MarburgHandlungsfähig im Homeoffice

Seit einigen Jahren baut die hessische Stadt Marburg den Einsatz der E-Akte-Lösung d.velop documents von Anbieter d.velop, vermarktet ehemals unter dem Namen d.3ecm, in ihren verschiedenen Fachdiensten konsequent aus. Nicht nur führt die elektronische Akte grundsätzlich zu mehr Effizienz und einem besseren, schnelleren Zusammenarbeiten – in Zeiten der Corona-Pandemie hat gerade sie es ermöglicht, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche im Homeoffice überhaupt handlungsfähig sind.
Das Projekt E-Akte obliegt in Marburg einem eigens dafür eingerichteten Fachdienst. Dieser kümmert sich um das Gesamtvorhaben Digitalisierung der Verwaltung sowie um die Standardisierung der digitalen Schriftgutverwaltung und die Einführung elektronischer Workflows. Abgedeckt ist damit alles, was in einer Kommune zur Umsetzung der digitalen Verwaltung gehört. „Im Jahr 2018 haben wir unser bisheriges Dokumenten-Management-System durch d.velop documents ersetzt. Wir brauchen eine Lösung, die den Ansprüchen einer großen Verwaltung wie jener der Universitätsstadt Marburg mit ihren über 1.000 PC-Arbeitsplätzen genügt“, berichtet Karen Verbist, Leiterin des Fachdienstes Digitalisierung der Stadt Marburg. „Mit hohen Skalierungsmöglichkeiten und der guten Performance ermöglicht uns d.velop documents, das Thema Enterprise Content Management (ECM) und E-Akten schnell in der Breite auszurollen.“ Implementierungspartner der Verwaltung in diesem Projekt ist das Unternehmen d.velop public sector.

Medienbruchfrei arbeitende Verwaltung

Für die Software von d.velop sprachen auch deren hohe Integrationsfähigkeit in Fachverfahren und die breite Funktionalität des Anordnungsworkflows. In fast jedem der 55 Fachdienste beziehungsweise Organisationseinheiten der Stadtverwaltung gibt es mindestens ein Fachverfahren. Mit der E-Akte ist in den Fachdiensten nun der Weg frei für eine durchgängig medienbruchfrei arbeitende digitale Verwaltung. Dafür müssen die Fachverfahren mit der ECM-Software verbunden werden. Da mit d.velop documents bereits für viele gängige Fachverfahren Schnittstellen vorhanden sind, müssen diese nicht mehr eigens programmiert werden.
So liegen in der Behörde für Ausländerangelegenheiten der Stadt Marburg die ehemals rund 10.000 analogen Akten nun digital vor. Bislang waren sie auf verschiedene Büros verteilt. Die Suche nach einzelnen Akten war dadurch sehr aufwendig – anders als beim nun möglichen parallelen Datenzugriff auf die elektronische Akte. Durch diesen Parallelzugriff sparen die circa 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Ausländerbehörde viel Zeit.
Auch die Übermittlung einer elektronischen Akte an eine andere Ausländerbehörde ist dank einer vom Land Hessen zur Verfügung gestellten abgesicherten Aktenaustauschplattform komplett digital realisiert. Die Abteilung Steuern und Abgaben arbeitet inzwischen ebenfalls mit einer elektronischen Akte, auch die Personalabteilung hat die Personalakte eingeführt, und im Bereich Asyl und Migration sowie in der Abteilung Soziale Leistungen wurde die E-Akte mit dem Fachverfahren OPEN/PROSOZ verbunden. Seit November 2020 ist zudem die Wohngeldakte im Wohnungswesen produktiv im Einsatz.

