie 4.000 rechtssichere PDF-Formulare für die öffentliche Verwaltung – und stellt damit eine echte Alternative zu starren PDF-Dokumenten dar“, erklärt Sven Buick von Form-Solutions. Bei der automatisierten Gästebeitragsanmeldung ermöglicht und vereinfacht der Ausfüllassistent des Antragsmanagements die direkte Dateneingabe in das Formular. Simultan erfolgt die automatische Berechnung der anfallenden Gebühren je nach Zone und Saison.
Als Herausforderung entpuppte sich die Erstellung des Zahlungsnachweises. Um eine schnelle und smarte Lösung zu erarbeiten, kooperierte Form-Solutions mit dem Unternehmen SmartDocuments, ebenfalls ein Partner der KDO. Anders als Form-Solutions mit seinem intelligenten Antragsassistenten ist SmartDocuments auf die vorlagengesteuerte Dokumentenerstellung und -automatisierung spezialisiert.

Simples Frage-Antwort-Prinzip

„Die Erstellung persönlicher Dokumente anhand von Standardvorlagen geschieht damit ganz einfach über ein Dialogfenster – nach einem simplen Frage-Antwort-Prinzip“, führt Oliver Snay, Produkt-Manager Verwaltungsdigitalisierung bei der KDO, aus. „Wir konnten die Vorzüge beider Systeme verbinden. Ergebnis ist eine eigens entwickelte Schnittstelle, welche die Antragsdaten im laufenden Prozess überträgt. Anschließend werden die entsprechenden Nachweise generiert und an den Antragsteller zurückgeliefert.“ Die Gästebeitragskarten können so direkt nach der Antragstellung auf die entsprechende Papiervorlage gedruckt und an die Gäste ausgehändigt werden. „SmartDocuments ermöglicht die Erstellung eigener Vorlagen und beinhaltet viele Anpassungsmöglichkeiten in puncto Design. So können beispielsweise individuell gestaltete Anmeldungen oder Reservierungen für Veranstaltungen oder Rechnungen direkt aus dem Antrag generiert werden“, so Snay.

Reibungsloses Zusammenspiel

Auch hinter den Kulissen sorgt die KDO für ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen dem vorgelagerten Online-Prozess des Gästebeitrags und den nachgelagerten Fachverfahren, wie beispielsweise dem Dokumenten-Management-System KDO-DMS&more oder dem Finanzverfahren Infoma newsystem von Anbieter Axians Infoma. „Unser KDO-GovManager schleust die Anträge direkt in die jeweiligen Zielsysteme der Kommune“, erläutert Snay den Vorgang. „Insgesamt bilden wir damit den gesamten Prozess medienbruchfrei ab – ein gutes Beispiel dafür, wie Prozesse zur Dokumenterstellung zukunftsorientiert digitalisiert und automatisiert werden können.“ Krummhörn geht gemeinsam mit der KDO bald noch einen Schritt weiter. „Zurzeit ist die OZG-Plattform KDO-Kommune365 in Vorbereitung. Sobald diese online erreichbar ist, zieht auch der Prozess des Gästebeitrags in das neue virtuelle Rathaus der Kommune ein“, berichtet Snay.

Gemeinsame Schnittstelle

Christian Mettner von SmartDocuments betont, dass dem positiven Resultat stimmige Team-Arbeit zugrunde liegt: „Die Durchführung von Projekten mit mehreren Parteien gestaltet sich gelegentlich unorganisiert und kompliziert. Dass es anders laufen kann, hat uns das Projekt bei der Gemeinde Krummhörn in Zusammenarbeit mit Form-Solutions und der KDO gezeigt. Wir konnten in kürzester Zeit eine gemeinsame Schnittstelle zwischen unseren Systemen realisieren – dank hervorragender Kommunikation, Organisation und Flexibilität aller Beteiligten.“ „Und das trotz der derzeitigen Corona-Pandemie und den damit einhergehenden Herausforderungen“, ergänzt Jannik Otten, verantwortlicher Projektleiter der KDO. „Der Austausch und Ablauf verliefen stets reibungslos, umso mehr freuen wir uns auf weitere Projekte mit unseren Partnern.“ Das umfangreiche Projekt steht exemplarisch für all die Prozesse und Möglichkeiten, die im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung realisierbar sind. „Wir konnten der Gemeinde Krummhörn eine nachhaltige und spürbare Entlastung in ihren täglichen Arbeitsprozessen verschaffen. Und genau das ist es, was wir mit unseren Projekten erreichen wollen“, erklärt Oliver Snay abschließend.