Rheinland-PfalzKommunales Kaufhaus

Seit dem Jahr 2016 bietet der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz (GStB RLP) mit dem Kommunalen Kaufhaus (KoKa) eine landesweite Einkaufslösung für die Städte und Gemeinden im Land an. Dreh- und Angelpunkt der Lösung ist die umfassende Digitalisierung von Verwaltungsprozessen in Einkauf und Vergabe. Die beiden Themenfelder stellen hohe Anforderungen an die Digitalisierung von Abläufen, gilt es doch, viele Verfahren, Bereiche und wechselnde Marktteilnehmer zu koordinieren.
Mit Klaus Fassnacht, ehemaliger Leiter der Vergabestelle der Stadt Mainz, hat sich der GStB RLP im März 2017 einen im Umgang mit Vergaberecht und digitalen Verfahrensabläufen erfahrenen Experten ins Haus geholt. „Eines war bereits Anfang der 2000er-Jahre allen Beteiligten der Landeshauptstadt Mainz klar: Nur durch den konsequenten Technologieeinsatz war es möglich, Prozesse nachhaltig und zum Wohle der eigenen Verwaltung zu optimieren. Wir haben sehr früh gelernt, dass ein ganzheitlicher Ansatz von digitalisiertem Einkauf, Vergabe und Abrechnung gebraucht wird“, erklärt Fassnacht rückblickend. „Jeder Bereich für sich gesehen bindet eine Reihe von Verfahrensabläufen, die periodisch stets aufs Neue ineinandergreifen. Dementsprechend bietet KoKa, neben personeller Expertise, den Mitgliedern eine branchenspezifische, webbasierte und seit 17 Jahren bewährte Lösung des Unternehmens TEK-Service an. Mindestanforderung für alle Beteiligten ist ein Internet-Zugang.“ Klaus Fassnacht weiter: „Unser Dienstleister verantwortet in unserem Auftrag die Koordination des operativen Tagesgeschäfts im Einkauf.“ In der Praxis bedeutet das: Autorisierte Besteller greifen über eine webbasierte Lösung mittels Passwort auf die durch das KoKa ausgeschriebenen Rahmenverträge oder Kataloge zu.

Regional und nachhaltig

Über eine Oberfläche werden Bestellungen, Reklamationen oder Artikelanfragen getätigt. Jede Bestellung geht vollständig kontiert und vollautomatisch an den zuständigen Lieferanten. Weitreichende Steuerungs- und Funktionsmöglichkeiten helfen Bestellern, den Einkauf digital, transparent und effizient zu gestalten. Zu den üblichen Geschäftszeiten steht ein Helpdesk zur Verfügung. Der Dienstleister steuert das komplette Stammdaten- und Katalog-Management. Darüber hinaus sorgt er für Schnittstellen und die Weiterentwicklung der Technologie. Monatliche Berichte helfen, die Entwicklung von Sortimenten zu erkennen. Die durch das Unternehmen TEK erstellten, digitalisierten Leistungsverzeichnisse sind belastbar, da sie unmittelbar auf den E-Einkauf referieren. Insbesondere aber verfügt das KoKa damit über Grundlagen für die nachfolgende elektronische Ausschreibung und Vergabe. „Zusätzlich bietet unsere Lösung die Möglichkeit der elektronischen Abrechnung auf Basis des bewährten Gutschriftverfahrens. Ein wichtiges Thema, welches Kommunalverwaltungen bereits 2018 in die Pflicht nimmt“, meint Klaus Fassnacht. Regionalität und Nachhaltigkeit im Einkauf der öffentlichen Hand sind im KoKa untrennbar mit einem ganzheitlichen Ansatz verbunden. So lassen sich Artikel problemlos nach Aspekten der Nachhaltigkeit oder sozialen Gerechtigkeit qualifizieren. Da Leistungsverzeichnisse Vorgaben der Qualifizierung fortführen, kann das KoKa Qualitätsstandards auch über alle zukünftigen Ausschreibungen hinweg halten. Erklärtes Ziel ist außerdem, flexibel auf die Anforderungen und Wünsche der Mitglieder zu reagieren. „Eigene Rahmenverträge können ebenso über unsere Lösung gesteuert werden, wie auch wir jederzeit regionale Zulieferer auf Wunsch in unser Kommunales Kaufhaus integrieren können“, unterstreicht Fassnacht. Denn gewachsene Strukturen, kurze Wege oder nicht ausschreibungspflichtige Schwellenwerte können eine Verwaltung dazu veranlassen, regionale Kunden- und Lieferantenbeziehungen in den elektronischen Einkauf einzubeziehen.

Große Nachfrage

Durch das vorhandene Know-how sorgt das KoKa dafür, dass E-Business auch für den Einzelhandel vor Ort realisierbar wird. Dieser Wissenstransfer resultiert nicht selten in mehr Wirtschaftlichkeit. „Ich habe dies im Rahmen meiner Tätigkeit bei der Landeshauptstadt Mainz selbst beobachten können“, so Fassnacht. „Allen Beteiligten wurde damals schnell klar, dass es für ein erfolgreiches Zusammenspiel von Einkauf und Vergabe auch E-Businessfähige Anbieter braucht. Gemeinsam mit Kammern und Experten aus Wirtschaft und Verwaltung haben wir seinerzeit begonnen, in unserer Region mit Veranstaltungen für die E-Ausschreibung und -Vergabe zu werben. Mit Erfolg. Seit dieser Zeit wissen wir, wie wichtig die Rolle einer Kommunalverwaltung in ihrer jeweiligen Region ist.“
Das Interesse am und die Nachfrage nach dem KoKa sind groß. Die ersten zehn Kommunalverwaltungen haben das Angebot bereits angenommen. Weitere werden in Kürze folgen. Erste Kataloge für die Verwaltung sowie für Kindergärten und Kindertagesstätten, die Bürobedarf, Papier, Tinte und Toner, Bastelbedarf, Babypflege und Babynahrung umfassen, stehen zur Verfügung. Sukzessive werden Sortimente für Schulen, Werke, Bäder, Feuerwehren und viele weitere folgen. Klaus Fassnacht: „Wir haben für Juni 2017 eine Informationsveranstaltung angeboten. Innerhalb weniger Tage war die Anzahl der Anmeldungen so hoch, dass wir kurzerhand eine zweite Veranstaltung einplanen mussten. Es bleibt also spannend.“