Altena / Halver / OlpeIndividuelles RIS

Abläufe optimieren, Prozesse verschlanken, Ressourcen schonen und gleichzeitig bürgernah sein: Der Siegeszug der Digitalisierung macht auch vor Städten und Gemeinden keinen Halt. So lässt sich etwa die papierlose Gremienarbeit künftig nicht mehr aus den Verwaltungen wegdenken. Die Herausforderungen, die sich allerdings für Kommunen dadurch ergeben, sind nicht zu unterschätzen. Beziehen sie sich doch, neben der Einplanung der Anschaffungskosten in den Etat, vor allem auf die zeitliche Einarbeitungsphase sowie die Sensibilisierung jedes einzelnen Mitarbeiters für die neuen Medien. Die Firma Sternberg hat sich dieser Herausforderung bereits im Jahr 1990 angenommen und bietet bedarfsgerechte und individuelle Lösungen im Bereich des Sitzungsmanagements an. Das Unternehmen ermöglicht seinen Kunden einen weichen Übergang in ein neues Medium. Mit seiner Unterstützung haben sich bereits zahlreiche Kommunen für die Digitalisierung entschieden.

Digitaler Sitzungsdienst in Altena

So wickelt die im Märkischen Kreis gelegene Stadt Altena seit 2011 ihre Sitzungsgeldabrechnung mit der Basisversion SD.NET Sitzungsmanagement von Sternberg ab. Im Mittelpunkt stand die Ablösung des Altverfahrens, das nicht mehr weiter gepflegt wurde. Alle weiteren Prozesse rund um den Sitzungsdienst sollten zunächst unverändert fortgeführt werden. Bereits ein Jahr später fiel die Entscheidung, die Vollversion von SD.NET sowie das Gremieninformationssystem einzusetzen. Neben der stufenweisen Einführung der digitalen Software war auch die Finanzierung der Lösung auf die Stadt zugeschnitten. Der Mietkauf über fünf Jahre machte es möglich, die Anschaffung der Komplettlösung trotz eines straffen Etats vorzunehmen.
Der Einsatz zusätzlicher Module erleichtert die Gremienarbeit auch in der Stadt Halver um ein Vielfaches und reduziert somit den personellen Aufwand, berichtet Nicole Schmies, tätig im Fachbereich 1 – Zentrale Dienste und Finanzen bei der Stadt Halver. Schon im Jahr 2006 habe eine externe Organisationsuntersuchung den Einsatz eines elektronischen Sitzungsmanagements empfohlen, um die bis dahin teils sehr umständlichen internen Sitzungsvor- und -nachbereitungen zu optimieren. Ein Jahr später führte die Stadt den Sitzungsdienst, das Gremieninformationssystem, das Abrechnungsmodul sowie die Outlook-Schnittstelle ein. Ratsmitglieder nutzen heute die Möglichkeit, relevante Sitzungsunterlagen digital im System abzurufen. Auf diese Weise entsteht eine erhebliche Reduzierung der Druck- und Versandkosten. Zur weiteren Optimierung der Verfahrensabläufe setzt die Stadt den Sternberg-Workflow ein, der Zuständigkeiten klar regelt und Laufwege verkürzt. „Die Schriftführer der einzelnen Ausschüsse sehen auf einen Blick, welche Vorlagen sich noch im Workflow oder gegebenenfalls sogar im Entwurfsstadium beim Sachbearbeiter befinden“, so Nicole Schmies. Durch die Nutzung des Sitzungsmanagements ist die Effizienz der Geschäftsprozesse der Stadt Halver, bei gleichzeitiger Reduzierung des zeitlichen Aufwands, enorm gestiegen.

Modernste Infrastrukturen in digitaler Gremienarbeit

Vorreiter in puncto digitales Rathaus kann sich die Stadt Olpe nennen. Olpe verfügt heute im Landesvergleich über eine der informationstechnisch modernsten Infrastrukturen in Bezug auf die digitale Gremienarbeit. Bereits 1997 wurde der programmgestützte Sitzungsdienst in der Verwaltung eingeführt. Nach der Einführung des ämterübergreifenden Workflows entschloss man sich im Jahr 2012 dazu, noch einen weiteren Schritt in Richtung mobile Gremienarbeit zu gehen. Eine rund einjährige Testphase wurde eingeleitet, in der die SitzungsApp iRICH ausschließlich positive Erfahrungen hervorrief. Der neue Komfort bietet den Ratsmitgliedern mithilfe mobiler Endgeräte jederzeit Zugang zu ihren Unterlagen. Notizen und Annotationen werden nun nicht mehr zu Papier gebracht, sondern unmittelbar im PDF-Dokument vorgenommen. Für Georg Schnüttgen, Hauptamtsleiter der Stadt Olpe, ergibt sich noch ein weiterer Aspekt aus der zukunftsweisenden Gremienarbeit: „Die mit der Bereitstellung von iPads eingeleitete Modernisierung der Ratsarbeit trägt hoffentlich auch dazu bei, in Zukunft verstärkt das Interesse der jüngeren Generation zu wecken.“
Voraussetzung für die Einführung eines Sitzungsmanagements und der damit verbundenen Veränderungen ist, dass sie von allen Ebenen gewollt und mitgetragen werden. Über Jahrzehnte als richtig empfundenes Vorgehen sollte hinterfragt und gegebenenfalls dem heutigen Fortschritt angepasst werden.