Dokumenten-ManagementGestalten statt Verwalten

Alle Lebensbereiche werden vom digitalen Wandel beeinflusst. Wer diese Entwicklung auf kommunaler Ebene aktiv gestalten will, muss wissen, wie Digitalisierungsprozesse zum Wohle der Bürger genutzt und Insellösungen vermieden werden können. Mit einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie aller Planungen und Aktivitäten hat das Amt Hüttener Berge dies getan. Das Mitte 2017 gestartete Projekt „Hüttis Digitale Agenda“ dient als digitale Mehrjahresplanung, mit welcher der digitale Wandel in den 16 amtsangehörigen Gemeinden zielgerichtet organisiert werden soll. Der Leitsatz „Gestalten statt verwalten“ prägt die Strategie des Amtes in Schleswig-Holstein. Im Amt Hüttener Berge ist der Digitalisierungsgrad bereits hoch. Das Dokumenten-Management-System (DMS) und die E-Akte vom Unternehmen comundus regisafe spielen dabei die zentrale Rolle. Die elektronische Aktenführung, der Sitzungsdienst und der digitale Posteingang sind das Herz- und Kreislaufsystem der Verwaltung, der Motor, der alles in Schwung hält und die Prozesse spürbar beschleunigt. Schon seit über zehn Jahren wird regisafe eingesetzt und die genannten Anwendungen werden flächendeckend genutzt. So ist die Verwaltung in der Lage, auch zukünftige Innovationen und die He­rausforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zu bewältigen.

Skalierbarkeit als wichtiges Kriterium

Dass die örtliche Verwaltung heute schon so weit ist, ist kein Zufall: Schon früh hat sie sich für die Digitalisierung engagiert und aktiv an der Arbeitsgemeinschaft zum landeseinheitlichen Aktenplan mitgewirkt. Zudem wurde mit regisafe ein Partner gefunden, der die Verwaltungsdigitalisierung unterstützt, berät und die Wünsche soweit möglich realisiert. Ein wichtiges Kriterium bei der Anbieterauswahl war insbesondere auch die Skalierbarkeit des Systems.
Die Amtsverwaltung im Kreis Rendsburg-Eckernförde umfasst 16 ländlich geprägte Gemeinden mit insgesamt rund 14.800 Einwohnern. Damit repräsentiert sie rund 90 Gremien und muss sich auf ein DMS verlassen können, das sich problemlos ausbauen und bedarfsgerecht mit anderen Lösungen kombinieren lässt. Bei der gefundenen Lösung ist das der Fall. In zentralen Aufgabenbereichen konnte mit den eingesetzten Fachverfahren das Ziel einer papierarmen, medienbruchfreien Arbeitsweise bereits weitgehend erreicht werden.

Digitalisierung ist Chefsache

Mit dem Amt Hüttener Berge und dem Unternehmen comundus regisafe arbeiten Gleichgesinnte zusammen. Der gemeinsame Nenner besteht insbesondere in der Herangehensweise. Anja Mauch, regisafe Senior-Beraterin für E-Government, beschreibt es folgendermaßen: „Eine erfolgreiche Digitalisierung braucht kein Projekt, sondern eine langfristige Strategie, die schrittweise umgesetzt werden kann. Die E-Akte bildet dabei die Grundlage für jegliche Innovation.“ Dass Digitalisierung Chefsache ist, wird beim Amt konsequent gelebt, das heißt die Verantwortlichen der Behörde stehen mit Leib und Seele hinter dem digitalen Masterplan.
Wichtig ist laut Anja Mauch auch eine positive Haltung gegenüber der Transformation: „Jede Digitalisierung muss von einem Kulturwandel begleitet sein, der alle Beteiligten mitnimmt – von der Amtsleitung über die einzelnen Teams bis hin zur Bürgerschaft.“ Strategie, Prozess, Chefsache, Kulturwandel: Die Digitalisierungsmaßnahmen der Verwaltung stehen auf diesen Säulen.

Zertifizierten Rechenzentrum hostet Daten

Dass das Amt Hüttener Berge damit richtig liegt, zeigt sich aktuell an zwei Beispielen. Erstens konnte – trotz der Herausforderungen der Corona-Pandemie – die Einführung des digitalen Posteingangs wie gewünscht und in time realisiert werden. Damit ist Bürgernähe auch aus dem Homeoffice möglich. Zweitens wurde der Ausbau des Bürgerportals mit Hochdruck vorangetrieben. Seit September ist es über die Homepage der Amtsverwaltung erreichbar. Bei dem Portal handelt es sich um eine mit dem Land Schleswig-Holstein und weiteren Kooperationspartnern entwickelte Integrationsplattform. Sie ist zugleich das Herzstück für alle kommunalen Digitalangebote – seien es der Online-Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen gemäß OZG oder Lösungen zur Unterstützung der digitalen Daseinsvorsorge, wie beispielsweise Mobilitätsdienste oder Bürgerbeteiligung. Um den Bürgern und Mandatsträgern den einfachen Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu bieten, sollen künftig unter der Kachel „Rats­information“ auch die Sitzungsdienstdaten im Bürgerportal bereitgestellt werden. Hierzu bietet das Ratsinformationssystem (RIS) von regisafe eine OParl-Schnittstelle an. Die politischen Vertreter können sich zudem in das RIS einloggen und dort alle nicht-öffentlichen Sitzungsunterlagen einsehen. Dabei werden die Portal-Daten in einem ISO-zertifizierten deutschen Rechenzentrum gehostet.

Interkommunale Umsetzung

In der Digitalen Agenda ist die Vision einer medienbruchfreien Digitalisierung der Verwaltungsprozesse formuliert. Durchgängige Prozesse, von der Antragstellung über die Bearbeitung im Fachverfahren bis hin zur Veraktung, dienen vor Ort auch weiterhin als Richtschnur bei der Digitalisierung. Die bereits geschaffenen Grundlagen durch die Standardisierung kommunaler Prozesse, zentrale Datenbanken und der kontinuierliche Ausbau der zugehörigen Schnittstellen versetzen das Amt dabei in eine gute Ausgangslage. Beispiele für digitalisierte Verwaltungsprozesse sind das Beantragen eines Führungszeugnisses, gewerbebezogene Anträge aller Art und Anträge auf staatliche Unterstützungsleistungen.
Auch für weitere Verwaltungsaufgaben mit und ohne Schnittstellen zum Bürger strebt die Amtsverwaltung bis 2022 eine vollständige Digitalisierung aller Prozesse an. Das Augenmerk liegt dabei auf der vom IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITVSH) koordinierten interkommunalen Umsetzung der OZG-Prozesse. Unter dem Motto: „Von der Digitalen Agenda über die Digitale Werkstatt zur Digitalen Region Hüttener Berge!“ wird dieser Weg in eine digitale Zukunft führen. Mit der E-Akte von regisafe steht das Amt dabei auf sicheren Beinen.