RatsinformationssystemeManuell war gestern

Einer der Kernprozesse der Verwaltung ist das Sitzungsmanagement. Hierzu gehören die dezentrale Erstellung von Mitteilungs- und Beratungsvorlagen in den Fachbereichen, die Einladung zu Rats- und Ausschusssitzungen unter Mitteilung der Tagesordnung mit den Sitzungsunterlagen sowie die Dokumentation der Beratungsergebnisse und die Umsetzung der Beschlüsse.
Bis zum Jahr 2012 wurden in der rheinland-pfälzischen Verbandsgemeinde Sprendlingen-Gensingen die Beratungsvorlagen für Ratssitzungen von den Fachabteilungen per Microsoft Word erstellt und nach Freigabe in einem Netzwerklaufwerk gespeichert. Diese Einzeldokumente wurden vom Sitzungsdienst-Team einheitlich formatiert und in einer Datei zusammengefasst. Termin und Ort sowie die Bezeichnungen der einzelnen Tagesordnungspunkte mussten für die Bekanntmachung, die Einladung und die Veröffentlichung im Internet manuell in die Einzeldokumente übertragen werden. Sitzungsvorbereitungen waren von Stress und Zeitverlust durch viele manuelle Tätigkeiten sowie aufwendige Abstimmungen unter Termindruck geprägt.

Mehrwert für die Räte und Bürger

Eine der ersten Amtshandlungen des neuen Büroleiters Nico Alexander Heinz war die Einführung einer Sitzungsmanagement-Software. Nach einem Auswahlverfahren hat sich die Verbandsgemeindeverwaltung für die Software more!rubin des Unternehmens more!software entschieden. Die Einführung wurde vom Büroleiter, dem EDV-Administrator und zwei Mitarbeiterinnen im Sitzungsdienst koordiniert. Das Know-how zu Administration und Anwendung konnte in zwei Tagesseminaren vermittelt werden. Das Sitzungsdienst-Team machte dann die übrigen Mitarbeiter mit der Erstellung von Mitteilungs- und Beratungsvorlagen vertraut.
Seit Herbst 2012 werden alle Beratungs- und Mitteilungsvorlagen sowie Sitzungseinladungen und Niederschriften über die Software erstellt und archiviert. Im darauffolgenden Jahr wurde das Verwaltungsinformationssystem von more!rubin freigeschaltet, über das verwaltungsintern eine Recherche in den Sitzungsdokumenten möglich ist.
Ziel von Bürgermeister Manfred Scherer war es, durch die Digitalisierung nicht nur die internen Verwaltungsabläufe in der Gemeinde Sprendlingen-Gensingen zu verbessern, sondern auch einen Mehrwert für die Ratsmitglieder und Bürger zu schaffen. Nachdem im Jahr 2013 über 470 Vorlagen mit der Software erstellt wurden, ergänzte ab Januar 2014 das Bürger- und Ratsinformationssystem von more!rubin das Serviceangebot der Verwaltung.

Stufenweise Einführung hat sich bewährt

Ab diesem Zeitpunkt konnten die Bürger auf die schon archivierten öffentlichen Unterlagen des Jahres 2013 und alle kommenden öffentlichen Sitzungsunterlagen zugreifen. Für die Ratsmitglieder wurde zeitgleich ein personalisierter Zugang für den Zugriff auf die nicht öffentlichen Sitzungsunterlagen eingerichtet. Zum heutigen Zeitpunkt ist das Archiv bereits auf über 2.600 Dokumente angewachsen. Die stufenweise Einführung hat sich bewährt. Durch dieses Vorgehen konnten die Feinjustierungen der Abläufe vor der öffentlichen Einführung vorgenommen werden.
Die Verwaltung hatte bereits zu diesem Zeitpunkt eine Infrastruktur geschaffen, die es ihr ermöglichte, den Ratsmitgliedern die Sitzungsunterlagen elektronisch zur Verfügung zu stellen. Jedoch wurde die Darstellung der Sitzungsunterlagen über ein Notebook in den Sitzungen kaum genutzt. Erst mit der Einführung der Dipolis-App im Jahr 2016 entstand bei den Ratsmitgliedern Interesse an der elektronischen Darstellung. Durch den Komfortgewinn für die Ratsmitglieder durch die Dipolis-App und Einsparmöglichkeiten beim Papierverbrauch, wurde fraktionsübergreifend über Möglichkeiten zum Verzicht auf Papierdokumente diskutiert.

Verzicht auf Papierunterlagen ist freiwillig

Der Verzicht auf Papierunterlagen für die Ratsmitglieder sollte zwar freiwillig gestaltet, es sollten jedoch Anreize hierfür geschaffen und die Investitionskosten sowie die laufenden Kosten für die Verwaltung möglichst gering gehalten werden. Im Ergebnis wurde die Geschäftsordnung des Rats um die Möglichkeit für Ratsmitglieder erweitert, sich schriftlich für eine elektronische Übermittlung der Sitzungsunterlagen zu entscheiden. Gleichzeitig wurde in der Hauptsatzung ergänzt: „Verbandsgemeinderatsmitglieder, die schriftlich auf die Zustellung der Einladung zu Sitzungen und deren Anlagen sowie Niederschriften in Papierform verzichten, erhalten zur Abgeltung ihrer Auslagen für elektronische Einrichtungen, Datenübertragung und gegebenenfalls selbst angefertigte Ausdrucke eine monatliche Pauschale in Höhe von sieben Euro je Monat ihrer Gremienzugehörigkeit.“ Durch diese Lösung entstehen der Verwaltung weder hohe Investitionskosten für die Beschaffung verwaltungseigener Tablets, noch Kosten für die zentrale Beschaffung, Wartung und Versicherung der Geräte.

30.000 Seiten könnten jährlich gespart werden

Die monatliche Pauschale von sieben Euro deckt bei einer Gremienzugehörigkeit über die Wahlperiode von fünf Jahren die Kosten für ein iPad mit Basisausstattung ab. Die Gremienmitglieder können durch diese Lösung selbst entscheiden, ob sie auf ein bereits vorhandenes Tablet zurückgreifen oder ein neues Gerät erwerben wollen. Von den Ratsmitgliedern wird vor allem die komfortable Volltextsuche in der Dipolis-App und die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen mit persönlichen Markierungen und Anmerkungen zu versehen, geschätzt.
Die Digitalisierung des Sitzungsmanagements führte in Sprendlingen-Gensingen zu effizienteren Prozessen und damit zu einer Entlastung der Mitarbeiter. Gleichzeitig wurde eine Serviceverbesserung für die Ratsmitglieder sowie ein deutlicher Zuwachs an Transparenz für die Bürger erzielt. Bürgermeister Scherer stellt überdies einen wichtigen Effekt im Hinblick auf die Nachhaltigkeitsziele der Kommune fest: Verzichten alle Mitglieder im Verbandsgemeinderat auf Papierunterlagen, können jährlich allein in diesem Gremium ungefähr 30.000 Druckseiten eingespart werden.