Kommunaler GesamtabschlussKomplexe Aufgabe

Kommunen sind verpflichtet, Gesamtabschlüsse aufzustellen und der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Hehres Ziel ist es, über die wirtschaftliche Lage des kommunalen Konzerns zu informieren und einen Einblick in das Wirtschafts- und Finanzgebaren der Kommune und ihrer Unternehmen zu geben. Was sich in der freien Wirtschaft seit Jahrzehnten als Standardaufgabe etabliert hat, stellt viele Kommunen vor erhebliche Herausforderungen und Probleme.
Voraussetzung für die Erstellung von Gesamtabschlüssen sind rechtzeitig vorliegende Jahresabschlüsse. Eine fristgemäße Abschlusserstellung ist jedoch für viele Kommunen noch nicht möglich. Die Gründe hierfür sind vielfältig. So bestehen oftmals Pro­bleme hinsichtlich der Organisation, Qualifikation und notwendigen Personalausstattung im Bereich kommunaler Buchhaltungen und anliegender Bereiche des kommunalen (Finanz-)Managements. Darüber hinaus bewirken die bestehenden rechtlichen Grundlagen, dass das kommunale Haushalts- und Rechnungswesen hinsichtlich seiner inhaltlichen Erfordernisse und notwendiger Detaildarstellungen als überdifferenziert und bereits heute als novellierungsbedürftig angesehen werden kann.

Konzerninterne Beziehungen auswerten

Liegen die Jahresabschlüsse und damit die notwendigen Buchhaltungsinformationen aller relevanten Konzerneinheiten vor, stehen die Kommunen vor der Herausforderung, diese in geeigneter Weise zusammenzuführen. Die einzubeziehenden Tochterunternehmen nutzen in der Regel unterschiedliche branchenspezifische Rechnungslegungsvorschriften. Dadurch weichen die Gliederungen der Rechenwerke und die Buchungsweisen der einzelnen Konzerneinheiten mitunter deutlich voneinander ab. Da die Buchhaltungsinformationen aller Konzerneinheiten im Gesamtabschluss entsprechend des Einheitsgrundsatzes darzustellen sind, müssen sämtliche Abweichungen im Einzelnen angepasst und korrigiert werden. Entsprechend ist davon auszugehen, dass selbst bei einer geringen Anzahl einzubeziehender Tochterunternehmen die schiere Informationsmenge, der Detaillierungsgrad und der resultierende Umfang der Anpassungsarbeiten einen nicht zu unterschätzenden Aufwand für die Vorbereitung der Erstkonsolidierung verursacht. Anschließend gilt es, die eigentliche Konsolidierung durchzuführen. Dabei handelt es sich im Kern um Buchungen, welche Kapital- und Leistungsbeziehungen zwischen den Konzerneinheiten bereinigen. Mit Blick auf die handelsrechtlich geprägten Bestimmungen könnte vermutet werden, dass es sich dabei um eine schlichte buchungstechnische Abfolge handelt, die im Ergebnis zu einer Gesamtbilanz und Gesamtergebnisrechnung nebst weiteren Rechnungen führt.
Die Herausforderung bei der Konsolidierung liegt jedoch weniger bei der buchungstechnischen Umsetzung, vielmehr bei der Identifikation und Auswertung der konzerninternen wirtschaftlichen Beziehungen. Beispielsweise können Buchungen der Schuldenkonsolidierung in der Praxis nicht durch einen pauschalen Vergleich der Bestände von Forderungs- und Verbindlichkeitenkonten identifiziert werden. Um die Konsolidierungsbuchungen durchführen zu können, sind genaue Saldenabstimmungen sämtlicher Einzelbuchungen notwendig, welche konzerninterne Geschäftsvorgänge betreffen. Folglich erhöht sich mit steigender Anzahl konzerninterner Geschäftsvorgänge und der Anzahl einzubeziehender Tochterunternehmen auch der Abstimmungs- und Konsolidierungsaufwand für die Kommune.

