ALLRISKompakt für Kleinere

Vor über 20 Jahren kam das Ratsinformationssystem ALLRIS auf den Markt. Aus vielen Einzelteilen, Modulen und diversen Einstellungen kann sich dabei jeder Kunde sein Ratsinformationssystem so zusammensetzen, dass es die individuellen Prozesse abbildet. Mit ALLRIS kompakt bietet der Hersteller CC e-gov jetzt eine Lösung an, die mit wenig Aufwand schnell, unkompliziert und effizient einzurichten ist. Mit der Software werden genau die Prozesse und Arbeitsweisen abgebildet, die charakteristisch sind für kleinere Kommunen mit bis circa 10.000 Einwohnern.
ALLRIS ist ein umfassendes Sitzungsmanagement- und Ratsinformationssystem, mit dem alle Verwaltungsprozesse im Gremiendienst vollständig digitalisiert werden. Das System stellt alle Sitzungsunterlagen digital bereit. Mithilfe der ALLRIS-App können Gremienmitglieder sich komplett digital auf Sitzungen vor- oder diese nachbereiten. Auch die Verwaltungsleitung hat die Möglichkeit, orts- und geräteunabhängig an elektronischen Prozessen teilzunehmen und beispielsweise von unterwegs aus eine Vorlage freizugeben. Dabei können die Kunden auf eine Vielzahl unterschiedlicher Module und Funktionen zugreifen und sich das System nach eigenen Anforderungen zusammenstellen und konfigurieren.

Niedrigschwelliger Einstieg für kleine Kommunen

Für große Verwaltungen ist der hohe Grad an Individualisierung ein Mehrwert, kleinere Kommunen benötigen oft nur einen Bruchteil der zur Verfügung stehenden Optionen und müssen zunächst abwägen, welche tatsächlich eingesetzt werden sollen. „Wir wollten ein Ratsinformationssystem im Markt etablieren, mit dem auch die kleineren Kommunen kostengünstig und schnell in die volldigitale, medienbruchfreie Ratsarbeit starten können. Deswegen haben wir ALLRIS kompakt geschaffen, um einen niedrigschwelligen Einstieg zu bieten“, sagt Babett Schalitz, leitende Software-Entwicklerin.
Ein Großteil der Entwicklungsarbeit bestand darin, alle Alltagsaufgaben des Sitzungsdiensts im Browser verfügbar zu machen. Vorlagenerstellung, Sitzungsvor- und -nachbereitung werden in der Web-Anwendung erledigt und stehen damit auch barrierefrei zur Verfügung. ALLRIS kompakt verfügt über alle Funktionen, die auch das klassische ALLRIS kennt, ist aber auf die Bedürfnisse kleiner Kommunen ausgerichtet. So sind diverse Einstellungen und Abläufe sowie standardisierte Berechtigungen bereits vordefiniert.
ALLRIS besteht aus vielen Teilen, die während eines Projekts individuell ausgewählt, gestaltet und zusammengesetzt werden. Bei ALLRIS kompakt hingegen werden der ideale Weg und die optimale Zusammensetzung bestimmter Teile wie bei einem Puzzle vorgegeben. Das System wird dann von der jeweiligen Verwaltung lediglich mit deren spezifischen Daten befüllt und kann im Anschluss sofort in Betrieb genommen werden.

Nur noch mit Leben befüllen

Den Kunden werden bei der Einrichtung von ALLRIS kompakt viele Entscheidungen abgenommen, die bei der Implementierung der großen Lösung im Projekt-Team diskutiert und festgelegt werden müssen. Denn das System wurde speziell für die Anforderungen kleinerer Kommunen vorkonfektioniert, um die Einführung ressourcenschonend und effizient zu gestalten und ALLRIS kompakt schnell in Betrieb nehmen zu können. Bestandteile, wie das Berechtigungssystem, die Vorlagen-Workflows oder die barrierefreien Dokumentvorlagen von ALLRIS, werden vordefiniert ausgeliefert und müssen nur noch mit Leben gefüllt werden.
ALLRIS-kompakt-Kunden haben aber jederzeit die Möglichkeit, andere ALLRIS-Module zusätzlich zu lizenzieren und zu nutzen. „Wir wollen die kleineren Kommunen dabei unterstützen, dass sie effizient an ihr Ziel kommen. Dafür setzen wir das Ratsinformationssystem wie einen Zug auf die Schiene. Die Verwaltung muss dann nur noch losfahren“, beschreibt Geschäftsleiter Thorsten Koch die Projektarbeit mit ALLRIS kompakt.