Ennepe-Ruhr-KreisKomplexe Doppik

Die Sachlage ist eindeutig: Kommunen und öffentliche Trägerschaften müssen ihre Haushalte konsolidieren. Doch die vom Gesetzgeber geforderte Aufgabe stellt die meisten Kommunen vor große Herausforderungen. Strukturbedingt haben sich nur wenige Verwaltungsbehörden mit der Einführung der Doppik und der sich daran anschließenden Erstellung des kommunalen Gesamtabschlusses (Konzernabschluss) intensiv befassen können. Die Gründe hierfür sind vielschichtig. Zum einen ist die Umsetzung begleitet von einem Lernprozess durch neu gewonnene Informationen bei der Erfüllung des Tagesgeschäfts. Verschärft wird die Situation durch stetigen Personalabbau und einer oft angespannten Haushaltslage. Zum anderen fehlt vielerorts das Know-how. Selbst bei vorhandenen Fachkenntnissen ist es oft unklar, welche Betriebe neben der Kernverwaltung in die Konzernbilanz eingebunden werden müssen. So können Stadtwerke, Parkhäuser, Tourismuseinrichtungen, Sportstättenbetriebe oder Beteiligungsgesellschaften betroffen sein. Ferner kommt die Beachtung rechtlicher Vorschriften dazu. Gefragt ist eine Lösung, die einfach, zeitsparend und kostengünstig ist.

Umstellung erfolgt Schritt für Schritt

Auch der Ennepe-Ruhr-Kreis stand vor dieser Herausforderung. Die Verantwortlichen des Landkreises schauten sich auf dem Markt nach geeigneten Angeboten und praktikablen Verfahren um. Der Software-Spezialist mps public solutions aus Koblenz erschien dem Ennepe-Ruhr-Kreis als idealer Partner. Das Unternehmen hat langjährige Erfahrung in der Thematik kommunale Finanzen und bietet genau darauf zugeschnittene softwarebasierte Lösungen an. Außerdem verfügt der Hersteller über Berater, die selbst in der kommunalen Verwaltung tätig waren.
Die Verantwortlichen des Ennepe-Ruhr-Kreises führten zunächst erste Gespräche mit mps, in denen die individuellen Belange und speziellen Anforderungen der Kommune zur Sprache kamen. Dabei wurde schnell deutlich, dass die Komplexität der Thematik eine rasche Umsetzung nicht erlaubte. Ein Projektplan sollte als erste Maßnahme die zukünftige Zusammenarbeit beschreiben. Ziel des angestrebten Projekts ist die Konsolidierung des doppischen Kernhaushalts unter Berücksichtigung aller relevanten Mandanten, wie Eigenbetriebe und kommunale Beteiligungen. Dazu zählen die Stadtwerke ebenso wie die Sportstättengesellschaft. Um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen, wurden bereits zu Beginn der Projektphase entsprechende Ansprechpartner auf beiden Seiten bestimmt, die im gesamten Prozess für eine optimale Kommunikation sorgen sollen.
In einem Workshop zum Auftakt stellte der Projektleiter des IT-Spezialisten die Vorgehensweise vor – sowohl die genauen Konventionen als auch den Zeitplan für die Umsetzung. Damit wissen alle an dem Projekt beteiligten Personen, was zu definierten Zeitpunkten zu erwarten und zu leisten ist. Kern des kommunalen Finanz-Management-Verfahrens ist die Komplettlösung mpsNF. Dafür wird in den ersten Schritten mit dem Aufbau und der Parametrierung eines zentralen Konsolidierungsmandanten und, falls erforderlich, mit der Installierung von Vor-Mandanten begonnen. Daten zum Beispiel eines Eigenbetriebs, der nicht in mpsNF geführt wird, werden in einen Vormandanten importiert.

Module als Zusatz

Das EDV-Programm ermöglicht den Anschluss weiterer Komponenten. Ein wesentliches Erweiterungsmodul ist mpsKONS. Darüber wird als Nächstes ein Kontenschema erstellt, um die in den zu konsolidierenden Mandanten genutzten Konten gegenüberstellen zu können. Auf dieser Basis erfolgt durch die Projektbeteiligten des Kreises nach und nach ein Kontenabgleich für den Konsolidierungsmandanten. Die dadurch überarbeitete Kontenstruktur wird anschließend importiert und erlaubt eine automatische Synchronisation der Quellkonten. Bei der Zusammenführung der Daten der zu konsolidierenden Mandanten wird auf falsche oder nicht verknüpfte Konten geprüft. Selbstverständlich erfolgt eine Sicherung aller Zwischenarbeiten für die weiterführenden Projektschritte. Um die Handhabung des Zusatzmoduls besser zu verstehen und sich mit den Möglichkeiten weiter vertraut zu machen, wird in dieser Phase ein weiterer Workshop eingerichtet. Schritt für Schritt gehen die mps-Berater mit den Projektteilnehmern des Ennepe-Ruhr-Kreises einige Konsolidierungsstufen durch. Auf Basis dieser Beispiele werden sowohl die Reihenfolge als auch die weitere Vorgehensweise der beabsichtigten Gesamtkonsolidierung besprochen. Darüber hinaus können dadurch weitere Verfahrensweisen geplant werden.
Die im Rahmen der Implementierung und der Workshops gewonnenen Erkenntnisse werden zudem schrittweise für die Folgejahre der Umsetzungsphase dokumentiert. Die Dokumentation schafft die Voraussetzung für Optimierungsmöglichkeiten. Das gilt insbesondere für die Möglichkeit der Anpassung der genutzten Kontenpläne der zu konsolidierenden Mandanten.
Der Entschluss des Ennepe-Ruhr-Kreises, bei der Erstellung des Gesamtabschlusses mit mps public solutions zusammenzuarbeiten, bringt dem Kreis entscheidende Vorteile. Zum einen sind die vom Gesetzgeber definierten Zielvorgaben zeitnah erreichbar. Zum anderen ist es möglich, einen Gesamtüberblick über das Vermögen, die Schulden und die finanzielle Situation des Kreises zu bekommen. Die Kommune ist durch die eingesetzte Software in der Lage, die Komplexität der Konsolidierung technisch und organisatorisch wesentlich zu vereinfachen und kosten- sowie zeitsparend darzustellen.