LeipzigIT-gestütztes Vertragsmanagement

Im Rahmen ihrer Digitalen Agenda führt die Stadtverwaltung Leipzig eine SAP-basierte Lösung zur Vertragserstellung und -verwaltung ein. Den Zuschlag zur Projektumsetzung hat im Vergabeverfahren der IT-Dienstleister GISA mit seinem Partner XFT erhalten. „Die vollständige SAP-Integration des Lösungsansatzes von GISA war von zentraler Bedeutung und ermöglicht so zukünftig eine einheitliche Weiterverarbeitung relevanter Vertragsdaten in bestehende Fachanwendungen – insbesondere in den SAP-Querschnittsprozessen, bei der Haushaltsplanung/Budgetüberwachung, den Anordnungs- und Zahlungsprozessen oder Rechts- und Steuerprüfungen sowie bei Einkauf und Beschaffung“, erklärt Stefan Rochol, Leiter des Referats SAP der Stadt Leipzig.

Zentrale Vertragsdatenbank

Ziel des Projekts ist es, eine zentrale Vertragsdatenbank (ZVD) als führendes System der Stadtverwaltung für Verträge, Vertragsdaten und -dokumente sowie zur Vertragsmusterverwendung zu etablieren. Dabei werden laut GISA alle Verträge über den kompletten Lebenszyklus zentral und vollständig erfasst, bearbeitet und ausgewertet. Eine Dokumentation von Vertragsinhalten, insbesondere vertraglicher Verpflichtungen und Finanzdaten, werde künftig ebenso möglich sein wie die Erfassung von Vertragsänderungen in Form von Verlängerung oder Kündigung. Für die Mitarbeitenden der Stadt Leipzig bedeute das: mehr Transparenz und Nutzerorientierung durch Zentralisierung in einem System.
Die Lösung wird nach Angaben von GISA einen entscheidenden Beitrag zur operativen und strategischen Verwaltung von Verträgen in den verschiedenen Fachbereichen der Stadt Leipzig leisten und die Anwender entlang des Lebenszyklus von Verträgen unterstützen – von der Erfassung bis zur Langzeitspeicherung und Löschung. GISA wird für die Stadtverwaltung im Projekt Lizenzen bereitstellen sowie die Lösung in das bestehende SAP-System integrieren und anpassen. Außerdem übernimmt der IT-Dienstleister die anschließende Pflege und Betreuung.
Die Zusammenarbeit von GISA mit der Stadt Leipzig im Betrieb und in der Betreuung des Finanz- und Haushaltsmanagement-Systems besteht seit dem Jahr 2009. Seinerzeit hatte GISA mit Partnern die Einführung von SAP ERP in der Stadt begleitet.