E-VergabeGutschrift statt Rechnung

Herr Landrat, die Kreisverwaltung Germersheim bevorzugt beim elektronischen Einkauf ein neues Verfahren bei der Abrechnung. Wie sind Sie darauf gekommen, hierbei Gutschriften zu nutzen?

Unser Ziel war es, das Beschaffungswesen zu optimieren, also die Wirtschaftlichkeit der Vergabe zu steigern und den Beschaffungsprozess selbst zu straffen. Dazu wurde eine E-Procurement-Lösung eingeführt, das Gutschriftverfahren stellt hierbei eine spezielle Art der Abrechnung dar.

Was wollten Sie damit erreichen?

Abläufe und Vorgänge werden effizienter und wirtschaftlicher durchgeführt, im Detail wird der Aufwand der Rechnungsprüfung reduziert, alle Daten sind elektronisch verfügbar und werden transparent von Kunde und Lieferant bearbeitet.

Und wie funktioniert das in der Praxis?

Die bestellte und gelieferte Ware wird durch eine elektronische Wareneingangsbuchung quittiert. Menge und Preis der Ware ergeben die Gutschrift und ersetzen abrechnungstechnisch die Rechnung des Lieferanten.

„Abläufe und Vorgänge werden durch das neue Verfahren effizienter und wirtschaftlicher durchgeführt.“
Wie sehen die rechtlichen Voraussetzungen für Gutschriften aus und welche Vorteile hat das Verfahren für die Kreisverwaltung gegenüber der normalen Rechnungsstellung?

Zwischen Kunde und Lieferant werden Kriterien und Zahlungsmodalitäten festgelegt, Grundlage ist die getroffene Vereinbarung zum Gutschriftverfahren. Für uns als Kreisverwaltung hat das Verfahren den Vorteil, dass der Bestellvorgang transparent ist. Der Status ist jederzeit für Besteller und Lieferant abrufbar, Mengen- und Preisabweichungen sind ausgeschlossen, was geliefert wurde, wird dem Lieferanten gutgeschrieben. Die aufwändige Rechnungsprüfung und zeitraubende Buchungen entfallen, alle Daten sind elektronisch verfügbar und werden per Schnittstelle in das Kassensystem der Kreisverwaltung übertragen.

Bringt das Verfahren denn auch Nachteile mit sich?

Nein, alle Prozesse sind optimal aufeinander abgestimmt.

Welche Vorteile ergeben sich daraus für die Lieferanten?

Der Lieferant spart durch die Gutschrift Papier und Portokosten, das Mahnwesen entfällt, da alle Zahlungen zügig, transparent und vor allem termingerecht ausgeführt werden.

Wie sehen die weiteren Pläne des Kreises Germersheim beim Ausbau von E-Procurement aus?

In Zukunft budgetieren wir unsere Besteller aus Verwaltung und Schule und ergänzen die Palette der Beschaffungsgüter um weitere Artikel. Denkbar ist auch der Zusammenschluss mit anderen Verwaltungen zu einer kommunalen Einkaufsgemeinschaft, um durch Nachfragebündelung bessere Konditionen und eine höhere Wirtschaftlichkeit zu erzielen.