E-PaymentKleinbeträge im Fokus

Die Bürger des Kreises Recklinghausen, der Stadt Aachen sowie weiterer Verwaltungen im Raum Aachen und vieler süddeutscher Kommunen wickeln schon seit dem Jahr 2003 Verwaltungsgebühren für kommunale Dienstleistungen über den E-Payment-Service ELBe ab. ELBe steht für das Elektronische Lastschriftverfahren für Behörden und wurde von der Gemeinsamen Kommunalen Datenzentrale (GKD) Recklinghausen und der Sparkasse Vest Recklinghausen entwickelt.
Erfolgsrezept für die hohe Anzahl überwiegend kleiner Zahlbeträge ist die unkomplizierte Abwicklung für den Kunden und die Verwaltung. Inzwischen werden durch Kommunalverwaltungen rund eine Million Euro im Jahr auf diesem Wege vereinnahmt.
Der Clou hierbei: Bis zu einem zwischen der Sparkasse Vest Recklinghausen und der jeweiligen Verwaltung vereinbarten Höchstbetrag werden Rücklastschriften als begrenzte Zahlungsgarantie abgefedert. Mit Blick auf die anvisierten Kleinbeträge kann so verhindert werden, dass der Aufwand für die Zahlungsverfolgung größer wird als der zu vereinnahmende Betrag. Selbstverständlich haben die Verwaltungen über ein Web-Portal jederzeit die Möglichkeit, einzelne Rücklastschriften zu ermitteln und dem Forderungsmanagement zu übergeben. Darüber hinaus kann Missbrauch über eine individuelle Sperrliste eingegrenzt werden.

Sinnvolle Lösung auch für Kämmereien

Die Lastschrift ist nach wie vor eine der beliebtesten Zahlungsarten für Transaktionen im Internet und hat gegenüber Kreditkarten einen wesentlich größeren potenziellen Nutzerkreis. ELBe bietet Verwaltungen ein ausgereiftes Produkt, das jeder Bürger direkt – ohne vorherige Registrierung – nutzen kann. Die einzige Voraussetzung ist ein Girokonto im SEPA-Raum.
Im Segment der Kleinbeträge, wie etwa den Verwaltungsgebühren für Melderegisterauskünfte, ist ELBe auch für Kämmereien eine simple und vor allem wirtschaftliche Lösung. Die Lastschriften werden monatlich durch die Sparkasse Vest Recklinghausen eingezogen und in einem Betrag auf das gewünschte Geschäftskonto der Verwaltung bei ihrer jeweiligen Hausbank weitergeleitet. Die Aufteilung der Einnahmen auf beliebig viele selbstdefinierte Produkte kann im ELBe-Web-Portal übersichtlich ermittelt werden. So können die Entgelte monatlich in einer Summe in der jeweiligen Finanz-Software verbucht werden. Die Erzeugung von einzelnen Sollbuchungen für die zu vereinnahmenden Kleinbeträge und die gegebenenfalls aufwendige Zuordnung der Zahlungen entfällt.
Der Recklinghäuser Kämmerer Ekkehard Grunwald ist überzeugt: „Mit dem Einsatz von ELBe für die Bezahlung von Online-Dienstleistungen ist die Vereinnahmung der damit verbundenen Gebühren für die Stadt Recklinghausen deutlich einfacher geworden. Wir haben zum Beispiel ungefähr 1.000 Online-Bestellungen von Personenstands­urkunden pro Jahr. Hinzu kommen eine Vielzahl von Auskünften aus dem Melderegister, die Beantragung von Bundespersonalausweisen und Reisepässen sowie der Download gebührenpflichtiger Dokumente wie beispielsweise des Mietspiegels. Die Zuordnung der per Lastschrift eingezogenen Gebühren auf die zuständigen Sachkonten erfolgt im Dialog zwischen dem federführenden Fachbereich und der Finanzbuchhaltung unterjährig auf so genannten Sammelkassenzeichen. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich für die Stadt Recklinghausen durch den Einsatz von ELBe eine enorme Prozessvereinfachung ergibt. Letztlich sind mit dem elektronischen Bezahlservice auch deutliche Einsparungen von Personalkosten möglich. Auch vor dem Hintergrund der angespannten Haushaltslage ist somit ein Verzicht auf ELBe für die Stadt Recklinghausen aktuell nicht vorstellbar.“
Die Stadt Essen verwendet ebenfalls seit vielen Jahren ELBe zur Bezahlung von einfachen elektronischen Melderegisterauskünften. Peter Wirth, Team-Leiter Beratung und Entwicklung beim Essener Systemhaus (ESH): „Unsere Kunden erhalten dank der sicheren Online-Bezahlung ihre Dienstleistung in der Regel innerhalb weniger Stunden medienbruchfrei auf dem elektronischen Weg. Das spart Zeit und Geld und fördert die Kundenzufriedenheit. Dank der Vereinheitlichung des europäischen Zahlungsverkehrs über SEPA können Kunden seit dem Jahr 2014 auch EU-weit per Lastschrift Melderegisterauskünfte elektronisch bezahlen.“

Anwender sind zufrieden

ELBe ist in nahezu jede Web-Anwendung integrierbar. So ist zum Beispiel regio iT als IT-Dienstleister der Städteregion Aachen und des Kreises Gütersloh langjähriger Nutzer und integriert ELBe neben anderen Bezahllösungen in sein aktuelles Bürgerportal.
Gert Bongard, stellvertretender Center-Leiter Kommunale Produkte und Lösungen sagt: „Seit vielen Jahren setzt regio iT für ihre Kunden erfolgreich die Online-Bezahlung ELBe der GKD Recklinghausen ein. Die einfach zu implementierende Anbindung erfolgt SSL-verschlüsselt über einen Standard Web Service (SOAP). Mit ELBe hat regio iT sehr gute Erfahrungen gemacht. Die guten Auswertungsmöglichkeiten für die Verbuchung der Zahlungseingänge sowie die Zahlungsgarantie sind besonders hervorzuheben. Bewohnerparken Online, eine Eigenentwicklung von regio iT zur medienbruchfreien Beantragung von Bewohnerparkausweisen mit der Print-at-home-Funktion war eine der ersten Anwendungen, die wir an ELBe angebunden haben.“
Sieht man sich die bundesweite Verteilung aller ELBe-Kunden an, erkennt man eine auffällige Häufung im Freistaat Bayern. Ein ELBe-Kunde der ersten Stunde ist die Stadt Wolfratshausen. IT-Experte Wolfgang Hummel resümiert seine Erfahrungen mit nur einem Wort: „Passt!“ – für Nichtbayern: „Außerordentlich zufrieden!“