GesekeManager für E-Payment

Die Stadt Geseke hat die Vorzüge der Digitalisierung von Prozessen früh erkannt. Bereits 2016 entschied sich die Verwaltungsleitung für die Einführung des Bürgerportals citkoPortal von IT-Dienstleister SIT. Neben der Einbindung nativer Services wie Urkundenanforderungen oder Melderegisterauskünften stehen der Behörde auch interaktive Formulare eines eigenen Formular-Servers zur Verfügung. Diese können nach eigenem Bedarf konfiguriert und genutzt werden. Ebenso ist die Einbindung eines E-Payment-Moduls in das citkoPortal gegeben, das gängige Zahlungsmethoden unterstützt (wir berichteten). Derzeit stehen den Gesekern mehr als 30 dieser Services zur Verfügung.
Im ersten Schritt standen Bezahlmöglichkeiten für die Beantragung von Sperrmüll, die Durchführung von Häckselaktionen und die Anforderungen von Urkunden zur Verfügung. Als Payment-Service-Provider wurden die beiden Anbieter PayPal und giropay gewählt. „Wir haben bei der Auswahl der Zahlungsanbieter sowohl an die Verbreitung bei den Bürgerinnen und Bürgern als auch an die Nachhaltigkeit und optimierten Prozesse in der Zahlungsabwicklung gedacht. Klassische Zahlungsmöglichkeiten wie Kreditkarte oder Lastschrift schieden aus Gründen der Abrechnungsprozedur beziehungsweise Retourenquote für uns aus“, berichtet Stadtkämmerer Ulrich Herber.

Integration ins Finanzwesen

Ein weiterer wichtiger Faktor bei den Online-Services war die medienbruchfreie Integration in das Finanzwesen Infoma newsystem von Anbieter Axians Infoma. Diese wurde zunächst über die variable Buchungsschnittstelle realisiert, mit der die Sollstellungen wie auch die Adressdaten der einzelnen Debitoren übergeben wurden. Die Zuordnung der einzelnen Einzahlungen auf die offenen Debitorenposten erfolgte über die Bankbeleg­abstimmung. Leider funktionierte die Zuordnung zwischen beiden Posten nicht immer vollautomatisiert, sodass die Mitarbeiter der Zahlungsabwicklung manuell eingreifen mussten. Aber auch die sich kontinuierlich vergrößernde Finanzadressverwaltung ärgerte die Geseker Finanzabteilung. Da die Geschäftsvorfälle buchhalterisch vollumfänglich abgeschlossen sind und zudem Lastschrifteinzüge mit entsprechenden Retouren bei den Online-Services nicht angeboten werden, kann man auf die detaillierten Personenstammdaten verzichten.

