GesamtabschlussLösungen im Vergleich

Wenn die Jahresabschlüsse einer Gemeinde und ihrer kommunalen Tochterunternehmen jährlich im Sinne eines einheitlich bilanzierenden fiktiven Unternehmens zusammengefasst werden, spricht man von der Aufstellung eines Gesamtabschlusses. Teil der Zusammenfassung ist die Konsolidierung, also das Löschen aller konzerninternen wirtschaftlichen Beziehungen zwischen den Konzerneinheiten. Zu einer vollen Übernahme der Jahresabschlussinformationen und einer umfassenden Konsolidierung kommunaler Unternehmen kommt es immer dann, wenn die Gemeinde einen beherrschenden Einfluss auf Unternehmen im Konzern ausüben kann. In diesem Fall sind sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden des Tochterunternehmens in den Gesamtabschluss zu übernehmen und anschließend eine Reihe verbindlicher Konsolidierungsbuchungen vorzunehmen. Letztere betreffen Kapitalverflechtungen, Schuldbeziehungen, Veräußerungsgeschäfte sowie Erträge und Aufwendungen zwischen der Gemeinde und allen Tochterunternehmen. Nach Abschluss der Konsolidierungsarbeiten ist der Gesamtabschluss mit seinen konsolidierten Abschlusskomponenten, etwa Gesamtbilanz, -ergebnis und -finanzrechnung aufzustellen.

Excel als Lösung?

In erster Linie entfallen die Arbeiten bei der Aufstellung des Gesamtabschlusses auf die Kontenzuordnung – auch Kontenmapping genannt –, die jährliche Saldenabstimmung und Konsolidierungsbuchungen sowie auf die Erstellung der notwendigen Abschlusskomponenten. Die Bilanzierung assoziierter Unternehmen spielt dabei eine eher untergeordnete Rolle und verursacht weniger Aufwand. Der Arbeitsumfang für kommunale Tochterunternehmen hingegen ist umfassend. Da die Tochtereinheiten innerhalb des Konzerns meist unterschiedliche bilanzielle Ausweis-, Ansatz- und Bewertungsregeln anwenden, sind zunächst Anpassungsbuchungen und Fehlerkorrekturen für die übernommenen Einzelabschlussdaten vorzunehmen. Der Umfang übernommener Daten nimmt mit der Anzahl der Tochterunternehmen im Konsolidierungskreis stark zu. Ebenso steigt bei zunehmender Anzahl der Tochterunternehmen der Korrektur- und Abstimmungsaufwand. Bei drei Konzerneinheiten, also der Kommune und zwei Tochterunternehmen, sind lediglich drei Beziehungsebenen bei der Konsolidierung zu berücksichtigen. Erhöht sich die Anzahl auf vier Konzerneinheiten, sind bereits sechs Beziehungsebenen zu bearbeiten. Art und Umfang der einzelnen Geschäftsbeziehungen zwischen den Konzerneinheiten bestimmen den Aufwand.
Das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel und vergleichbare Derivate gelten im kommunalen Umfeld als mögliche technische Lösung. Excel ist für viele Mitarbeiter der Finanzbereiche ein bewährtes Hilfsmittel. Als Teil des Office-Pakets gehört die Lösung zur Standard-Ausstattung bei Kommunen. Sie eignet sich insbesondere für die grundlegende tabellarische Aufbereitung, Berechnung und differenzierte Auswertung von Finanzdaten und bietet im Kern alle nötigen Funktionen für die Aufstellung des Gesamtabschlusses. Mithilfe der im Programm frei konfigurierbaren Formeln, Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten wie Pivot-Tabellen oder Filter lassen sich übernommene Daten schrittweise vereinheitlichen, summieren und konsolidieren. Ferner kann der Nutzer standardisierte Formulare erstellen oder mithilfe der Skriptsprache VBA (Visual Basic Applications) automatisiert Daten verarbeiten.

Bereits verwendete HKR-Systeme?

