Hellweg-LippeHandwerk geht mit der Zeit

Das flächendeckende System an Handwerkskammern, Kreishandwerkerschaften und Handwerksinnungen, das in Deutschland vorherrscht, ist weltweit einzigartig. Diese Körperschaften übernehmen vielfältige, größtenteils gesetzlich bestimmte Aufgaben im Dienst der Handwerksunternehmen. Trotz aller Tradition gilt es dabei, mit der Zeit zu gehen und sich beispielsweise für einen neuen Rechnungslegungsstil und digitale Prozesse zu öffnen.
Bei Kreishandwerkerschaften handelt es sich um Zusammenschlüsse aller Innungen einer bestimmten Region. Als solche sind sie Körperschaften des öffentlichen Rechts. Die Kreishandwerkerschaft Hellweg-Lippe vertritt beispielsweise die Interessen von 39 Innungen und damit eine vierstellige Zahl an Handwerksbetrieben in ihrer Region. Neben ihrem Hauptsitz in Soest unterhält sie dafür zwei weitere Geschäftsstellen in Hamm und Unna. Ihre Aufgaben regelt das Gesetz zur Ordnung des Handwerks. Zu den wesentlichen Funktionen gehört es, die Interessen des selbstständigen Handwerks und der Handwerksinnungen ihres Bezirks gegenüber anderen Behörden sowie gegenüber Politik und Öffentlichkeit zu vertreten. Darüber hinaus unterstützt sie die Innungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und betreibt die dafür erforderlichen Einrichtungen. Sofern von den einzelnen Innungen gewünscht, führt sie auch deren Geschäfte.

Der Weg zum nachhaltigeren Wirtschaften

Für die bestmögliche Erfüllung dieses vielfältigen Aufgabenspektrums sind in der heutigen Zeit moderne Prozesse, Digitalisierung und kaufmännisch geprägte Standards unabdingbar. Dazu gehört insbesondere ein Rechnungswesen auf Grundlage der Doppik. Deshalb galt es bei der Kreishandwerkerschaft Hellweg-Lippe, die in vielen Organisationen noch gängige Kameralistik abzulösen, welche nur die jährlichen Zahlungsströme abbildet. Die Einführung eines doppischen Rechnungswesens sollte den Weg für ein nachhaltigeres Wirtschaften freimachen.
So leistet in der Doppik etwa die integrierte Haushaltsplanung als wichtige Aufgabe die Aufstellung der vorgeschriebenen Pläne aller Körperschaften und ermöglicht durch die Mittelbewirtschaftung eine unterjährige Überwachung des Haushaltsvollzugs. Das System erlaubt zudem den Ausbau hin zu einer kennzahlenbasierten Steuerung der Organisation. Dabei bedeutet der Umstieg nicht, dass die Anwender auf alle gewohnten Betrachtungen verzichten müssen. Über eine automatisch mitkontierbare Finanzrechnung lassen sich optional weiterhin Geldbewegungen wie in der Kameralistik auswerten. Das kann hilfreich sein, um etwa Daten für Mittelverwendungsnachweise bei extern geförderten Projekten und Maßnahmen zu liefern.

Steuerlich korrekte Buchführung

Treiber für die Entscheidung zugunsten der Doppik war nicht zuletzt das Steuerrecht für öffentliche Körperschaften. Eine aktuelle Herausforderung ist die Umsetzung des § 2b Umsatzsteuergesetz. Früher traten steuerliche Aspekte vor allem in gewerblich ausgerichteten Tochterbetrieben der öffentlich-rechtlichen Organisationen auf, doch inzwischen werden diese Einrichtungen insgesamt als umsatzsteuerliche Unternehmen betrachtet und geraten dadurch stärker in den Fokus der Finanzverwaltung. Auch die Kreishandwerkerschaften und Handwerksinnungen sind davon betroffen. Die Sicherstellung einer steuerlich korrekten Buchführung macht eine Überprüfung aller Belegprozesse, die Anpassung der damit verbundenen Arbeitsmittel, insbesondere der eingesetzten Software-Lösungen, und natürlich die Qualifizierung der Mitarbeiter nötig. Regelmäßig müssen Handlungsanweisungen und interne Dienstvorschriften umfassend überarbeitet werden. Dafür bietet eine doppische Rechnungslegung eine weitaus bessere Grundlage als die traditionelle Kameralistik.

