Business IntelligenceKLARer Blick

Das Kaiserslauterner Rathaus erhebt sich 21 Stockwerke über die 100.000-Einwohner-Stadt. Oberbürgermeister Klaus Weichel hat sein Büro hoch oben im Rathausturm. Weichel behält gerne den Überblick. Doch das ist in einer Kommunalverwaltung nicht immer einfach. Wie in vielen anderen Kommunen gab es auch in der Stadt Kaiserslautern keine breite Informationsfläche, die Daten jederzeit abrufbar macht und Vergleiche ermöglicht. Daten werden in den Verwaltungen meist nur problembezogen vom jeweiligen Fachreferat erhoben, ausgewertet und verarbeitet. Dabei unterscheiden sich Qualität und Datenformat, wodurch eine belastbare Datenbasis für die Steuerung und Vorbereitung politischer Entscheidungen fehlt – sei es in der Bildung, im Sozial- oder Asylbereich.
Seit dem Jahr 2014 arbeitet das Zentralcontrolling der Stadt Kaiserslautern daran, dies positiv zu verändern. Mithilfe des so genannten IT-Instrumentariums wird ein umfassendes Informationssystem für die Stadt geschaffen, mit dem entscheidungsrelevante Daten analysiert werden können.

Daten systematisch zusammenführen

Das IT-Instrumentarium wurde ursprünglich im Rahmen des Förderprogramms „Lernen vor Ort“ (2009 bis 2014) des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) für das kommunale Bildungsmonitoring entwickelt. Als integrierte Software-Lösung ermöglicht das aus zwei Anwendungsteilen bestehende IT-Instrumentarium, Bildungsdaten in einer zentralen Datenbank systematisch zusammenzuführen und die Auswertung zentral zu organisieren. Das kostenfreie IT-Instrumentarium wurde von der Firma Robotron im Auftrag des BMBF programmiert und wird für das Einpflegen, Halten und Aktualisieren von Daten genutzt. Für die Analyse und übersichtliche Darstellung von Daten auf Dashboards greift die Anwendung auf die kostenpflichtige Standard-Software Oracle Business Intelligence Standard Edition One 11g zurück.
Durch die ämterübergreifende Verfügbarkeit der Daten im IT-Instrumentarium werden redundante Datenbestände und Datenlieferungsprozesse reduziert. Die Mitarbeiter können über ihren Webbrowser jederzeit auf einen systematisierten Datenkatalog zugreifen und bei Bedarf selbstständig individuelle Analysen erstellen. Dabei können die Daten nicht nur in Form verschiedener Diagramme, sondern auch in Karten dargestellt werden.
Bundesweit wurde das IT-Instrumentarium bisher vor allem genutzt, um im Rahmen eines kommunalen Bildungsmonitorings regionale Entwicklungen in der Bildung zu beobachten, um auf Basis belastbarer Daten das Bildungswesen vor Ort zu steuern. Die Anwendungsmöglichkeiten für das IT-Instrumentarium gehen aber weit über das Monitoring im Bildungsbereich hinaus. Als Mitarbeiter der Stadt Kaiserslautern bei einer Tagung der Transferagentur RLP-SL auf das Tool aufmerksam wurden, erkannten sie schnell dessen Potenzial für eine ganzheitliche Steuerung. Unterstützt von der Transferagentur RLP-SL machten sie sich daran, die Einführung in der Stadt in diesem Sinne vorzubereiten.

