SternbergLösung für virtuelle Sitzungen

Die Corona-Krise hat alle kalt erwischt. Geschäftsprozesse müssen seitdem neu gedacht, Strukturen entwickelt und Budgets anders verteilt werden. Wie diese Herausforderungen in neue Chancen verwandelt werden können, haben im Jahr 2020 mehr als 80 Kommunen, Vereine und Verbände gezeigt, die mit der Lösung Workflow+ von Sternberg ihre Sitzungen digitalisiert haben. Wie das Unternehmen mitteilt, ist die Basis des Moduls das digitale Gremieninformationssystem SD.NET. Von der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen über die Abrechnung der Sitzungsgelder bis hin zur Veröffentlichung der Beschlüsse im Internet oder Apps, werde das Gremien-Management bereits von mehr als 24.000 Anwendern genutzt. „Mit dem Workflow+, stehen den Usern viele weitere Funktionen zur Verfügung, die gerade für Kommunen und Verbände nützlich sind“, erklärt Jan-Christopher Reuscher, Geschäftsführer bei Sternberg Software. So können laut Unternehmen auch Mandatsträger in den Workflow eingebunden werden, um Protokolle oder Einladungen freizugeben oder virtuelle Umlaufbeschlüsse zu fassen. Die Aufgaben und Dokumente stehen den Teilnehmern in einem geschützten Bereich zur Verfügung. Zugewiesene Aufgaben würden zudem auf Wunsch jederzeit über den Browser oder die Apps angezeigt und könnten dort bearbeitet werden. „Das steigert die Effizienz der Verwaltung erheblich“, sagt Reuscher.

Kommunen bekommen ein Update

Der Geschäftsführer ist dennoch vom aktuellen Erfolg des Workflow+-Moduls überrascht. „Zwischen 2016 und 2019 haben wir das Modul rund 70 Mal verkauft. 2020 sind es bisher bereits mehr als 80 Aufträge. Die Corona-Pandemie hat der Digitalisierung Rückenwind verliehen“, so Reuscher. Dies haben auch einzelne Bundesländer erkannt, in denen digitale Umlaufbeschlüsse gesetzlich bisher nicht erlaubt waren, so der Bericht von Sternberg. Ein Beispiel sei Baden-Württemberg. Hier ermöglicht seit Mai 2020 Paragraf 37a GO BaWü den Einsatz virtueller Sitzungen. Niedersachsen und Schleswig-Holstein zogen wenig später nach und haben ebenfalls den Weg für digitale Beschlussfassungen freigemacht.
Diese Entwicklung ist kein kurzfristiger Trend, wie eine aktuelle Umfrage des Deutschen Städte- und Gemeindebunds bestätigt. Demnach geben 77 Prozent der befragten Kommunen an, dass der Amtsbetrieb nur durch den Einsatz digitaler Prozesse aufrechterhalten werden konnte. 54 Prozent der Kommunen wollen ihr Digitalbudget 2021 deutlich erhöhen. „Diese Ergebnisse zeigen, dass die Digitalisierung kein Selbstzweck ist. Im Gegenteil: Sie ist eine Lösung, mit der sich Unternehmen, Kommunen und Verbände gleichermaßen auch auf unvorhersehbare Herausforderungen vorbereiten können“, berichtet Geschäftsführer Reuscher. „Workflow+ kann da ein wichtiger Baustein sein, mit dem die Anwender das Fundament für ihre digitale Gremienarbeit legen.“