Den Aufwand gering halten

Die jährliche Erstellung von Gesamtabschlüssen ist von den Kommunen zeitnah und mit verhältnismäßigem Aufwand zu gewährleisten. Um dieses Ziel erreichen können, sollten vier Aspekte berücksichtigt werden. Ausgangspunkt für die regelmäßige Erstellung des Gesamtabschlusses ist ein dauerhaft stabiles und nachvollziehbares Konsolidierungssystem. Ausgehend von der Erstkonsolidierung sollte dafür zunächst ein systematisches Konten-Mapping entwickelt werden. Dadurch werden sämtliche Konten der Kommune und ihrer Tochterunternehmen auf Ebene des Konzerns zusammengeführt. Das Konten-Mapping dient anschließend als Grundlage für die jährliche Übernahme der Buchhaltungsinformationen aller einzubeziehenden Konzerneinheiten. Es muss so beschaffen sein, dass Veränderungen in den Kontenstrukturen der Konzerneinheiten fortlaufend berücksichtigt werden. Das gesamte Konsolidierungssystem sollte zudem die Erfassung von Abschreibungen von Unterschiedsbeträgen sowie andere konzernspezifische Konsoldierungs- und Korrekturbuchungen ermöglichen – ungeachtet der individuellen Fortschreibung der einbezogenen Jahresabschlüsse. Für die Entwicklung dieser Grundstrukturen und die korrekte Fortschreibung von Gesamtabschlüssen ist eine geeignete Software-Lösung unumgänglich.
Die Informationsversorgung zwischen der beauftragenden Konsolidierungsstelle und den Buchhaltungen der Tochterunternehmen muss dauerhaft und möglichst fehlerfrei funktionieren. Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten sollten daher standardisiert geregelt und durch eine konzerninterne Konsolidierungs- oder Beteiligungsrichtlinie verpflichtend für die Konzerneinheiten fixiert werden. Die jährliche Übernahme von Buchhaltungs- und Konsolidierungsdaten sollte zudem mithilfe standardisierter elektronischer Übergabe-Formulare oder über Schnittstellen zwischen Buchhaltungs- und Konsolidierungssoftware erfolgen. Dadurch kann der regelmäßig auftretende Abstimmungs- und Validierungsbedarf für die Kommune und die Tochterunternehmen deutlich reduziert werden.

Eine geeignete Software ist unumgänglich

Die Regelungen zur Rechnungslegung im kommunalen Konzern sind oft nur unzureichend durch Leitfäden oder Verwaltungsvorschriften konkretisiert. Hierdurch müssen zahlreiche Bilanzierungssachverhalte des Gesamtabschlusses im Lichte der Grundsätze ordnungsgemäßer Konsolidierung einzeln ausgelegt und behandelt werden. Sowohl der spezifische Umgang mit Bilanzierungsfragen als auch Bestimmungen zur Organisation und zum Ablauf der Gesamtabschlusserstellung sollten in hinreichend konkreten Konsolidierungsrichtlinien durch die Kommune festgelegt werden. So können beispielsweise Wertgrenzen für den Konsolidierungskreis oder für die Durchführung von Konsolidierungsbuchungen festgelegt werden. Die jährlichen Konsolidierungsarbeiten könnten dadurch eindeutig geregelt und sogar vereinfacht werden.
Der jährliche Konsolidierungsprozess ist inhaltlich umfassend und komplex. Aufgrund der rechtlichen Vorschriften zum Gesamtabschluss wird den Kommunen ein sehr enger Zeitrahmen gesetzt. Die Anforderungen an eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation der Konsolidierung sind zudem aus Sicht der kommunalen Rechnungsprüfung bedeutsam. Eine geeignete Software ist unumgängliche Voraussetzung für einen fortlaufenden und zeitnahen Konsolidierungsprozess. Entscheidend für die Auswahl einer Software sollte deren Fähigkeit sein, das Buchungsgeschehen und die Abschlussrechnungen des Konzerns entsprechend der Vorschriften des Haushalts- und Rechnungswesens vollständig abzubilden. Zudem sollte die Lösung den Konsolidierungsprozess durch automatische Datenübernahme und Konsolidierungsverfahren sowie Validierungsmöglichkeiten erleichtern. Soweit der eigene Software-Anbieter unvollständige Lösungen anbietet, sollte die Kommune es vorziehen, anhand vorab präferierter Kriterien eine eigenständige Konsolidierungssoftware auszuwählen.