QuickbornLösung fürs Personal

Wer bisher mit Excel-Listen und Word-Dateien versucht hat, größere Mengen ständig wechselnder Daten zu administrieren und auf dem Laufenden zu halten, weiß, dass irgendwann der Aufwand so groß wird, dass sich zwangsläufig Fehler einschleichen und die Daten falsch oder redundant und veraltet sind. Ganz kritisch kann sich das bei Personalangelegenheiten auswirken. Irgendwann muss dann eine Alternative gefunden werden. In einer ähnlichen Situation befand sich auch die Stadtverwaltung Quickborn. Aufgrund des zunehmenden Aufwands zur Pflege von Excel- und Word-Dateien, die zudem von unterschiedlichen Personen bearbeitet wurden, machte man sich im Jahr 2012 auf die Suche nach einer probaten Alternative, die das Gros der internen Personalprozesse IT-unterstützt optimieren sollte.

Prozesse optimieren

Die Kommune wollte unter anderem sowohl die Sachbearbeitung als auch die Auswertung von Personaldaten für die Haushalts- und für Personalplanungen zentral erfassen können und suchte deshalb nach einer Lösung in einem einzigen System. Fachbereichsleiter Ralf Gercken vom Team Strategie-Management der Stadt und intern projektverantwortlich für die Einführung der Personal-Management-Lösung, erinnert sich: „Wir brauchten ein einheitliches System zur Erfassung und Zuordnung von Aufgaben, für die Auswertung der Stelleninhalte und zur Erfassung von Zeitanteilen der Mitarbeiter.“ Petra Hansen vom Team Strategie-Management/Organisation ergänzt: „Außerdem wollten wir auch jederzeit auf aktuelle Geschäftsverteilungs- und Gliederungspläne zugreifen können.“ Darüber hinaus sollten sich alle Informationen miteinander verknüpfen und die Zugriffsrechte auf unterschiedlichen Ebenen einstellen lassen.
Ebenso sollte es möglich sein, die Daten aus dem System in andere Datenformate zu exportieren, erklärt Organisationsexperte Gercken weiter. Außerdem war es gewünscht, über eine Schnittstelle die Personaldaten vom Dataport-Rechenzentrum zu übernehmen. Zunächst erfolgte eine intensive Evaluierungsphase, in der die Lösungen und auch die Referenzen der in Frage kommenden Anbieter durch den IT-Zweckverband Kommunit, der auch für die IT-Betreuung Quickborns zuständig ist, geprüft wurden. Den Zuschlag erhielt schließlich die speziell auf kommunale Belange zugeschnittene Personallösung KOMMBOSS von Anbieter GfOP.
Unmittelbar nachdem GfOP im Juli 2013 der Auftrag erteilt wurde, begannen die Experten des Unternehmens mit der Installation der ersten Module und der Datenmigration. Dazu wurden die Daten aus Quickborn an GfOP übersandt und dort für die Einspielung in das neue System aufbereitet. Gleichzeitig klärten Vertreter der Stadt und von Kommunit die speziellen Anpassungswünsche. Mitte August 2013 erfolgte die Installation der Lösung, die mit insgesamt fünf Anwenderlizenzen in unterschiedlichen Hauptmodulen in Betrieb ging. Im Anschluss wurden ein- bis zweitägige Mitarbeiterschulungen für die Module Stellenplan, Personalkostenplanung, Statistiken, Personal-Management, Terminüberwachung und Dokumentenverwaltung, Stellenbeschreibung, Geschäftsverteilungsplan und Erhebungsbogen durch eine GfOP-Mitarbeiterin durchgeführt.

Mehr Übersichtlichkeit

Seither nutzt der Fachbereich Interne Dienste/Personal die Lösung KOMMBOSS sowohl zur Haushaltsplanung als auch für das betriebliche Eingliederungsmanagement, zum Zuordnen von Stellen und für andere Aufgaben im Personal-Management. Für das Jahr 2014 wurden erstmals Stellenplanungen über das Modul „Doppischer Stellenplan“ durchgeführt. Die Erstellung eines Frauenförderplans steht kurz vor der Umsetzung. „Ein großer Vorteil und eine erhebliche Arbeitserleichterung sowohl für den Fachbereich Interne Dienste/Personal als auch für unser internes Controlling und für weitere Fachbereiche in unserer Verwaltung“, sagt Personalchef Georg Putz, „sind unter anderem auch die vielseitigen Reporte, Statistiken und Auswertungen, die wir jetzt einfach per Mausklick generieren und den verschiedenen Empfängern zum Beispiel für die Personalplanung oder fürs Controlling zur Verfügung stellen können.“ Auf die Frage, ob der Einsatz der neuen Lösung eine messbare beziehungsweise spürbare Verbesserung gegenüber früher bringt, meint Putz: „Obwohl wir KOMMBOSS erst seit wenigen Monaten im Einsatz haben, konnten wir bereits nach kurzer Zeit durch zentrale Erfassung aller relevanten Daten eine enorme Optimierung unserer Prozesse erreichen. Darüber hinaus dient beispielsweise die Erfassung der Informationen zu einer Stelle der besseren Übersichtlichkeit. Andererseits geben uns detaillierte Informationen über alle Stellen einen guten Überblick übers Ganze und verbessern so auch die Auswertungen erheblich. Auch für die Kolleginnen und Kollegen ist das Erledigen ihrer täglichen Aufgaben viel einfacher und effizienter geworden.“ Erst kürzlich wurde das Modul zur Erstellung und Darstellung von Organigrammen in Betrieb genommen. Doch auch in Zukunft geht es weiter: In Quickborn denkt man bereits über die Erweiterung der Lösung nach, so zum Beispiel im Bereich Bewerberverwaltung.