Effizienter, schneller, sicherer

Neben der organisatorischen Frage sind digitale Abläufe ein probates Mittel, um die Effizienz zu steigern, schneller zu werden und die Prozesssicherheit zu erhöhen. Im Umfeld des Rechnungswesens geht es dabei insbesondere darum, Prozesse beim Empfang sowie der Verarbeitung von Rechnungen und sonstigen Belegen papierlos und medienbruchfrei zu gestalten. Die Kreishandwerkerschaft Hellweg-Lippe hat all diese Herausforderungen auf dem verfügbaren Stand der Technik mithilfe des Unternehmens DATEV umgesetzt. Deren Rechnungswesen-Lösungen unterstützen das Arbeiten mit elektronischen Belegen und erfüllen auch die typisch öffentlich-rechtlichen Anforderungen an den Belegprozess, die an Kreishandwerkerschaften gestellt werden.
Weitere mit der Lösung abgedeckte Digitalisierungsaspekte sind ein sicherer Zahlungsverkehr und die Fähigkeit der öffentlich-rechtlichen Körperschaften, elektronische Belege annehmen und verarbeiten zu können. Diese Punkte waren für Klaus Brock, den Kaufmännischen Leiter der Kreishandwerkerschaft Hellweg-Lippe, ausschlaggebend für die Einführung des neuen Gesamtsystems rund um das Rechnungswesen. Neben der Funktionalität ging es ihm auch um Sicherheit und Vertrauen: „Uns war es wichtig, bei der Umstellung von der kameralistischen auf die doppelte Buchführung mit einem echten Spezialisten zusammenzuarbeiten“, erklärt er. „DATEV hat sich mit dem Public Sector auf die Körperschaften des öffentlichen Rechts spezialisiert, und davon profitieren wir heute.“

Handlungsfähig bleiben

Nach der Umstellung gilt nun für den Betrieb der Lösung, dass diese die eigene Handlungsfähigkeit bei der Erfüllung der vielfältigen Aufgaben sicherstellen muss. Deshalb kam der Frage nach der effizienten Nutzbarkeit und Verfügbarkeit der Anwendung ein hoher Stellenwert zu. Mit der neuen Rechnungswesen-Software lassen sich die administrativen Aufgaben gut strukturieren und die Anzahl der Updates ist überschaubar. Im Auslieferungsstandard wird bereits viel Programmlogik und Inhalt mitgeliefert, beispielsweise die Standardkontenrahmen. Die Software ist testiert und unterliegt einer zuverlässigen gesetzlichen Pflege. Durch modernste Schnittstellentechnologie können Daten einfach und anwenderfreundlich von und zu anderen Anwendungen übertragen werden.
Darüber hinaus lässt sich die Lösung hervorragend skalieren, da es das Lizenzmodell ermöglicht, die Zahl der Benutzer und die eingesetzten Module schnell und einfach an veränderte Anforderungen anzupassen. Insbesondere die Mehrmandantenfähigkeit kommt der Kreishandwerkerschaft Hellweg-Lippe mit ihren zahlreichen Innungen sehr entgegen. Ebenso wichtig wie die Software selbst ist aber auch der Service – für Klaus Brock ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium bei der Auswahl. „DATEV kann Buchhaltung! Aber am besten gefällt uns der Support, wenn mal etwas nicht so gut läuft“, konstatiert der Kaufmännische Leiter. „Dann erhalten wir schnelle und kompetente Antworten auf unsere Fragen. Wir fühlen uns gut aufgehoben“, lautet sein Resümee.