StuttgartJugendamt findet Fachkräfte

Immer mehr zu tun und viel zu wenig Personal: So geht es heute den meisten sozialen Organisationen. Neue Mitarbeiter zu finden, steht daher weit oben auf der Agenda. Doch das ist leichter gesagt als getan. Denn auf dem Arbeitsmarkt herrscht ein harter Wettbewerb um qualifizierte Bewerber. Wer nicht schnell genug ist, hat das Nachsehen. Schließlich möchte kein Kandidat wochenlang auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch warten. Gefragt sind deshalb ein einfaches Verfahren, schnelle Reaktionszeiten und eine persönliche Ansprache.
In vielen Personalabteilungen stehen dem jedoch veraltete Recruiting-Prozesse im Weg. Gerade soziale Organisationen erhalten häufig noch Bewerbungen in Papierform, die anschließend händisch bearbeitet werden. Unterlagen müssen eingescannt und per E-Mail oder Hauspost an die zuständigen Entscheider weitergeleitet werden. Hinzu kommt, dass soziale Organisationen oft dezentral strukturiert sind. Meist gibt es zwar einen Verwaltungshauptsitz, doch die einzelnen Häuser und Einrichtungen wickeln Bewerbungen eigenverantwortlich ab.

Deutschlands größtes Jugendamt

Vor ähnlichen Herausforderungen stand auch das Jugendamt der baden-württembergischen Landeshauptstadt Stuttgart. Mit einem Haushaltsvolumen von 650 Millionen Euro und über 4.500 Beschäftigten ist es das größte Jugendamt Deutschlands. Dort arbeiten Fachkräfte aus den Bereichen Sozialpädagogik und Sozialarbeit, Pädagogik, Psychologie und Verwaltung. Als größter Träger der Jugendhilfe in der Region betreibt das Jugendamt rund 185 Kindertagesstätten und stellt das sozialpädagogische Angebot in Ganztagsgrundschulen und Schülerhäusern bereit. Zudem unterhält es Wohngruppen und stationäre Einrichtungen. Auch elf Beratungszentren für Jugend und Familie gehören dazu. Sie sind für die psychosoziale Grundversorgung der Bürger zwischen 0 und 63 Jahren verantwortlich.
Pro Jahr erhält das Stuttgarter Jugendamt rund 6.000 Bewerbungen. Ein Großteil davon kam bislang noch klassisch per Post. Das verursachte einen hohen Aufwand und sorgte zum Teil für umständliche Prozesse. Daher war die Freude groß, als das Jugendamt ausgewählt wurde, um in einem Pilotprojekt die digitale Bewerber-Management-Plattform MHM eRecruiting einzuführen. „Für uns ist die Recruiting-Software eine sehr große Erleichterung“, berichtet Romy Siegert, Leiterin der Dienststelle Personalmarketing und -gewinnung beim Stuttgarter Jugendamt. „Wir arbeiten jetzt auf alle Fälle nachhaltig, da wir seitdem so gut wie keine Papierbewerbungen mehr erhalten. Außerdem ist der Auswahlprozess klarer und übersichtlicher geworden, weil wir mit nur ein paar wenigen Klicks Auswertungen nach unterschiedlichen Kriterien machen können.“

Schnittstelle zu Firstbird

Kandidaten können sich jetzt über eine einfache Eingabemaske online bewerben. Eingehende Bewerbungen werden automatisch beantwortet und der jeweiligen Stellenausschreibung zugeordnet. Die Personalabteilung kann sie dann an die zuständigen Fachbereiche weiterleiten. Sämtliche Schritte im Verfahren werden gemäß dem zuvor definierten Prozess über die Plattform gesteuert. Auch die gesamte interne Kommunikation erfolgt über das System, sodass sich das E-Mail-Aufkommen erheblich verringert hat. Alle Beteiligten sehen den aktuellen Status der Bewerbung und sind somit auf demselben Wissensstand. MHM eRecruiting kann dabei dezentrale Strukturen abbilden und lässt sich an individuelle Prozesse anpassen. Romy Siegert lobt außerdem: „Unser Ansprechpartner bei MHM HR hatte immer ein offenes Ohr und ist empathisch auf unsere Anliegen eingegangen. Von ihm kam auch die Idee, die Schnittstelle zwischen MHM HR und dem Mitarbeiterempfehlungsprogramm Firstbird zu aktivieren. Dadurch konnten wir einen weiteren Publikationskanal schnell und effektiv nutzen.“

Talent Scouts werben Mitarbeiter

Firstbird ermöglicht es dem Jugendamt, die Belegschaft aktiv an der Suche nach Bewerbern zu beteiligen. Mitarbeiter können sich mit ihrer E-Mail-Adresse als so genannte Talent Scouts im System registrieren. Anschließend erhalten sie Links zu offenen Stellenangeboten, die sie per E-Mail oder über Social-Media-Kanäle mit ihrem Bekanntenkreis teilen können. Bewirbt sich jemand über einen solchen Link, landet die Bewerbung über eine Schnittstelle direkt in MHM eRecruiting und kann dort weiterbearbeitet werden. Außerdem lässt sie sich dem jeweiligen Talent Scout zuordnen. Dieser erhält eine Prämie, wenn es zum Vertragsabschluss kommt. Auf diese Weise hilft Firstbird dem Jugendamt dabei, trotz Fachkräftemangel geeignete Kandidaten zu finden. „Wir sprechen dadurch einen größeren Bewerberkreis an und erhalten jetzt auch über diesen Kanal Bewerbungen von qualifizierten Fachkräften“, berichtet Romy Siegert. „Darüber hinaus fördert das Programm die Mitarbeiterbindung. Denn jeder kann sich dort schnell und einfach über aktuelle Stellenangebote informieren und Weiterentwicklungschancen wahrnehmen.“

Pilotprojekt animiert zum Nachmachen

Das Jugendamt war eines der ersten Organe innerhalb der Stadtverwaltung Stuttgart, das die neue E-Recruiting-Plattform eingeführt hat. Weitere Ämter folgten bereits. Die positiven Erfahrungen haben gezeigt, wie wichtig die Digitalisierung im Personalwesen ist. Mit ihrer Hilfe können Behörden, soziale Organisationen sowie Unternehmen Bewerberprozesse effizienter, nachhaltiger und transparenter gestalten. Durch das nahtlose Zusammenspiel mit Firstbird steigern sie zudem ihre Chance, qualifizierte Mitarbeiter zu finden. So hilft das moderne Bewerber-Management dabei, dem Fachkräftemangel zu trotzen.