Monheim am RheinKI ordnet Bankbelege

Im Rahmen des von Axians Infoma begleiteten Projekts „Business Intelligence zur Liquiditätsplanung und -prognose“ entstand die Idee, die Zuordnung von Bankbelegen mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) zu verbessern. Denn bislang war die Verarbeitung der Kontoauszüge bei der Stadt Monheim am Rhein durch mehr oder weniger aufwendige Rechercheprozesse mit einem hohen Aufwand verbunden. Zwar existierten bereits rund 500 manuell angelegte Suchmuster für eine effiziente Verbuchung der Zahlungseingänge. Doch die eingesetzte automatische Texterkennung der Verwendungszwecke war teilweise nicht möglich, „da weder das System weiß, wonach es suchen soll, noch die Sachbearbeitung dem Verwendungszweck hilfreiche Informationen entnehmen kann“, erläutert Jessica Müller, Abteilungsleiterin Finanzbuchhaltung der rund 46.000 Einwohner zählenden Stadt im nordrhein-westfälischen Kreis Mettmann.
Ursache sind in der Regel fehlerhafte oder unvollständige Angaben des Kassenzeichens in den Verwendungszwecken durch den Zahlungspflichtigen. Solche Zahlungseingänge müssen daher manuell einer entsprechenden Sollstellung zugeordnet werden. „Unser Ziel war es, den damit verbundenen Zeitaufwand zu reduzieren, indem die Anzahl der Suchmuster erhöht wird und das System dadurch mehr automatische Ausgleichsbuchungen vornehmen kann“, erklärt Jessica Müller. „In der Folge sind weniger manuelle Ausgleiche zu buchen und die auf diese Weise eingesparte Zeit kann für andere Tätigkeiten, etwa die Klärung von Überzahlungen, gewinnbringender eingesetzt werden.“

KI überzeugt bereits im Test

Ein erstes Gespräch Anfang 2023 zwischen den Monheimer Bereichen Zentrale Finanzbuchhaltung und Informationstechnologie mit dem Dienstleister Axians Infoma zur Umsetzung des KI-Gedankens hatte zunächst einmal den Datenschutz zum Inhalt. In Abstimmung mit dem internen Datenschutzbeauftragten sowie demjenigen von Axians Infoma wurden in der Folge die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen festgelegt und damit der Weg für einen ersten Testdatensatz mittels KI freigemacht. Das Ergebnis weckte positive Erwartungen: Beim Abgleich mit den bereits vorliegenden Einträgen in der Texterkennung fand die KI zwar nur 315 Treffer. Der Grund dafür war aber, dass die verbliebenen Datensätze in der Zwischenzeit allesamt auf SEPA-Lastschriftmandate umgestellt worden waren. Ein erneutes Training mit aktuelleren Daten ergab mit rund 21.400 Treffern ein anderes Bild.
Dazu Jessica Müller: „Wir haben dieses Ergebnis dann erneut eingelesen und mit dem vorherigen verglichen. Beim Test mit einem kleinen Kontoauszug stellten wir eine Steigerung der maschinell gefundenen Ausgleiche um sieben Prozent fest, was einer Zeitersparnis von etwa 15 Minuten entspricht.“ Eine weitere Kontoauszugsverarbeitung zum Monatswechsel erzeugte im Vergleich zum vorherigen Test nochmals 15 Prozent mehr Treffer. Ein Training der KI nach dem Import der Suchmasken in das Produktivsystem und im Anschluss an den Steuertermin im August 2023 wies eine nochmals deutliche Steigerung der Trefferquote auf 20 Prozent aus.
Für die vier Mitarbeitenden im Bereich Finanzen – Zentrale Finanzbuchhaltung hat sich durch die KI der Arbeitsalltag verändert. Sie sind von Routinetätigkeiten entlastet und können die gewonnene Zeit für andere Aufgaben nutzen. Aber auch extern bringt der KI-Einsatz Vorteile. Mahnungen an zahlungspflichtige Bürgerinnen und Bürger aufgrund falsch angegebener Verwendungszwecke gehören damit der Vergangenheit an.

Entlastend und trotzdem sicher

Seit gut einem halben Jahr läuft das Projekt zur smarten Optimierung der Ausgleichsquote bei der Verarbeitung von Zahlungseingängen – nicht nur als eines der ersten, in denen neueste KI-Algorithmen genutzt werden. Vielmehr ist es auch ein besonders innovatives Projekt, das sich damit einen Finalistenplatz beim Axians Infoma Innovationspreis 2023 gesichert hat (43064+wir berichteten).
Jessica Müller erklärt die damalige Entscheidung für das Pilotprojekt: „Das Training dieser KI erfolgt auf Basis von in der Vergangenheit bereits getroffenen Ausgleichsbuchungen und kann aufgrund neuer Informationen ständig aktualisiert werden. Da das manuelle Verbuchen von Zahlungseingängen mit der dafür notwendigen Belegrecherche nach den Sollstellungen eine zwar täglich zu erledigende, jedoch keine sonderlich anspruchsvolle Aufgabe darstellt, lag es nahe, hierfür eine KI einzusetzen.“ Die Suchmasken lassen sich zwar bisher schon manuell befüllen, das bedeutet aber, „dass beim Verarbeiten eines Kontoauszugs eine solche Regelmäßigkeit durch die Mitarbeitenden erkannt und eingepflegt werden muss.“
Einen nicht zu unterschätzenden Vorteil sieht die Abteilungsleitung Finanzbuchhaltung in der Möglichkeit, die Suchmasken mittels KI zu erzeugen und dennoch anschließend die Standardfunktionen zum Buchen des Ausgleichs im Finanzwesen zu nutzen – insbesondere wenn es darum geht, Sicherheit in den Prozess zu bringen. „Mit Sicherheit meine ich, dass man sich nicht ausschließlich auf eine Künstliche Intelligenz verlässt beziehungsweise verlassen muss, sondern alles transparent und nachvollziehbar im Finanzwesen abläuft.“

Transparenz für alle Beteiligten

Als unabdingbare Maßnahme vor Projektbeginn sieht Jessica Müller jedoch die Klärung und Regelung der datenschutzrechtlichen Vo­raussetzungen als Ergänzung zum bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag mit den zuständigen Stellen wie Datenschutzbeauftragten, Rechnungsprüfungsamt und Fachabteilungen. Ebenso sollte darüber informiert werden, welche Daten für das Training der KI verwendet werden und wie der Verarbeitungsprozess innerhalb des Finanzwesens mit Unterstützung der KI abläuft. „Wichtig ist dabei immer, Transparenz für alle Beteiligten darüber zu schaffen, welche Daten wofür genutzt werden und welche Vorteile – insbesondere Zeitersparnisse – zu erwarten sind“, sagt Jessica Müller, die den Einsatz der KI als einen weiteren Meilenstein der Strategie Monheim 4.0 sieht, die seit 2016 in der Stadtverwaltung konsequent umgesetzt wird. Denn neben Beispielen wie dem stadtweiten Glasfaserausbau, dem flächendeckenden WLAN, dem autonom fahrenden Bus und dem MonheimPass auf Basis eines digitalen Bürgerschaftskontos gehört unter dem Begriff Smart City der Einsatz von Künstlicher Intelligenz hier schon fast zum Alltag.