Facility ManagementIntegriert ist effektiv

Das kommunale Liegenschafts- und Gebäude-Management umfasst ein umfangreiches Aufgabengebiet und stellt den zweitgrößten Kostenblock im Haushalt dar. Um effizient arbeiten zu können, nutzen immer mehr Kommunen moderne Software-Lösungen. Sie unterstützen bei der infrastrukturellen Bewirtschaftung von Gebäuden und Flächen und in der kaufmännischen Verwaltung. Auf Knopfdruck sind damit wichtige Informationen über Budgets, Maßnahmen und Fristen verfügbar, zudem wird Kostentransparenz gewährleistet.
Am effektivsten sind dabei Anwendungen, die in das bestehende Finanzwesen integriert sind. So hat etwa das Unternehmen Infoma in seine Lösung newsystem kommunal das Verfahren Liegenschafts- und Gebäude-Management (LuGM) integriert. Das wiederum lässt sich nun auch an das SAP-Finanzwesen der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) anbinden. Gemeinsam mit dem Landkreis Goslar und Infoma hat die KDO eine Integrationsanbindung entwickelt, die den Datenaustausch zwischen beiden Systemen ermöglicht. Die Daten werden auf Ebene der Stammdaten (Geschäftspartner, Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger), Bewegungsdaten (Mittelreservierungen, Rechnungsbuchungen) sowie der Haushaltsbudgetdaten bidirektional ausgetauscht – also vom Finanzverfahren zum Liegenschafts- und Gebäude-Management und umgekehrt.

Verfahren in der Praxis

Seit fast zwei Jahren ist diese Anbindung an das SAP-Finanzwesen KDO-doppik&more nun beim Landkreis Goslar erfolgreich im Einsatz, jetzt folgten der Landkreis Wesermarsch und die Gemeinde Jork. Beide Kommunen bewirtschaften je 30 Gebäude und sind mit den Modulen Basis, Vertragsmanagement und Maßnahmen-Management gestartet. Im Rahmen der schrittweisen Einführung haben beide Kommunen für 2013/2014 die Erweiterung um die Module Energie-Management, Prüfung/Wartung (Betreiberverantwortung) und Reinigungsmanagement geplant.
Die Vorteile und der Nutzen der Integrationsanbindung zeigen sich gleich in mehreren Bereichen, wie Sabine Witte, Sachbearbeiterin im Bereich Liegenschaften des Landkreises Wesermarsch erläutert: „Zukünftig entfällt die doppelte Erfassung von Stamm- und Bewegungsdaten, das erspart uns viel Arbeit. Und die Stammdaten stimmen mit dem Finanzverfahren überein. Darüber hinaus erreichen wir durch die vorkonfigurierte Verknüpfung der Maßnahmen mit den kaufmännischen Informationen eine sehr hohe Buchungsqualität.“ Dass die Daten nun in einem System vorgehalten werden, ist für den Landkreis ebenfalls sehr wichtig: „Unsere Mittelreservierungen werden an den Haushalt des Finanzverfahrens weitergeleitet und dort geblockt“, so Witte weiter. „Die Abfrage des aktuellen Budgetstands muss so nicht mehr im SAP-Finanzverfahren erfolgen, sondern steht im Maßnahmen-Management tagesaktuell zur Verfügung. Dadurch konnten wir den Prozess im Bestell- und Auftragswesen deutlich optimieren.“ Auch Matthias Riel, Leiter des Fachbereichs Zentrale Steuerung in Jork, sieht klare Vorteile: „Durch einheitliche Arbeitsabläufe können wir Synergieeffekte nutzen. Die Gemeindekasse kann jetzt ohne zusätzlichen Aufwand die erteilten Aufträge in der Liquiditätsplanung berücksichtigen. Buchungsrelevante Informationen und Zuordnungen müssen zukünftig nicht mehr recherchiert oder mit der Geschäftsbuchhaltung abgestimmt werden, sondern kommen aus dem führenden SAP-Finanzwesen KDO-doppik&more. Im LuGM stehen damit alle benötigten Kontierungsinformationen bereit. Das reduziert den Buchhaltungsaufwand in der Bauverwaltung und das Team kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.“

Konkrete Vorteile

Darüber hinaus ist das Liegenschafts- und Gebäude-Management für Jork die ideale Lösung, um die Haushaltsplanung und -wirtschaft in konkreten Einzelprojekten abzubilden. „Jetzt wird die Unterhaltungs-, Bewirtschaftungs- und Sanierungsplanung für unsere kommunalen Liegenschaften deutlich einfacher“, erklärt Riel. „Und das maßnahmenbezogene Controlling wird nicht nur für die produktverantwortlichen Kolleginnen und Kollegen in der Bauverwaltung gewährleistet, sondern auch für das zentrale Controlling, das in der Kämmerei angesiedelt ist.“ Angefangen von der konkreten Maßnahmenplanung und der automatisierten Auftragsverwaltung über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Übergabe der Buchungsvorgänge an die Finanzbuchhaltung und die Gemeindekasse – künftig können sämtliche Schritte in einem einheitlichen Verfahren abgebildet werden. Auch beim Landkreis Goslar wird es weitere Projekte im Liegenschafts- und Gebäude-Management geben. Als nächstes steht das softwaregestützte Energie-Management auf dem Plan, anschließend das Reinigungsmanagement.