KLAR erleichtert die Entscheidungsfindung

Unter dem Namen KLAR (KaisersLautern Analyse Recherche) werden in der Stadtverwaltung Kaiserslautern nun vorhandene Informationsstrukturen wie die Reporting-Software FAZIT und der ASYLCUBE, aber auch Strukturdaten aus den Bereichen Bevölkerung, Bildung und Soziales im IT-Instrumentarium zusammengeführt. Langfristiges Ziel ist es, Verwaltung, Entscheidungsgremien und die Bürger in die Lage zu versetzen, die für sie relevanten Informationen aus einem einheitlichen System zu gewinnen. In einem ersten Schritt soll es den verwaltungsinternen Entscheidungsträgern ermöglicht werden, kontinuierlich und kurzfristig qualitativ hochwertige Informationen abzurufen und in ihre Entscheidungen einfließen zu lassen.
Die Benutzung muss dabei neben der Datensicherheit auch einem simplen Bedienungskonzept gerecht werden, um Hemmschwellen klein zu halten. Durch eine benutzer-orientierte Berechtigungsstruktur werden die Informationen bedarfsgerecht abrufbar sein. Hilfreich ist, dass das IT-Instrumentarium webbasiert ist. Da es über den Browser bedient wird, ist der mobile Einsatz von KLAR auch über Smartphone und Tablet möglich. Insgesamt werden sich die Reaktionszeiten in den jeweiligen Themenfeldern mit dem IT-Instrumentarium drastisch verkürzen.

Referat Jugend macht den Anfang

Nach und nach sollen Informationen aus allen Bereichen der Stadtverwaltung in KLAR einfließen. Das Referat Jugend ist eine der ersten Einheiten, die Informationen in das System einpflegen. Künftig soll es beispielsweise möglich sein, in einer Sitzung des Jugendhilfeausschusses kurzfristig Zahlen zu den Hilfen zur Erziehung mit stadtteilgenauen sonstigen Strukturdaten abzugleichen. Ebenso kann durch KLAR die Transparenz im Finanzbereich erhöht werden. So können bereits zu diesem Zeitpunkt Finanz- und Ergebnishaushalt in gleicher Zeitreihe gegenübergestellt und rückblickend mit dem Vorjahreszeitraum verglichen werden.
Der Aufbau von KLAR ist eine komplexe Aufgabenstellung mit einem hohen internen Abstimmungsbedarf. Neben Vertretern des Datenschutzes, der Informations- und Kommunikationsabteilung, des Organisationsmanagements und des Personalrats ist vor allem die Sachbearbeitungsebene der jeweiligen Referate beteiligt. Als große Schwierigkeit hat sich anfangs die Qualität der verfügbaren Daten erwiesen. Bei deren Plausibilisierung stieß man schnell auf fehlerhafte Inhalte und Datenlücken. Daher war eine Nachbearbeitung durch die Fachreferate erforderlich. Ein erster Erfolg der Arbeit des Zentralcontrollings ist, dass die Datenqualität in den jeweiligen Referaten im Zuge der Einführung von KLAR deutlich verbessert werden konnte und alle im System verfügbaren Daten nun als absolut zuverlässig und hinreichend verifiziert eingestuft werden können.

Kosten sind überschaubar

Die Kosten für KLAR selbst sind aus Sicht der Verwaltung überschaubar. Es mussten lediglich für zunächst fünf Oracle-Lizenzen zur Nutzung des IT-Instrumentariums die finanziellen Mittel aufgebracht werden. Die Leistungen der Transferagentur RLP-SL, die im Rahmen der Transferinitiative Kommunales Bildungsmanagement Kommunen in Rheinland-Pfalz und dem Saarland bei der Einführung des IT-Instrumentariums unterstützt, sind hingegen kostenfrei.
Schon in der noch andauernden Einführungsphase zeigen sich erste Ergebnisse. Neben der Erhöhung der Qualität der verfügbaren Daten können bereits heute Daten aus verschiedenen Quellen auf einer Plattform dargestellt werden. So lassen sich zum Beispiel mit der neuen Anwendung Zuzugs- und Wegzugsraten stadtteilgenau abbilden und mit Sozialstrukturdaten vergleichen. Bis KLAR in der Breite nutzbar ist, werden aber noch einige Monate vergehen. Oberbürgermeister Weichel steht schon jetzt ein erstes, persönliches Cockpit zur Verfügung, in dem er unterschiedliche steuerungsrelevante Daten konstant beobachten und ad hoc für ihn relevante Informationen abfragen kann. Die Entwicklung von KLAR wird kontinuierlich weitergehen, denn die Potenziale des IT-Instrumentariums sind noch lange nicht erschöpft.