InterviewIT im Verbund

Herr Sahre, Anfang des Jahres hat der bayerische Landkreis Landsberg am Lech den IT-Verbund Landsberg gegründet. Wie ist dieser organisatorisch aufgestellt?

Die Gründung des IT-Verbunds als Kommunalunternehmen (KU) durch den Landkreis Landsberg am Lech war bereits länger geplant und bedurfte auch entsprechender Vorarbeiten. So war es unter anderem erforderlich, zunächst einen Regiebetrieb im Landratsamt einzurichten und dort die gesamte IT zu bündeln. Dies erfolgte im Jahr 2022. Zum 1. Januar 2023 wurde dann der IT-Verbund gegründet. Des Weiteren wurde dem Kommunalunternehmen per Übertragungszweckvereinbarung die Aufgabe „Betreuung des Landkreises in allen IT-Angelegenheiten“ übertragen. Damit ist – bis auf wenige Ausnahmen – die gesamte EDV des Landkreises auf den IT-Verbund Landsberg übergegangen. Des Weiteren wurden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Regiebetriebs, die Hard- und Software sowie alle Wartungs- und Serviceverträge vom Landkreis auf den IT-Verbund übertragen. Das unterscheidet uns auch von einem IT-Dienstleister. Mit dem zum Jahresbeginn gestarteten IT-Verbund betreuen unsere derzeit 20 Beschäftigten über 800 Arbeitsplätze und mehr als 300 IT-Verfahren. Organisatorisch sind wir so aufgestellt, dass wir neben dem klassischen IT-Support und der Verwaltung weitere Teams im Bereich IT-Infrastruktur haben. Aktuell entwickeln wir die vorhandene Organisation weiter. Hierbei orientieren wir uns an der Struktur unserer Produkte aus dem IT-Servicekatalog und werden die Teams entsprechend weiter aufbauen.

Was sprach für die Gründung des Kommunalunternehmens?

Es gibt unterschiedliche Gründe, die für die Gründung des IT-Verbunds als Kommunalunternehmen gesprochen haben. Einer ist die kommunale Struktur in Bayern. Der Freistaat hat über 70 Landkreise, 25 kreisfreie Städte und mehr als 2.000 kreisangehörige Gemeinden. Es ist unschwer zu erkennen, dass es nicht gelingen kann, in jeder Kommune ausreichend IT-Fachkräfte für die vielfältigen Fragestellungen im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung zu beschäftigen und die Herausforderungen einzeln zu lösen. Genau aus diesem Grund ist Landrat Thomas Eichinger bereits frühzeitig mit der Idee zur Gründung eines IT-Verbunds mit den kreisangehörigen Gemeinden in den Austausch gegangen.

Welcher Aspekt spielte noch eine Rolle?

Die Professionalisierung. Insbesondere das Thema IT-Sicherheit verlangt neben IT-spezifischen Fachkenntnissen auch verlässliche Prozesse und Abläufe, wie zum Beispiel das regelmäßige Aufspielen von Updates, Richtlinien zur Passwortvergabe oder klassisches IT-Projekt-Management. Solche Prozesse innerhalb einer klassischen Verwaltung zu etablieren und zu optimieren, ist grundsätzlich möglich, doch wesentlich einfacher in einem eigenen Kommunalunternehmen umzusetzen. Darüber hinaus unterliegt das Kommunalunternehmen in unserer Gestaltungsvariante nicht mehr den tarifvertraglichen Regelungen. Somit sind wir in der Lage, nahezu marktübliche Gehälter für IT-Fachkräfte zu zahlen. Damit bieten wir den Fachkräften hier in Oberbayern auch die Möglichkeit, die eigene Heimat aktiv mitzugestalten. Nach den ersten Bewerbungsgesprächen konnten wir feststellen, dass es zahlreiche Bewerberinnen und Bewerber gibt, die genau das motiviert.

Wieso wurde die Rechtsform KU gewählt?

Im Landkreis Landsberg am Lech hat man sich ganz bewusst für die Rechtsform der Anstalt öffentlichen Rechts Kommunalunternehmen entschieden. Dadurch können sowohl der Landkreis als auch die Gemeinden ihre IT-Aufgaben auf das Kommunalunternehmen übertragen und zudem entscheiden, ob sie auch Träger des Kommunalunternehmens werden möchten. Dann würde aus dem KU ein gKU – ein gemeinsames Kommunalunternehmen. Da wir als Kommunalunternehmen öffentlich-rechtliche Verträge schließen, hat das natürlich auch steuerliche Auswirkungen, die sich positiv auf die zu erstattenden Kosten auswirken.