Vorteile durch den Infoma ePayment Manager

Die skizzierte Problematik war Axians Infoma nicht unbekannt. Aus diesem Grund wurde das Modul Infoma ePayment Manager entwickelt, das im Augenblick der Zahlungsauslösung durch den Kunden bereits die Zahlung registriert. Dazu schaltet sich online eine Zahlungsseite des Finanzverfahrens zwischen das citkoPortal und den entsprechenden Zahlungsanbieter.
Der neue Prozess gliedert sich folgendermaßen: Ein Bürger fordert Urkunden an. Dazu befüllt er im citkoPortal einen interaktiven Service mit entsprechenden Informationen. Bei zahlungspflichtiger Bestellung wird der Bürger auf die Zahlungsseite des Infoma ePayment Managers geführt. Dort wählt er die gewünschte Zahlungsweise aus und wird zum Zahlungsanbieter, zum Beispiel PayPal oder GiroSolution, weitergeleitet. Nach erfolgreicher Autorisierung der Zahlung kommt es zur Rückführung des Benutzers ins Payment-Portal. Gleichzeitig wird der gewünschte Antrag an das Fachverfahren – in diesem Fall AutiSta – gemeldet, damit dort der gewünschte Urkundenantrag vom Sachbearbeiter weiterbearbeitet werden kann. Aus Sicherheitsgründen ist das E-Payment-Portal von Axians Infoma mit seiner Zahlseite vom Finanzwesen getrennt und steht netzseitig in der demilitarisierten Zone. Regelmäßig verbindet sich nun das Finanzwesen automatisch dorthin und lädt neu eingegangene Zahlungsinformationen herunter. In diesem Augenblick erfahren die newsystem-Anwender vom erfolgten Zahlungseingang. Pro Zahlungsanbieter werden im nächsten Schritt Abschlüsse erstellt, bei denen es zur buchhalterischen Kontierung kommt. Dazu wird eine ertragswirksame Ausgangsrechnung gegen einen Sammeldebitor erzeugt, sodass die zuvor skizzierte Problematik der unnötig wachsenden Finanzadressverwaltung umgangen wird. Gleichzeitig wird ein Zahlungsbeleg gegen die offene Forderung gebucht. Offen bleibt ein Bankposten/Schwebeposten, der inhaltlich mit einem Lastschrifteinzug vergleichbar ist. Dieser ist zwar bei der Bank eingereicht, aber noch nicht auf dem Girokonto gutgeschrieben. In der Regel erfolgt am nächsten Werktag dann die Gutschrift des Zahlungsanbieters auf dem Girokonto, wodurch es zur Aufhebung des Schwebezustands kommt.

Effizienz gesteigert

Der beschriebene Prozess kann vollständig automatisiert werden. Ein manueller Eingriff in der Zahlungsabwicklung ist nicht mehr notwendig, weder bei der Zuordnung von Einzahlungen zu offenen Debitorenposten noch bei der Kontierung von Schwebeposten. „Gerade im Hinblick auf den demografischen Wandel und den damit einhergehenden Fachkräftemangel müssen wir Lösungen suchen, die unsere Mitarbeiter bestmöglich unterstützen. Effiziente Geschäftsprozesse, die für eine Entlastung von Routineaufgaben sorgen, steigern nicht nur die Attraktivität der Arbeitsplätze, sondern auch die Wirtschaftlichkeit bei der Erfüllung der kommunalen Aufgaben“, berichtet Kämmerer Ulrich Herber.
Die Umstellung des bisherigen Zahlungsprozesses auf den ePayment Manager gestaltete sich reibungslos. Die Konfiguration des Finanzverfahrens konnte parallel erfolgen, während der alte Zahlungsprozess noch aktiv war. Für die produktive Umstellung war citkoPortal circa eine halbe Stunde nicht erreichbar. „Durch die erprobten Testszenarien und die koordinierten Abläufe zwischen den Beteiligten der Stadt Geseke, den SIT-Projektverantwortlichen und der E-Government-Abteilung der SIT kam es nur zu einer kurzen, geplanten Nichterreichbarkeit des Geseker Serviceportals durch den Schwenk auf die neue newsystem-Technologie“, resümiert Michael Henze, Team-Leiter Entwicklung.

Bürgerservice verbessert

Weiteres Optimierungspotenzial ist indes schon identifiziert: Bedingt durch die hohen Fallzahlen bietet sich die Online-Anhörungsfunktion im Bereich Ordnungswidrigkeiten an. Darüber können die Bürger die städtischen Knöllchen bezahlen oder sich zum Sachverhalt äußern.
Anja Grundmann, Leiterin der Geseker Zahlungsabwickung, ergänzt: „Es ist erfreulich, wenn durch Technik und Software unsere Arbeitsprozesse optimiert und effizienter gestaltet werden können und dabei gleichzeitig ein verbesserter Service für unsere Bürgerinnen und Bürger erreicht wird, indem eine Verfügbarkeit von städtischen Dienstleistungen außerhalb der Öffnungszeiten ermöglicht wird.“