KDOMatrix24 verschafft der IT Freiräume

Der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) deckt mit seinem Portfolio das gesamte Anforderungsprofil öffentlicher IT ab: von der Entwicklung und Integration passgenauer Software für die digitale Verwaltung über den Datenschutz und die Informationssicherheit bis hin zur Übernahme der kompletten IT in das moderne Hochleistungsrechenzentrum. Zudem übernimmt die KDO für Behörden eine Vielzahl von Services. Dazu zählt unter anderem die vollumfängliche Verwaltung von digitalen Arbeitsplätzen.
In diesem Bereich arbeitet der Verband bereits seit mehreren Jahren mit Produkten aus dem Hause Matrix42. Den Anfang machte vor rund zwölf Jahren das Unified Endpoint Management (UEM), also die einheitliche Verwaltung aller Geräte in einer zentralen IT-Umgebung. Später kamen die Lösungen für das Asset Management und das Patch Management und 2017 dann das Lizenz-Management hinzu. „Wir haben realisiert, dass die Produkte von Matrix42 wesentlich umfassendere Leistungen bieten und wollten das gerne für uns nutzen“, sagt Dennis Rüdiger, Abteilungsleiter Einkauf bei der KDO.

Automatisierung unterstützt IT

IT-Strukturen sind ein entscheidender Faktor für den Geschäftserfolg – und sehr dynamisch: Der technologische Standard sowie die Parameter und Ziele von Unternehmen und Behörden ändern sich laufend. Um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein, entschied sich die KDO daher, ein komplett automatisiertes Digital Workspace Management aufzusetzen.
Hintergrund war das starke Wachstum des Verbands. Das machte es erforderlich, zusätzliche Maßnahmen zur Automatisierung in der IT-Verwaltung einzusetzen. Die KDO verwaltete 2020 bereits mehr als 3.000 Arbeitsplätze – vor allem in niedersächsischen Kommunen. Eine größere Zahl an Geräten war über die klassische händische Inventarisierung nicht mehr zu verwalten. Deswegen musste eine technologische Unterstützung für das heute rund 450 Personen starke Team her. Aufgrund der guten bisherigen Erfahrungen mit Matrix42 beschloss der Verband daher, die Zusammenarbeit mit dem Anbieter auszubauen. „Je länger wir uns mit dem Thema und den Lösungen von Matrix42 beschäftigt haben, desto besser haben wir verstanden, was alles möglich ist, um unsere IT zu unterstützen“, sagt Michael Bukowski, Stabstellenleiter Forschung und Entwicklung Cloud-Arbeitsplatz.

Maximale Transparenz bei der Geräteverwaltung

Mithilfe der Automatisierungstools von Matrix42 gelang es der KDO, maximale Transparenz in der Geräteverwaltung zu schaffen. Gleiches gilt für das Lizenz-Management. Gemeinsam mit den Experten des Anbieters wurde das komplette System bei der KDO auf neuen Servern installiert und neu eingerichtet. Dadurch konnte die Pflege der Stammdaten – mit Personal- sowie Kundendaten – von Anfang an automatisiert erfolgen. Änderungen am Organigramm waren ebenfalls kein Problem mehr. Durch das Hinzufügen von Schnittstellen zu den verschiedenen Verwaltungskonsolen war es zudem möglich, einen Großteil der Assets automatisiert in den Bestand einfließen zu lassen. Nach weiteren Konfigurationen und Anpassungen erkennt das System den Hauptnutzer eines Arbeitsplatzes jetzt selbstständig und setzt die Daten aktiv oder stellt den Status des jeweiligen Assets nach 50 Tagen Inaktivität automatisch auf „ausgehend“ ein.
Zum Schluss wurden die Daten aus dem Altsystem überführt, um Medienbrüche zwischen unterschiedlichen Systemen wie SAP, der Endgeräteverwaltung oder klassischen Tabellen zu reduzieren oder möglichst komplett zu vermeiden. Auf dieser Basis können die Client-Management-Lösung Empirum und das Asset Management von Matrix42 systemübergreifend laufen. „Dank der guten Unterstützung von Matrix42 ging dieser Prozess erstaunlich reibungslos über die Bühne“, sagt Bukowski.
Etwas Geduld war allerdings schon gefragt. Denn oft wurden die jeweils notwendigen Prozessanforderungen erst sichtbar, nachdem das neue System bereits implementiert war. „Gemeinsam mit den Kollegen konnten wir die zusätzlich nötigen Schritte oder fehlenden Elemente von Prozessen aber identifizieren und entsprechend nachbessern“, sagt Rüdiger. Herausfordernd war auch, dass die gesamten Änderungen im laufenden System erfolgen und keine Störungen im Arbeitsalltag verursachen sollten. Daher kam es darauf an, jeden einzelnen Prozess auf seine Sinnhaftigkeit zu untersuchen und Ineffizienzen zu beseitigen.

Begeisterung bei den Mitarbeitern

Die Neuerungen im Workspace Management sorgten bei den IT-Mitarbeitern für Begeisterung. Kein Wunder, denn die Senkung der Arbeitslast ist enorm: Rund 75 Prozent der Aufgaben zur Verwaltung digitaler Arbeitsplätze ließen sich automatisieren. „Wir erkennen heute auf einen Blick und ohne Medienbrüche, bei welchem Gerät demnächst die Wartung ansteht, oder welche Lizenzen wann fällig sind. Dann können wir das entsprechend steuern. Das verschafft der IT enorme Freiräume“, sagt Rüdiger.
Beim Thema Anwenderbetreuung hat sich ebenfalls einiges geändert: Das Personal wurde geschult und Verantwortlichkeiten verbindlich festgelegt. Künftig kümmert sich ein dedizierter Asset Lifecycle Manager um die Geräteverwaltung. Unter anderem darin sieht Bukowski einen entscheidenden Faktor für den langfristigen Erfolg der Systemumstellung: „Nur wenn die Verantwortlichkeiten – auch nach dem Projektabschluss – klar geregelt sind, kann das System gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen und bleibt nicht bei starken Skalierungen und neuen Anforderungen auf der Strecke. Und Einkaufsleiter Rüdiger fügt hinzu: „Wir sind mit der neuen Lösung von Matrix42 sehr zufrieden und fühlen uns damit gut aufgestellt, um unsere Kunden auch in Zukunft optimal zu betreuen.“