Kreis GermersheimInnovativer Ablauf

Das Bundeswirtschaftsministerium hat das Gutschriftverfahren der Kreisverwaltung Germersheim bei der Bezahlung von Rechnungen (wir berichteten) als Innovation für Verwaltungsabläufe in die neu eingerichtete Datenbank Koinno aufgenommen. Das Verfahren funktioniert wie folgt: Autorisierte Besteller der Verwaltung ordern über eine webbasierte Lösung des Dienstleisters TEK-Service auf Basis von Rahmenverträgen des Einkaufs der Kreisverwaltung Germersheim. Jede Bestellposition wird unter Berücksichtigung vorgegebener Workflows automatisch kontiert und an den entsprechenden Lieferanten weitergeleitet. Mit dem Wareneingang bestätigt der Besteller den Empfang der Ware im Einkaufssystem. Zum Monatsanfang werden die freigegebenen Bestellungen durch den externen Dienstleister zu Gutschriftsdateien aufbereitet und an die Kreisverwaltung Germersheim zur Weiterleitung an die entsprechenden Lieferanten übermittelt. Die Dateien sind in Abstimmung mit der IT-Abteilung formatiert und stehen zum Import in das Finanzsystem der Kreisverwaltung, wie auch für die ERP-Systeme der Lieferanten zur Verfügung. Die Zahlungsanweisung erfolgt auf Grundlage der Gutschrift durch die Kreisverwaltung Germersheim. Der Vorteil: Die vormals aufwendige Rechnungsverarbeitung wurde durch das Gutschriftverfahren enorm vereinfacht. Der Prüfungs- und Abstimmungsaufwand mit Lieferanten entfällt, da sich die Gutschriften ausschließlich auf die Preise des jeweils ausgeschriebenen Rahmenvertrags beziehen. Die durch die Gutschrift bereitgestellten Daten sind elektronisch ver- und bearbeitbar. Nach Angaben des Dienstleisters TEK-Service führt das Verfahren bei nur drei Lieferanten zu einer monatlichen Zeiteinsparung von 15 Stunden.