Hoher Komfort

„Wir haben es geschafft, diese Bereiche komplett auf digitale Sachbearbeitung mit elektronischen Akten umzustellen“, resümiert die Fachdienstleiterin Digitalisierung Karen Verbist. Eine besondere He­rausforderung sei dabei gewesen, dass die im Wohnungswesen eingesetzten Fachverfahren über keine gesonderte ECM-Schnittstelle verfügten. „Wir haben deshalb ein ausgeklügeltes System erarbeitet, um die Bescheide, die zentral gedruckt oder auch als Sammel-PDF erstellt werden, zu zerlegen und somit automatisch in der E-Akte abzulegen. Auch ohne Schnittstelle haben wir somit einen hohen Komfort für unsere Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter erreicht.“
Im Bereich der Fehlbelegungsabgabe startete das Team den Aufbau der betreffenden E-Akte mit einer vierfach geschachtelten Struktur. Dies war möglich, weil sich d.velop documents besonders flexibel ausgestalten lässt. Bis auf die Einrichtung von Auswahllisten in der ­E-Akte, die von d.velop übernommen wurde, konnte das Marburger IT-Team die Aktenlösung komplett selbst aufbauen.
Nach dem gleichen Muster wurden die Daten der Marburger Obdachlosen so strukturiert, dass sie in der neuen E-Akte verwendet werden können. Diese übernimmt dabei die Rolle des Fachverfahrens. Auch ohne Schnittstelle der Fachanwendungen – und sogar, wenn es ein solches nicht gibt – lassen sich E-Akten gut einsetzen und tragen zum effizienteren Arbeiten bei. „Für solche Projekte braucht man jedoch eigene Expertise“, so die Erfahrung von Karen Verbist. „Man muss personelle Ressourcen bereitstellen und Personen mit einem guten Überblick über die verschiedenen Fachverfahren und ihre Eigenheiten haben.“ In Marburg sind dies sowohl technische Administratorinnen und Administratoren von d.velop documents als auch Projektleiterinnen und -leiter im Bereich des Fachdienstes Digitalisierung.
In allen Fachdiensten hat die Nutzung der E-Akte den Beschäftigten während der Pandemie geholfen, im Homeoffice handlungsfähig zu bleiben. Die nächsten Aktenprojekte stehen im Bereich Hochbau und Gebäudewirtschaft, bei den Jugendhilfe- und Sozialen Diensten sowie im Ordnungs- und Gewerbeamt an.

Einheitlicher Aktenplan

Gleichzeitig hat die Stadt Marburg begonnen, einen einheitlichen Aktenplan mit dem gleichnamigen Modul in d.velop documents einzuführen. Die Organisation der Stadtverwaltung ist dezentral aufgestellt, jede Einheit führte bislang eine eigene Aktenstruktur. Zehn von insgesamt 55 Fachdiensten mit ihren 1.000 Beschäftigten arbeiten nun aber bereits mit dem aufgabenorientierten Aktenplan der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt). In diesem Plan wurde explizit ein Bereich „Allgemeine Informationen für die Verwaltung“ freigeschaltet. So kann das System von allen Mitarbeitenden benutzt werden, was die Akzeptanz spürbar erhöht. „Mittlerweile hat jede der 540 Personen in der Stadtverwaltung, die an einem PC oder Notebook arbeitet, einen Zugang zu zentral bereitgestellten Informationen, kann darin Inhalte recherchieren und nach Einführung von Aktenplan und/oder E-Akte – Berechtigung vorausgesetzt – Dokumente ablegen”, so Karen Verbist.
Eines der ersten ECM-Projekte in Marburg war seinerzeit die Einführung eines Anordnungsworkflows für Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Schon mit den ersten ­E-Akten-Lösungen wurde Ende 2018 die digitale Rechnungseingangsbearbeitung mit frühem Scannen von Eingangsbelegen produktiv gesetzt. „Diese Integration zwischen Dokumenten-Management und Workflow, also der ECM-Gedanke, ist im ECM der d.velop sehr gut gelöst“, sagt Verbist. Die Stadt setzt den Anordnungsworkflow nicht nur, wie sonst üblich, für Eingangsrechnungen ein, sondern auch für ausgehende, so genannte debitorische Anordnungen. So hat das Dreigestirn aus Workflows, E-Akte und digitalem Aktenplan dafür gesorgt, dass mit dem ECM-System in Marburg die Basis für eine moderne, digitale Verwaltungsarbeit entstanden ist.