RatsinformationssystemeLösung nach Maß

Papierberge und ausufernde Aktenlager sucht man im Landratsamt Karlsruhe vergebens. Das baden-württembergische Landratsamt steht heute für schnelle Abläufe, rasche Entscheidungen sowie für Informa­tionsdichte und -verfügbarkeit bei deutlich geringerem Zeit-, Lager- und Kostenaufwand. Mithilfe eines intelligenten, praxisnahen Ratsinformationssystems (RIS) werden alle Aufgaben effizient, transparent und bürgernah erledigt. Die Mandatsträger erhalten die benötigten Informationen und Dokumente, Bürger werden online über Sitzungen und deren Ergebnisse informiert. Auch die Mitarbeiter sind zufrieden. Die unkomplizierte Bearbeitung von Dokumenten, die intuitive Bedienung und die Benutzerfreundlichkeit sowie die hohen Sicherheitsstandards des Systems erleichtern die tägliche Arbeit. Das war nicht immer so: Die Suche nach einem passenden Ratsinformationssystem blieb zunächst erfolglos und führte das Landratsamt schließlich zum Unternehmen comundus regisafe und in die Rolle des Pilotkunden.

Zentrale Dokumentenverwaltung

Als Behörde des Landkreises ist das Landratsamt Karlsruhe – zusätzlich zu seinen kommunalen Aufgaben – auch für staatliche Aufgaben mit bürgernahen Funktionen zuständig. Neben der Kraftfahrzeugzulassung und der Führerscheinausgabe verantwortet die Verwaltungsbehörde unter anderem das Baurecht sowie die öffentliche Sicherheit und Ordnung. Das Landratsamt übt zudem die Rechtsaufsicht über die Gemeinden im Kreisgebiet aus. In all diesen Bereichen zahlt sich eine zentrale Dokumentenverwaltung aus, die bis in die Gremiensitzungen reicht. Der Verwaltungsaufwand ist beträchtlich und reicht von der Sitzungsvorbereitung über die Protokollerstellung bis hin zur Abrechnung von Sitzungsgeldern. Das Landratsamt Karlsruhe suchte daher nach einer geeigneten Lösung, um den umfangreichen Aufgaben Herr zu werden.

Vorhandene Systeme weiterentwickelt

Schon im Jahr 2005 hatte sich die Behörde für die Dokumenten-Management-Lösung (DMS-Lösung) regisafe von Anbieter comundus regisafe entschieden und die Digitalisierung seitdem sukzessive vorangetrieben. Die positiven Erfahrungen beim Einsatz des Systems in der Kfz-Zulassungsstelle zur Archivierung der Antragsunterlagen führten dazu, dass sich die Verwaltung im Jahr 2009 entschied, die regisafe-Lösung auf allen Arbeitsplätzen einzusetzen. Im Landratsamt Karlsruhe arbeiten derzeit fast 2.000 Personen. Dank stringenter inhaltlicher und zeitlicher Vorgaben konnte das ambitionierte Ziel wie geplant erreicht werden: Nach neun Monaten waren der flächendeckende Roll-out sowie die Schulungen aller Dezernate und Ämter realisiert.
Nach und nach wurde die Lösung um weitere Module ergänzt, bis die Kreisräte an der Reihe waren, denn auch sie sollten von der Digitalisierung profitieren. Die Suche nach einem geeigneten RIS führte zunächst nicht zum gewünschten Ergebnis. Daher schlug das Landratsamt einen anderen Weg ein: Die vorhandenen Systeme sollten weiterentwickelt werden. Unter dieser Maxime begann im Jahr 2017 eine Kooperation zwischen Landratsamt und comundus regisafe.

Nahtloses Zusammenspiel von Sitzungsdienst und RIS

Im intensiven Dialog mit dem Anbieter brachten die Projektverantwortlichen spezifische Anforderungen, Bedürfnisse und Wünsche aus der Praxis in den Entwicklungsprozess ein und setzten somit wichtige Impulse für eine bedarfsgerechte Weiterentwicklung. Besonderes Augenmerk wurde dabei auf das nahtlose Zusammenspiel von Sitzungsdienst und RIS gelegt. Gewünscht waren ein komplett medienbruchfreies Arbeiten, der Systemzugriff via App von allen mobilen Geräten aus sowie die effiziente Bearbeitung von Dokumenten.
Seite an Seite mit den Entwicklern erstellte das Landratsamt-Team einen Anforderungskatalog für das ideale RIS, den comundus regisafe sukzessive umsetzte. Aus der Praxis entstand ein modernes System, das den 88 gewählten Kreisräten im Landkreis Karlsruhe die Arbeit erleichtert. Das komplette Sitzungsmanagement inklusive der Erstellung von Vorlagen und Protokollen erfolgt per regisafe. Darauf aufbauend übernimmt das Modul KommunalPLUS Ratsinformation diese Daten und stellt sie im direkt angebundenen Online-Portal dar.

Effizientes Verwalten

Mögliche Schwierigkeiten mit systemfremden Schnittstellen und zusätzlicher Abstimmungsaufwand mit einem externen Portal-/Content-Management-System-Anbieter entfallen. Ganz im Sinne der örtlichen Anforderungen sind dadurch ein effizientes, transparentes Verwalten und bestmögliche Bürgernähe jederzeit gewährleistet. Sämtliche Funktionen, die zur reibungslosen Organisation und transparenten Kommunikation der Gremienarbeit benötigt werden, stehen als Gesamtpaket zur Verfügung. Und die Entwicklung zur Verwaltung 4.0 geht weiter. Jüngst erfolgte beispielsweise der Start in den vollständig digitalen E-Rechnungsworkflow.