Personal-ManagementInteramt entlastet Berlin

Es ist 11 Uhr, Berlin-Mitte, Senatsverwaltung für Inneres und Sport. Wir treffen Joachim Eckert und seinen Kollegen Oliver Günter. Sie haben die Einführung der Online-Stellenbörse Interamt beim Land Berlin koordiniert und sind für den Verfahrensbetrieb verantwortlich. Eckert, Koordinator für landesweite IT-Verfahren im Personalbereich, berichtet: „Überlegungen zum Thema E-Recruiting hat es in der Berliner Verwaltung schon länger gegeben. Konkretisiert wurden diese aber erst Anfang 2012. Auf Basis eines klaren politischen Handlungsauftrags konnten wir ein landesweites Projekt zum IT-gestützten Bewerbungs- und Einstellungsmanagement aufsetzen. Ziel ist bei aller Organisationsfreiheit der einzelnen Verwaltungen eine Vereinheitlichung der Prozesse.“
Nach Aussage von Eckert war von der Entscheidung bis zum Wirkbetrieb nach nur vier Monaten intern ein aufwändiges Abstimmungsverfahren mit allen Beteiligten und vor allem den Beschäftigtenvertretungen notwendig. „Dabei war es von Vorteil, dass wir von Anfang an Unterstützer aus den Verwaltungen an unserer Seite wussten, die für die Einführung plädierten.“

Professioneller Partner

Die Entscheidung für Interamt und damit für die Kooperation mit Plattform-Betreiber Vivento erklärt Eckert folgendermaßen: „Uns haben das technische Konzept, die Branchenkompetenz von Vivento und die hohe Qualität der Zusammenarbeit überzeugt.“ Eine Web-Applikation lasse sich leichter ausrollen und mandantenspezifisch administrieren als ein herkömmliches Verfahren, ergänzt sein Vertreter, Oliver Günter. Darüber hinaus bescheinigt auch er Vivento ein großes Maß an Erfahrung im öffentlichen Sektor. Die Art und Qualität der Zusammenarbeit haben die Berliner ebenfalls überzeugt – die fachkundige Beratung ebenso wie der unkomplizierte Umgang. Stets wurde ohne Umschweife reagiert und Lösungen bereitgestellt. Innerhalb kurzer Zeit wurden mehr als 50 Mitarbeiter geschult. Eckert: „Wie bei jeder Software-Einführung gab es auch bei uns zu Beginn Hürden oder Verzögerungen bei den internen Abstimmungsprozessen. Bei Anforderungen und offenen Fragen, die sich oft erst im operativen Geschäft zeigen, hat sich Vivento als professioneller Partner erwiesen.“
„Die Anwender berichten uns, dass die Arbeit der Einstellungsbehörden mit Interamt unterm Strich Erleichterung schafft. Einige Quick Wins konnten also bereits wenige Monate nach der Einführung erzielt werden“, erzählt Joachim Eckert und macht uns mit Ellen Cavdarci bekannt, die im Berliner Innensenat das Team der zentralen Einstellungsbehörde für Nachwuchskräfte leitet. Rund 400 Ausbildungsstellen besetzt das Land Berlin 2013 im Bereich der allgemeinen Verwaltung. Zurzeit laufen verschiedene Rekrutierungsverfahren. Cavdarci bestätigt Eckerts positive Zwischenbilanz: „Größter Vorteil für uns ist, dass wir vom Papier wegkommen und Erfahrung mit elektronischen Prozessen sammeln. Dank des Einsatzes von Interamt und eines extern beauftragten Online-Vortests für Bewerber müssen wir darüber hinaus nicht mehr alle Unterlagen sichten, können den Schriftverkehr mit den Kandidaten online abwickeln und unsere Geschäftsprozesse weiter optimieren.“ Eckert ergänzt: „Unser Ziel sind vollständig optimierte, medienbruchfreie Geschäftsprozesse auch im Bewerber-Management. Die ersten erfolgreichen Schritte in diese Richtung sind wir bereits gegangen und sind überzeugt, dass uns Interamt auf diesem Wege weiterhin unterstützen kann.“

Nachwuchskräfte ansprechen

13 Uhr, Ortswechsel: Bezirksamt Neukölln. Neukölln ist einer von acht Berliner Bezirken und zwei Senatsverwaltungen, die Interamt als erste nutzen. Wir besuchen Françoise Lancelle, Leiterin Ausbildung, Personalentwicklung und Gesundheitsmanagement bei der Bezirksverwaltung und ihre Mitarbeiterin Katja Klepp, verantwortlich für das Bewerber-Management der Auszubildenden und das entsprechende Marketing. Beide haben sich von Anfang an für die Einführung eines onlinegestützten Bewerber-Managements stark gemacht. Das ist verständlich, wenn man bedenkt, dass gerade die Bezirksämter ein großes Interesse daran haben, ihre operativen Bearbeitungsprozesse zu verschlanken, effizienter und zeitsparender zu gestalten. Und: Jugendliche haben mit Online-Bewerbungen keine Probleme, auch wenn sie – wie im Fall Neukölln – aus 15 Nationen kommen.
Katja Klepp: „Wir bieten pro Jahr in Neukölln etwa 35 Plätze in fünf Ausbildungsberufen an, davon mehrheitlich Verwaltungsfachangestellte. 609 Bewerbungen liegen uns bereits vor, die wir – zur Vorbereitung der Vorstellungsgespräche – alle innerhalb einer bestimmten Frist sichten und bewerten müssen. Eine gründliche und solide Auswahl ist uns sehr wichtig.“ Seit der Einführung von Interamt hat Klepp eigenen Angaben zufolge ihren Bearbeitungsaufwand im Bewerber-Management drastisch reduzieren können – von 40 auf 20 Arbeitstage allein bei der Datenerfassung. Da die Bewerbungen online eingehen, liegen alle Daten und Anlagen bereits vor und müssen nicht erst erfasst werden. Der Zeitaufwand für Massenprozesse wie Eingangs­bestätigungen oder Serienbriefe kann ebenso deutlich reduziert werden wie die Papierberge. Dies sei eine erhebliche Arbeitserleichterung. Dem pflichtet Team-Leiterin Lancelle bei: „Mir ist es wichtig, dass wir unser Hauptaugenmerk auf unsere Kernaufgaben richten und das ist der Bewertungs- und Auswahlprozess. Die Zeitersparnis bei der Datenerfassung kommt also unserer eigentlichen Arbeit zugute.“
Den ersten Praxistest hat Interamt bestanden. Um gemeinsam mit Berlin die Erfahrungen für die Weiterentwicklung der Online-Stellenbörse zu nutzen, wurde ein Anwenderforum durchgeführt. Dabei haben Projektteilnehmer, Redakteure und Vivento ausgelotet, wie Interamt die Behörden weiter unterstützen kann – bei der internen Prozessoptimierung, aber auch bei der Rekrutierung von Nachwuchskräften.