Welche Aufgaben hat der IT-Verbund übernommen?

Der IT-Verbund stellt entsprechend den Anforderungen PC-Arbeitsplätze und mobile Arbeitsplätze zur Verfügung und stattet diese mit Betriebssystem, Office-Anwendungen, Virenscanner und E-Mail-Programmen aus. Je nach Sachgebiet gibt es dann die Fachverfahren. Des Weiteren bindet der IT-Verbund die verschiedenen Standorte netzwerkseitig an und stellt WLAN- und VPN-Zugänge bereit. Darüber hinaus betreiben wir entsprechende Server und kümmern uns um die Themen Datensicherung und -wiederherstellung. Auch der Bereich der Kommunikation gehört zu unseren Aufgaben. Hierzu zählen die Betreuung der Telefonanlage, die Softphones, Mobiltelefone sowie die gesamte Videokonferenztechnik. Das Thema Anbindung von OZG-Diensten an die Fachverfahren beschäftigt uns ebenfalls. Darüber hinaus führen wir IT-Projekte durch, so etwa die Einführung eines neuen Intranets und die Implementierung eines Dashboards. Einen Schwerpunkt unserer Aufgaben stellt die Verwaltungs-IT, einen weiteren die Schul-IT dar. So unterstützen wir den Sachaufwandsträger der Kreisschulen bei der Beschaffung von IT-Ausstattung auf Basis der von den Schulen aufgestellten Medienkonzepte. Für die Gemeindeschulen werden wir aktuell für die Betreuung der neuen IT-Ausstattung angefragt.

Was versprechen sich die teilnehmenden Kommunen von dem IT-Verbund?

Zurzeit führe ich viele Gespräche mit den Bürgermeisterinnen und Bürgermeistern der Gemeinden. Ein wesentliches Ziel ist es laut deren Auffassung, die Gemeinden bei IT-Fragen zukunftsfähig aufzustellen. Dabei spielt das Thema IT-Sicherheit eine entscheidende Rolle. Denn in diesem Bereich entwickeln sich die Anforderungen stetig weiter. Es reicht nicht mehr aus, das IT-System einer Gemeinde sicher zu gestalten und sich dann wieder anderen Themen zu widmen. Allein durch die Anbindung der OZG-Services an die Fachverfahren gibt es viele neue Angriffsmöglichkeiten, die es durch geeignete Maßnahmen abzusichern gilt. Da fühlt sich eine einzelne Gemeinde schnell abgehängt. Mit Unterstützung durch den IT-Verbund können die IT-Systeme auch hinsichtlich Sicherheit aktuell gehalten werden. Ein weiteres Thema ist die Standardisierung der OZG-Dienste im Kreis.

Welche Rolle spielen interkommunale Kooperationen für die Verwaltungsdigitalisierung?

Die Verwaltungsdigitalisierung kann nur gelingen, wenn die Kommunen zusammenarbeiten. Hier bietet der IT-Verbund nicht nur die Möglichkeit dazu, sondern auch die erforderliche Struktur. So können wir Digitalisierungsthemen gemeinsam entwickeln und als Verbundprojekt umsetzen. Ein anderer wichtiger Punkt ist die Weiterbildung der Mitarbeitenden bei IT-Themen. Der IT-Verbund wird einen Schulungskatalog für Verwaltungsbeschäftigte erarbeiten und entsprechende Weiterbildungen anbieten.

Welche Ziele haben Sie sich als Vorstand gesetzt?

Ich will erreichen, dass alle kreisangehörigen Verwaltungen ihre Leistungen bürgernah, wirtschaftlich und sicher anbieten können. Dazu werden wir in drei Stufen vorgehen. Die erste Stufe ist die Standardisierung der IT-Infrastruktur. Hier wollen wir alle Gemeinden auf einen einheitlichen Stand bringen. Das heißt, dass sich auf allen Arbeitsplätzen aktuelle Betriebssysteme befinden und auch die Server damit ausgestattet sind. Das hört sich selbstverständlich an, ist es aber nicht. Viele Verwaltungen haben zum Teil unterschiedliche Betriebssystemstände auf den Arbeitsplätzen, gleichzeitig drohen einige Server-Betriebssysteme aus der Wartung zu fallen. Hier gilt es daher schnell zu handeln. In der zweiten Stufe werden wir mit allen Gemeinden und dem Landkreis jeweils eine Digitalisierungsroadmap aufstellen.

