Formular-ManagementMedienbruchfreie Prozesse

Das Unternehmen GovConnect mit Sitz in Hannover ist ein Zusammenschluss der vier niedersächsischen kommunalen IT-Dienstleister HannIT (Hannover), ITEBO (Osnabrück, Braunschweig), KDG (Göttingen) und KDO (Oldenburg). Es bietet seinen Kunden Lösungen für effiziente und moderne Geschäftsprozesse auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung 2.0 an.
Das Ziel ist die Umsetzung durchgängiger Konzepte von der Antragstellung durch den Bürger über die Datenübernahme ins Fachverfahren bis hin zum internen Geschäftsbetrieb einer Verwaltung auf Sachbearbeiterebene. Aktuelle Anforderungen von Bund und Ländern an Technik und Inhalte werden dabei berücksichtigt. Dazu gehören beispielsweise der Portalverbund, das Onlinezugangsgesetz (OZG), die Anbindungen an Servicekonten und E-Payment.
In diesem Zusammenhang hat GovConnect entschieden, das Unternehmen Form-Solutions als Systemhaus, Verlag und Partner für modernes Antragsmanagement einer durchgängigen E-Government-Architektur vertraglich an Bord zu holen.

KI unterstützt beim Ausfüllen

Form-Solutions mit Sitz in Karlsruhe ist mit circa 2.200 kommunalen Kunden einer der bundesweit führenden Anbieter im Bereich Formular-Server-Technologie und Antragsmanagement. Das Unternehmen setzt innerhalb des Antragsmanagements auf intelligente Ausfüllassistenten im HTML5-Format, die über 1.400 Verwaltungsdienstleistungen nicht nur online abbilden, sondern über künstliche Intelligenz den Bürgern auch beim Ausfüllen behilflich sind. Durch gezielte Fragestellungen findet das System heraus, welche Angaben der Nutzer in seiner individuellen Situation machen muss. Unnötige Fragen entfallen, der Antragsprozess verkürzt sich und die Datenqualität steigt.
Mit medienbruchfreien Antragsprozessen durch die Anbindung von Drittsystemen geht erfolgreiches E-Government einen Schritt weiter als Online-Anträge, E-Payment und elektronische Authentifizierung. Die offene Form-Solutions-Schnittstellenarchitektur ermöglicht eine tiefe und homogene Integration des Formular-Servers in jegliche Richtung und fügt sich somit nahtlos in die Produktarchitektur von GovConnect ein.

Antragsmanagement 4.0

Das zentrale Daten-Management der Server-Technologie ermöglicht Datenanfragen und Übergaben vor, während und nach der Antragstellung. Ein Beispiel für den Vorgang vor der Antragstellung ist die Authentifizierung gegenüber einem Servicekonto über den elektronischen Personalausweis. Während des Prozesses kann die Bereitstellung von Informationen aus einem Fachverfahren im Antrag und/oder die Einbindung von Online-Bezahlsystemen erfolgen. Die Übergabe der Antragsdaten an weiterverarbeitende Drittsysteme, zum Beispiel an ein Fachverfahren, ist ein Beispiel für den Vorgang nach der Antragstellung.
Mit dem Antragsmanagement 4.0 von Form-Solutions ergänzt GovConnect sein modulares Systemangebot um eine entscheidende Online-Komponente, um auch den Anforderungen des OZG gerecht zu werden. Die rechtssicher gepflegte Verlagsbibliothek mit ihren integrierten Schnittstellenfunktionen ermöglicht eine rasche Umstellung von bisher eingesetzten PDF-Formularen auf moderne, HTML5-basierte Antragsassistenten. Datenbasis für die OZG-Umsetzung wird künftig die FIM-Datenbank (Föderales Informations-Management) als bundesweiter Verzeichnisdienst, der Informationen und technische Beschreibungen zu jedem Formularfeld der in Deutschland benötigten Antragsformulare enthält. Diese Datenbank befindet sich derzeit im Aufbau und wird Grundlage der Online-Formulare, sobald sie verfügbar ist.

Baustein für den Datentransport

Um den Anforderungen des OZG zu entsprechen, bietet GovConnect mit der Lösung pmOnline einen Baukasten für individuelles E-Government in der kommunalen Verwaltung an. Neben dem Onlinezugangsgesetz spielt auch der von der Bundesregierung beschlossene Aufbau eines Portalverbunds für Bund, Länder und Kommunen eine wichtige Rolle. Mit pmOnline können Online-Anträge elektronisch bezahlt werden, über die ITEBO-Komponente OpenR@thaus können die Portalarchitektur und die elektronische Authentifizierung für Bürger eingebunden werden. Die Anbindung weiterer Drittsysteme ermöglicht medienbruchfreie Antragsprozesse.
Dabei ist der GovConnect-Verbund der niedersächsischen Rechenzentren von entscheidender Bedeutung für die Kommunen, die ihre Fachanwendungen dort hosten. Die Rechenzentren müssen den Datenanbindungswünschen ihrer Mandanten, Kunden und Gesellschafter zustimmen und unter Berücksichtigung sämtlicher Sicherheitsanforderungen einrichten. Auch dafür liefert Form-Solutions mit dem Secure-Connector einen wichtigen Baustein für den Datentransport, der ebenso in der iKfz-III-Lösung zur Anbindung an das Kraftfahrt-Bundesamt zum Einsatz kommt.
Die offene Form-Solutions-Schnittstellenarchitektur fügt sich als pmOnline-Modul Formular-Server nahtlos in die Produktarchitektur von GovConnect ein.
Neben dem kompletten Antragsportfolio bietet der Verbund als Teil des E-Government-Baukastens Auskopplungen einzelner Online-Anträge aus der Form-Solutions-Bibliothek inklusive Fachverfahrensanbindungen und Online-Bezahlsystemen an.