KDOHeute an morgen denken

Als Innovations- und Technologiedienstleister für Verwaltungsprozesse in Deutschland unterstützt der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) Kommunen und angegliederte Körperschaften. Heute verfügt der 1971 gegründete Verband über 500 Kunden im gesamten Bundesgebiet. Das Angebotsspektrum der KDO beinhaltet die Software-Lieferung und unterschiedliche IT-Services, unter anderem im Bereich Finanzwesen. Als Spezialist für die Finanzverwaltung kennt der IT-Dienstleister die Bedürfnisse und Eigenheiten der Kommunen und kann ihnen – nicht zuletzt durch zahlreiche Eigenentwicklungen – passende Lösungen anbieten. Seit nunmehr einem Jahrzehnt unterhält die KDO eine enge Partnerschaft mit dem Unternehmen SAP. Gerade in der Umstellungsphase des kommunalen Finanz-Managements auf die Doppik seit dem Jahr 2005 hat sich die Einführung von SAP R/3 auf breiter Front bewährt. Zurzeit nutzen etwa 50 KDO-Kunden mit rund 2.000 Usern dieses Angebot jeweils in einer an die Vorgaben des entsprechenden Bundeslands angepassten Ausführung.

Weniger Prozessschritte im Tagesgeschäft

Doch die Zeiten ändern sich und damit auch die Anforderungen. Der Zweckverband ist daher den nächsten Schritt gegangen und führt mit der SAP Business Suite 4 SAP HANA (SAP S/4HANA) eine neue, zukunftsträchtige Technologieplattform ein. SAP S/4HANA bringt den Anwendern in kommunalen Behörden vielfältige Vorteile: Waren bislang oft Experten nötig, um alle Potenziale einer IT-Lösung auszuschöpfen, so erleichtert die neue Nutzeroberfläche die Bedienung erheblich – und damit auch die Möglichkeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter. Durch die intuitive Nutzung sind weniger Prozessschritte erforderlich, um das klassische Tagesgeschäft im Finanzwesen zu erledigen. Überdies bietet SAP S/4HANA eine deutlich optimierte Performance. Die In-Memory-Datenbank erleichtert den Zugriff auf benötigte Daten und beschleunigt die entsprechenden Prozesse gegenüber der vorher genutzten festplattenbasierten Lösung. So lassen sich zum Beispiel problemlos Ad-hoc-Berichte erstellen, wofür zuvor ein separates Business-Intelligence-System notwendig war. Mit SAP S/4HANA stehen dagegen sämtliche benötigte Daten unmittelbar zur Verfügung.

Ausbau in mehreren Schritten

Der KDO gibt die neue Plattform die notwendige Investitionssicherheit im Hinblick auf ihre Eigenentwicklungen, etwa das voll SAP-kompatible Modul Kommunale Bewirtschaftung und Budgetierung (KBB). Mit SAP S/4HANA kann davon ausgegangen werden, dass sich die Investments des Zweckverbands auf lange Jahre auszahlen werden. Auch im Vergleich zu anderen aktuellen Lösungen bedeutet SAP S/4HANA einen großen Schritt nach vorn: Die Performance bei reduzierter Komplexität erlaubt eine effizientere Arbeitsweise. Damit begegnet die KDO den steigenden Arbeitsanforderungen und unterstützt ihre Kunden bei der Aufgabenbewältigung. Nach Migrationsbeginn im Februar 2016 erstreckt sich der gesamte Prozess in mehreren Stufen über die Folgejahre und wird voraussichtlich im Jahr 2018 beendet sein – einschließlich der Mitarbeiterschulung in den Behörden. In der ersten Ausbaustufe wird sich der IT-Dienstleister ausschließlich um die Hardware und damit um die Datenbanktechnologie SAP HANA kümmern. Bis Mitte 2017 soll der Umzug auf die neue In-Memory-Technologie erfolgen, bei der der Arbeitsspeicher als Datenspeicher genutzt wird. In diesem Schritt ziehen auch das Finanzwesen-Verfahren KDO-doppik&more auf Basis von SAP und alle damit verbundenen Eigenentwicklungen ohne Anpassungen um. Eine hochgradige Optimierung der Performance wird bereits zu diesem Zeitpunkt erreicht und Arbeitsprozesse erheblich beschleunigt. In der zweiten Ausbaustufe erfolgt dann der Umstieg auf SAP S/4HANA. Die Produktivsetzung ist für Ende 2018 geplant.

Blick in die Zukunft

Während die Kunden in der ersten Ausbaustufe wie gewohnt mit dem Finanzwesen-Verfahren KDO-doppik&more weiterarbeiten können, wird es in der zweiten Ausbaustufe Änderungen in der Bedienung geben. Das macht Schulungen erforderlich. Die Vorteile überwiegen dennoch: intuitivere Bedienung, geringere Fehleranfälligkeit und vor allem schnellere Verarbeitungszeiten. Im Jahr 2019 wird die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg den technologischen Wandel vollzogen haben und dann optimal auf kommende Herausforderungen vorbereitet sein. Ein weiteres markantes Datum ist das Jahr 2020. Dann nämlich endet bei vielen Anwendern die 15-jährige Abschreibungsphase für die im Zuge der Doppik-Umstellung implementierten Lösungen. Spätestens in vier Jahren ist also mit einer sprunghaft ansteigenden Nachfrage nach neuen IT-Plattformen zu rechnen. Neben den zwei hochmodernen Rechenzentren in Oldenburg bietet die KDO auch umfangreiche Berater- und Support-Services. Mit Blick auf SAP S/4HANA bedarf es hier jedoch keiner zusätzlichen Angebote. Sie sind aufgrund der hohen Bedienfreundlichkeit nicht notwendig. In den Kommunen werden mit SAP S/4HANA dafür weniger IT-Fachkräfte gebunden – eine interessante Perspektive hinsichtlich des erwarteten Fachkräftemangels. Die entsprechenden Sparpotenziale erhöhen sich noch, wenn die insgesamt steigende Arbeitsverdichtung mit eingerechnet wird. So werden mehr Mittel und Kräfte für andere Aufgaben frei. Mit SAP S/4HANA stellt die KDO heute schon die Weichen für morgen. Der IT-Dienstleister trägt dazu bei, dass die Kommunen ihrem Auftrag mithilfe eines effizienten Finanz-Managements noch besser gerecht werden können.