Der Funktionsumfang und die nahezu uneingeschränkte Vielseitigkeit von Excel können beim Erstellen des Gesamtabschlusses jedoch schnell zum Nachteil werden. Im Zuge der Folgekonsolidierungen nimmt unweigerlich der Umfang fortzuschreibender Konsolidierungsdaten zu, die wiederum innerhalb eines vertretbaren Zeitraums korrekt zu verarbeiten sind. Eine saubere und dauerhaft nutzbare Datenstruktur und -verarbeitung ist somit essenziell für die Erstellung der Gesamtabschlüsse innerhalb von Excel. Welchen Aufwand das verursacht, hängt davon ab, welchen technischen Umsetzungsstand, welche Funktionalitäten und welche Stabilität die jeweilige Excel-Lösung aufweist. Zu bedenken ist außerdem, dass eine Lösung in Excel für den Gesamtabschluss von Grund auf individuell konzeptioniert und entwickelt werden muss. Das kann ebenso Kosten verursachen, wie der Betrieb der jeweiligen Lösung oder potenzielle technische Unwägbarkeiten.
Eine weitere Lösung sind Gesamtabschluss-Module innerhalb bereits verwendeter HKR-Systeme. Immerhin unterstützen sie die Bereiche der Haushaltsaufstellung, Buchhaltung und Jahresabschlusserstellung bereits technisch. Von Vorteil ist zudem die bestehende vertragliche Beziehung mit dem HKR-Systemanbieter sowie umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem System in der Verwaltung. Nachteile können sich für die Kommune ergeben, wenn das verwendete Modul oder der Programmbereich den Konsolidierungsprozess nicht vollumfänglich unterstützt, automatisierte Verfahren fehlen oder die Auswertungs- und Validierungsmöglichkeiten im System nur eingeschränkt verfügbar sind. Besonders deutlich wird das, wenn der Anwender aufgrund programmseitiger Einschränkungen bei der Konsolidierung substituierend auf Excel oder andere Anwendungen zurückgreifen muss. Das kann die Gesamtabschlusserstellung erheblich verlangsamen und die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt meist deutlich.

Spezielle Software oder auslagern?

Eine speziell für die Erstellung von Gesamtabschlüssen entwickelte Software bietet gegenüber den beschriebenen Varianten mehrere Vorteile. Zum einen handelt es sich im Regelfall um weitgehend von Vorsystemen unabhängige Anwendungen, deren Daten per Import oder Schnittstelle übernommen und verarbeitet werden können. Der Aufstellungsprozess findet systematisiert innerhalb einer Anwendung statt und lässt sich dadurch komfortabler steuern und kontrollieren. Das Kontenmapping, Saldenabstimmungen oder die Konsolidierungsbuchungen lassen sich nutzerorientiert unterstützt oder sogar automatisiert durchführen, was den Aufstellungsprozess deutlich beschleunigt. Zudem müssen wesentliche Bereiche des Konsolidierungssystems nicht durch die Kommune entwickelt, konfiguriert oder stetig validiert werden, wodurch der Aufwand für Erst- und Folgekonsolidierungen abnimmt. Nachteile ergeben sich für die Kommunen gegebenenfalls aufgrund neuer vertraglicher Bindungen sowie der zusätzlichen Beschaffungs- und Betriebskosten.
Insbesondere für kleine und mittlere Kommunen ist gegebenenfalls keine der vorgestellten Lösungen hinsichtlich der Projektorganisation, der Personalsituation oder der Folgekosten zufriedenstellend. Eine gangbare Lösung könnte sein, die Aufstellungsarbeiten zum Gesamtabschluss beispielsweise im Rahmen kommunaler Gemeinschaftsarbeit an IT-Zweckverbände oder andere kommunale Unternehmen auszulagern. Darüber hinaus lassen sich kommunale Gesamtabschlüsse im Zuge von Konsolidierungsdienstleistungen auslagern und unmittelbar durch sachkundige Dritte aufstellen. Der interne Aufwand der Kommune reduziert sich dadurch auf die Zuarbeit relevanter Buchhaltungsdaten des Konzerns, während Projekt-, Entwicklungs- und Beschaffungskosten entfallen.