Kreis SchwandorfLandratsamt setzt auf papierloses Arbeiten

Der Kreis Schwandorf im bayerischen Regierungsbezirk Oberpfalz ist dabei, seine enormen Aktenbestände mithilfe einer Software-Lösung zu digitalisieren. Die Notwendigkeit hierzu hatte sich unter anderem aus Platzgründen ergeben. So hatten sich nach Angaben des Kreises speziell in der Kfz-Zulassungsstelle im Laufe der Jahre und angesichts von über 150.000 im Umlauf befindlicher Fahrzeuge die Akten und Unterlagen gestapelt. Entsprechend war laut Kreisverwaltung eine Lösung erforderlich, die auf Dauer eine Verwendung von Aktenrondellen sowie deckenhohen Regalkonstruktionen im Landratsamt verzichtbar machen und das Archiv der Verwaltung nachhaltig entlasten würde. Angegangen wurde die Umstellung bereits im Jahr 2004.
„Anfangs ging es nur darum, eine alternative Archivierungsmöglichkeit für die Flut von Ordnern und Dokumenten zu finden, die sich in der Zulassungsstelle angehäuft haben“, erinnert sich Georg Hoffmann, Mitarbeiter der IT im Landratsamt Schwandorf und seit vielen Jahren zuständig für die IT-Infrastruktur der Kommune. „Doch bald gingen die Anforderungen über die bloße Ablage hinaus und die Nachfrage nach einem vollumfänglichen Dokumenten-Management-System (DMS), auch in den anderen Abteilungen, wuchs beständig.“ Nur kurze Zeit, nachdem die Digitalisierung des gesamten Archivs der Kfz-Zulassungsstelle vollständig abgeschlossen war, meldete das Gesundheitsamt ebenfalls Bedarf an. „Auch hier ging es darum, aus einem Wirrwarr der Dokumente Ordnung herzustellen“, so Hoffmann. Von dem eingeführten DMS profitieren darüber hinaus die Fachbereiche Jagd- und Waffenrecht sowie Ordnungswidrigkeiten und Fischereiwesen.
Wie der Kreis Schwandorf weiter berichtet, soll die Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung bis zum Jahr 2020 abgeschlossen werden; dann soll im gesamten Landratsamt eine einheitliche Akte eingeführt sein, die von sämtlichen Mitarbeitern datenschutzgerecht genutzt werden kann.

Digitaler Posteingang

Als nächster konsequenter Schritt hin zu noch mehr Verwaltungseffizienz folgte nach Angaben des Kreises Schwandorf im Jahr 2017 die Digitalisierung des Posteingangs mit leistungsfähigen Netzwerk-Scannern. Alle Dokumente werden seitdem vom Scanner aus direkt in das Dateisystem überführt und anschließend im Archivbereich abgelegt. Auf diese Weise könnten die Informationen noch schneller verteilt, bearbeitet und archiviert werden.
„Zeitersparnis, Flexibilität und PC-Unabhängigkeit sind für uns die wichtigsten Vorteile der neuen Lösung“, fasst der IT-Verantwortliche Georg Hoffmann zusammen. „Auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist aus unserer Sicht angemessen. Unser Ziel ist es, den kompletten Posteingang künftig digital zu organisieren und uns trotz der noch zum Teil hybriden Aktenführung immer weiter in Richtung papierlose Verwaltung zu bewegen.“
Landrat Thomas Ebeling, der den Umbau zur digitalen Verwaltung vom ersten Tag an vorantreibt und längst keinen Papierkalender mehr braucht, sieht das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht. „E-Government wird im Endausbau bedeuten, dass immer mehr die Daten, aber nicht die Bürger laufen und immer mehr Behördenkontakte über das Internet abgewickelt werden können.“