FinanzwesenJetzt auch noch BI?

Kommunen stehen vor der Herausforderung, bei begrenzten finanziellen Mitteln und reduziertem Personal die Digitalisierung der Verwaltung anzugehen. Dabei spielen für die Bürger ebenso wie für die Verwaltungsmitarbeiter einfache Prozesse und komfortable Anwendungen eine bedeutende Rolle. Gesetzgeber und Gesellschaft erhöhen hier zunehmend den Druck, und Kommunen müssen sich fragen, wie sie diesen Anforderungen gerecht werden können.
Digitalisierung bringt einerseits viel Gutes in die Verwaltungen, etwa durch die Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen. Gleichzeitig entstehen aber auch immer komplexere IT-Landschaften und exponentiell wachsende Datenbestände. Mehr Überblick durch Transparenz wird gefordert. Um dies zu erreichen, benötigen Kommunen dringend Strategien und Tools, die ihnen helfen, die immer größer werdende Datenflut zu bündeln, sinnvoll auszuwerten und die aus den Daten gewonnenen Informationen zur Optimierung der Verwaltungsprozesse zu nutzen. Zunehmend in den Fokus rücken daher digitale Instrumente zur Steuerung der Verwaltung, etwa Business-Intelligence-Werkzeuge.
Big Data, KI-gestütztes (Künstliche Intelligenz) Data Mining, pixelgenaue Berichte oder Data Warehouse – das sind nur einige Beispiele für Instrumente, die sich unter dem Begriff Business Intelligence (BI) zusammenfassen lassen. Sie beherrscht seit vielen Jahren mit unterschiedlichen Themen die Trends auf dem vielfältigen IT-Markt. Was in privaten Unternehmen längst dem Standard entspricht, ist zunehmend auch in Verwaltungen präsent.

Datenbasiert Entscheidungen treffen

Daten sind heute so wertvoll, wie kaum andere Ressourcen oder Güter. Sie enthalten wichtige Informationen, die Kommunen helfen, Auswertungen durchzuführen und darauf basierend, wegweisende Entscheidungen zu treffen. Doch zuerst gilt es, aus der unüberschaubaren Datenfülle relevante Informationen zu identifizieren. BI-Systeme liefern hier die richtige Antwort. Sie sorgen durch Automatisierung, Visualisierung und den Zugriff auf (konsolidierte) Daten für eine zeitnahe und erhöhte Informationsversorgung. Die Datenqualität wird verbessert und dient als verlässliche Entscheidungsgrundlage für operative und strategische Fragestellungen auf allen Ebenen. Eine zentrale Datenhaltung und -auswertung wiederum schafft Vertrauen, Transparenz und Akzeptanz in Kennzahlen und daraus abgeleiteten Maßnahmen. Auch der einfache Zugang zu relevanten Kennzahlen für alle Fachbereiche ist ein Mehrwert, den das BI-System einer Kommune bieten kann. Einheitliche Kennzahlen in Kommunalverbünden schließlich schaffen die Voraussetzungen für Benchmarks und die Optimierung von Prozessen.
Für ein aufgabengesteuertes Controlling reicht heutzutage die reine Analyse der Datenvergangenheit und -gegenwart nicht mehr aus. Ein angemessenes Ziel- und Kennzahlensystem, um operative und strategische Ziele zu verbinden, ist der Schlüssel zum Erfolg. Hier kann ein Blick in die Privatwirtschaft helfen, wo die Methoden zur Ermittlung von Kennzahlen längst erprobt sind und erfolgreich angewandt werden. Etwa im Bereich Ressourceneinsatz, Output oder Kundenzufriedenheit können diese Methoden ebenso gut im öffentlichen Bereich Anwendung finden. Gepaart mit verwaltungsspezifischem Fachwissen lassen sie sich gut für das Controlling in Kommunen mit ihren Anforderungen kombinieren.

Schritt für Schritt

Sind die Grundsätze zur Ausrichtung des Controllings geklärt, sollten einige wesentliche Kriterien betrachtet werden, die erfolgsentscheidend bei der Einführung eines BI-Systems sind. Neben der Software-Beschaffung sind BI-Projekte immer auch Dienstleistungsprojekte. Der Funktionsumfang sollte deshalb in Form von Anforderungen und nicht in Form von Lösungen festgelegt sein. Eine Konsolidierung und Priorisierung der vorhandenen Berichte und das Festlegen auf einige wenige Standardberichte schaffen einen zügigen Projekteinstieg und schnell erste positive Ergebnisse. In allen Projektphasen ist der eigene Ressourceneinsatz die Basis für einen kontinuierlichen Projektfortschritt und kann eine hohe Akzeptanz der BI-Lösung bei den Beschäftigten fördern. Schulungen der Mitarbeiter für Anwendung und Bericht­erstellung tragen ebenfalls zur erfolgreichen Einführung eines BI-Systems bei. Außerdem sollten die hausinterne IT-Abteilung und der Datenschutzbeauftragte frühzeitig in das Projekt eingebunden werden, um im späteren Verlauf keine Überraschungen bezüglich Sicherheit und Datenschutz zu erleben. Bei der Anbieterauswahl für ihr BI-System sollten die Kommunen auch die bereits erwähnten Optionen Big Data, Künstliche Intelligenz oder Data Mining berücksichtigen. KI beispielsweise liefert mit Blick auf die Zukunft viele Möglichkeiten, Daten und Prozesse automatisiert und selbstlernend zu verwenden und auszuwerten.
BI-Systeme müssen nicht zwangsläufig groß aufgesetzt werden, um ein sinnvolles Controlling- und Optimierungstool zu erhalten. Grundsätzlich empfiehlt sich ein iteratives Vorgehen. Kommunen starten am besten mit den wichtigsten Berichten aus dem Tagesgeschäft und bauen das BI-Angebot für die eigenen Mitarbeiter dann sukzessive je nach Bedarf aus.
Zusammenfassend lässt sich also sagen: Ein leistungsfähiges und an die individuellen Bedürfnisse angepasstes BI-System unterstützt Kommunen dabei, Verwaltungsprozesse nachhaltig zu optimieren und Kosten zu sparen, sodass es dann am Ende ohne große Bedenken heißt: Jetzt auch noch BI!