GeesthachtKaum ALLRIS-Tickets

Das Geesthachter Rathaus nutzt bereits seit dem Jahr 2003 die Lösung ALLRIS. Mit der Software des Unternehmens CC e-gov wird der gesamte interne Sitzungsdienst organisiert. Darüber werden beispielsweise Vorlagen für politische Gremien angefertigt und den Politikern elektronisch bereitgestellt. Des Weiteren werden die Terminplanung sowie die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen über die Lösung abgewickelt.
Seit 2015 arbeitet die Verwaltung im Bereich Sitzungswesen komplett papierlos, seit 2018 tun es die Politiker der Elbestadt den Mitarbeitern des Rathauses gleich. Ausgestattet mit Tablets nutzen sie für Sitzungsvor- und -nachbereitungen ALLRIS, das seit vergangenem Jahr noch komfortabler ist. Denn 2019 stellte die Stadt in Schleswig-Holstein von der Version ALLRIS 3 auf ALLRIS 4 um – und das funktionierte erstaunlich reibungslos.

Bessere Rechtestruktur

Die Politiker bemerkten von der Umstellung in ihrer praktischen Arbeit nichts. Nachdem der neue Mandant auf ihr Tablet aufgespielt wurde, konnten sie alle Funktionen über ihre gewohnten Masken nutzen. ALLRIS war lediglich am Umstellungstag nicht erreichbar. Die neue Version ist weniger störungsanfällig und birgt für die Verwaltung viele Verbesserungen. ALLRIS 4 ist in den Anwendungsbereichen der Vorlagenerstellenden und Gremienbetreuenden nutzerfreundlicher und moderner geworden. Die Arbeitsweise ist intuitiver und das Programm bietet mehr Möglichkeiten, Anwendungsbereiche individueller einzustellen. Zudem fügt sich ALLRIS 4 besser in die Nutzungsumgebung ein, die Word- und Office-Integration hat sich im Vergleich zu ALLRIS 3 verbessert. Darüber hinaus hat die neue Version in der Benutzerverwaltung eine wesentlich bessere Rechtestruktur als der Vorgänger.

Hosting beim Hersteller

Auch für die IT-Abteilung des Geesthachter Rathauses brachte die Umstellung einige positive Veränderungen. Während ALLRIS 3 für die Verwaltung auf internen Servern lief und für die Bürger extern bei CC e-gov gehostet wurde, hat sich die Stadtverwaltung mit der Umstellung für das komplette Hosting beim Hersteller entschieden. Für die IT-Mitarbeiter des Rathauses fallen damit gleich mehrere Sorgen weg: Sie müssen sich nicht mehr um zeitgerechte Updates kümmern oder die Wartung und Verfügbarkeit des Systems sicherstellen. „Die Systeme laufen seit der Umstellung einwandfrei“, berichtet Steffen Trost aus der IT-Abteilung des Rathauses. „Früher gab es häufiger mal Meldungen über Störungen. Tickets, weil ALLRIS nicht funktioniert, sind uns schon lange nicht mehr untergekommen.“

Überschaubarer Schulungsaufwand

Die Umstellung erfolgte in Geesthacht nach guter Vorbereitung in zwei praktischen Schritten. Zunächst traf sich die Projektgruppe bestehend aus Mitarbeitern von CC e-gov und Torben Heuer, Fachdienstleiter Zentrale Verwaltung, der den Prozess für die Stadtverwaltung leitete. An sieben Tagen wurden verschiedene Ziele des Projekts, unter anderem Stammdaten, Bewegungsdaten und Verifikationen, besprochen sowie Ablaufdokumentationen und Dokumentenvorlagen, Berechtigungen und Präferenzen angepasst. Geschult wurden dann die Hauptanwender, etwa 60 Mitarbeiter der Verwaltung, aufgeteilt in Gremienbetreuende und Vorlagenerstellende. Da die Verwaltung bereits mit ALLRIS gearbeitet hatte, war der Schulungsaufwand für die Vorlagenerstellenden überschaubar. Nur die Optik und wenige Anwendungen unterscheiden sich in der neuen Version leicht von der vorherigen.

Neue Masken für Gremienbetreuung

Mit mehr Neuem sahen sich die Mitarbeiter konfrontiert, deren Aufgabe die Gremienbetreuung ist. Sie mussten sich für ihre Arbeitsprozesse teils an neue Masken gewöhnen. „Ich brauchte Zeit, um mich auf die neuen Abläufe einzustellen – das war ein Prozess, der für mich auch noch nicht ganz abgeschlossen ist“, berichtet Brigitte Harrasz vom Fachdienst Bildung. Sie betreut unter anderem den Ausschuss für Bildung und Sport, verfasst dafür die Einladungen an die Politiker sowie die Niederschriften zu vergangenen Sitzungen. Sie erstellt auch die Diskussionsvorlagen und pflegt sie ins System ein. „Die Arbeitsoberfläche von ALLRIS 4 ist aus meiner Sicht verglichen mit ALLRIS 3 angenehmer geworden. Das Programm scheint für mich besser strukturiert und darum auch in der Handhabung in vielen Bereichen leichter“, sagt Brigitte Harrasz. Als besonders positiv nimmt sie neue Möglichkeiten in der Verwaltung von Personendaten wahr: „Es ist viel einfacher geworden, die Anwesenheit von Personen in Sitzungen zu dokumentieren. Auch das Einpflegen von Gästen, die zum Beispiel in Gremien zu Tagesordnungspunkten berichten, ist durch ALLRIS 4 unkomplizierter geworden.“

Durch Prozess begleitet

Positiv hervorzuheben ist zudem, dass die gesamte Datenbank migriert wurde. So sind weiterhin alle Informationen in ALLRIS verfügbar. Nach den Schulungen wurde für die Datenmigration ein Tag festgelegt. Nach diesem einen Tag wurde komplett in ALLRIS 4 gearbeitet. Insgesamt hat der Umstieg auf die modernere Programmversion sehr gut funktioniert. Die Betreuung durch das CC-e-gov-Team war hervorragend. Die Mitarbeitenden der Stadt fühlten sich gut aufgehoben und durch den Prozess begleitet – von der theoretischen Projekterarbeitung bis zum Echtbetrieb. Auch nach Umstellung und Schulung stand das Team zur Verfügung, denn Kleinigkeiten und Fragen ergaben sich, wie bei jeder Umstellung, erst nach einigen Tagen.
Hilfe bei kleinen Unsicherheiten boten Anleitungen für die neue Version, an denen sich die Mitarbeiter entlanghangeln konnten. Erstellt und bereitgestellt wurden Checklisten für die Vorlagenerstellung sowie die Sitzungsvor- und -nachbereitung. Insgesamt führte die Umstellung von ALLRIS 3 auf ALLRIS 4 zu wesentlich weniger Nachfragen im Support, als sie bei der Einführung von ALLRIS 3 gezählt worden waren.