„Wir werden unsere Hausaufgaben machen und die IT-Infrastruktur im Landkreis standardisieren.“
Wobei geht es bei dieser Roadmap?

Es geht darum, die Digitalisierung in den Gemeinden und dem Landkreis aktiv zu gestalten. In der Vergangenheit wurden häufig Fachverfahren so lange eingesetzt, bis der Hersteller die Wartung eingestellt hat. Das führt dazu, dass die Verfahren noch in alten Technologien genutzt werden, welche oft zusätzliche Investitionen erfordern. Diesen Ablöseprozess aktiv zu gestalten, ist unser Ziel. Damit erhalten die Gemeinden auch die Möglichkeit, derartige Abläufe zu steuern, vergaberechtliche Fragen im Vorfeld zu klären und sich für ein modernes IT-Verfahren zu entscheiden. Sie sind dann nicht mehr vom Abkündigungszeitpunkt des Herstellers abhängig. In der dritten Stufe wollen wir das Thema Smart City/Smart Region entwickeln. Dabei geht es uns um die digitale Stadtentwicklung und die Vernetzung des ländlichen Raums. Der IT-Verbund möchte gemeinsam mit einem Netz aus lokalen Partnern die entsprechenden Voraussetzungen schaffen. Es gilt, ein LoRaWAN aufzubauen als Grundlage für die IoT-Sensoren. Die Daten wollen wir in eine Urban-Data-Plattform integrieren und neue Dienste für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen schaffen.

Wie sieht es mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) aus?

Der Einsatz von KI-Anwendungen wie ChatGPT interessiert uns selbstverständlich auch. Vielleicht wird es künftig einmal möglich sein, einem Chatbot zu sagen: „Ich will umziehen“, anstatt alle Änderungsformulare online rauszusuchen und auszufüllen. Dafür ist aber neben der KI, die sich aktuell rasant entwickelt, die Registermodernisierung eine notwendige Voraussetzung. Und natürlich muss der geltende Rechtsrahmen immer wieder an die sich stetig weiterentwickelnden Möglichkeiten der Digitalisierung und vor allem die Automatisierung angepasst werden. Doch bis wir dahin kommen, werden wir erst einmal unsere Hausaufgaben machen und die IT-Infrastruktur im Landkreis standardisieren.

Sie waren zuvor Vorstand des auf Software für die öffentliche Verwaltung spezialisierten Lübecker Unternehmens MACH. Welche Unterschiede nehmen Sie zwischen Privatwirtschaft und Public Sector wahr?

Zunächst muss ich feststellen, dass es ein sehr großer Unterschied ist, ob ich für den Erfolg eines Unternehmens und die Sicherung der Arbeitsplätze verantwortlich bin oder für ein Kommunalunternehmen, das mit seiner Tätigkeit dem Gemeinwohl dient und die Verwaltungen bei der Daseinsfürsorge unterstützt. Wir als Kommunalunternehmen arbeiten nicht auf Gewinnerzielung hin, sondern kostendeckend und gehen sparsam mit den eingesetzten öffentlichen Geldern um. Zum anderen sind bei uns viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig, die ebenfalls aus der Privatwirtschaft kommen und viel Projekterfahrung und entsprechende Methodenkompetenz mitbringen. Dies ist bei den Verwaltungen, die wir betreuen, allerdings nicht immer der Fall. Das ist für mich der zweite große Unterschied zur Privatwirtschaft. Und gleichzeitig sehe ich darin auch eine Aufgabe für uns als IT-Verbund.

Was hemmt die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung?

Für mich besteht ein wesentliches Hemmnis in der ungenügenden Prozess- und Projekt-Management-Kompetenz in den Verwaltungen. Wenn es darum geht, Prozesse erfolgreich zu digitalisieren, ist es aus meiner Sicht absolut notwendig, dass alle Verwaltungsbeschäftigten die Grundlagen des Prozess-Managements kennen. Gleiches gilt für das Projekt-Management. In diesem Bereich unterscheiden sich Privatwirtschaft und Verwaltung. Doch das lässt sich durch Schulungen für Verwaltungsmitarbeitende einfach lösen. Auch in diesem Bereich wird sich der IT-Verbund Landsberg in nächster Zeit einbringen.