GesamtabschlussMehr als nur Software

Die Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik hat nicht nur zu einer Änderung der Rechnungslegungsgrundlage geführt, sondern auch die Überlegungen bezüglich einer geeigneten Konsolidierungssoftware angeregt. So stellen sich viele Kommunen die Frage, warum das Tabellenkalkulationsprogramm Excel nicht ausreichen soll. Excel ist zwar eine kostengünstige Lösung, aber ist es auch eine sinnvolle Option für die technische Unterstützung bei der Erstellung des komplexen Projekts „kommunaler Gesamtabschluss“? Oder ist eine professionelle Konsolidierungssoftware zwar auf den ersten Blick die kostenintensivere, auf lange Sicht jedoch effizientere Lösung? Ob Excel oder Konsolidierungssoftware – unstrittig ist, dass IT-Unterstützung benötigt wird.

Vor- und Nachteile von Excel…

Die Gründe, die für einen Einsatz von Excel bei der Gesamtabschlusserstellung sprechen, liegen zunächst auf der Hand: Das Tabellenkalkulationsprogramm steht den Anwendern meist ohne weitere Kosten zur Verfügung und eine Einarbeitung ist häufig nicht erforderlich, was zu einem direkten Kostenvorteil führt. Zudem ist Excel sehr flexibel und kann schnell und einfach an veränderte Anforderungen angepasst werden. Diese Flexibilität ist gleichzeitig allerdings auch der große Nachteil, da Veränderungen nicht dokumentiert werden und somit im Nachhinein nicht nachvollzogen werden können. Da Excel dateibasiert ist, kann der Gesamtabschluss nur von einer Person bearbeitet werden. Aufgrund der fehlenden Versionsverwaltung muss vom Benutzer stets darauf geachtet werden, dass auch wirklich der aktuelle Stand und nicht eine alte Version bearbeitet wird. Fehlende Automatismen erhöhen die Fehlerquote und relativieren den Kostenvorteil, da sehr viel Zeit in die Qualitätssicherung und Fehlerbehebung investiert werden muss.

…und von Konsolidierungssoftware

Größere Kommunen mit vielen Gesellschaften werden wohl kaum um die Anschaffung einer professionellen Konsolidierungslösung herumkommen. Die Frage ist allerdings, ob es nicht auch für mittlere und kleine Kommunen sinnvoll ist, eine Standardlösung für die Erstellung des Gesamtabschlusses einzusetzen. Die meisten Konsolidierungslösungen sind im Gegensatz zu Excel nicht dateibasiert. Das bedeutet zum einen, dass mehrere Benutzer gleichzeitig am Gesamtabschluss arbeiten können. Zum anderen besteht keine Gefahr, aus Versehen an der falschen Version zu arbeiten, die Software stellt immer den aktuellsten Stand zur Verfügung. Ein weiterer Vorteil sind die integrierten Buchungsjournale. Sie geben einen guten Überblick über alle Sachverhalte und sorgen so für ausreichend Transparenz. Des Weiteren bieten professionelle Lösungen oftmals ein so genanntes Aufgaben-Management oder eine Workflow-Unterstützung an, über das der gesamte Prozess organisiert und gesteuert werden kann. Für den Einsatz einer Konsolidierungssoftware sprechen ferner die systemische Unterstützung bei allen relevanten Maßnahmen, wie zum Beispiel bei der Kapital- oder Schuldenkonsolidierung, und die maschinelle Abstimmung der konzerninternen Beziehungen zwischen den in den Konsolidierungskreis einbezogenen Einheiten. Das führt zu einer enormen Zeitersparnis, gleichzeitig werden viele Fehler schon im Vorfeld vermieden. Automatisierte Mechanismen im Bereich der Folgekonsolidierung bieten wertvolle Unterstützung bei der Nachvollzierbarkeit und den Fortschreibungen der Werte. Darüber hinaus stellen die meisten Lösungen eine prüfungssichere und lückenlose Dokumentation zur Verfügung, sodass auch nach Jahren noch nachvollziehbar ist, wie sich der Gesamtabschluss zusammensetzt.
Der Nachteil einer Konsolidierungssoftware liegt im Vergleich zu Excel letztendlich in den höheren Kosten für Anschaffung, Schulung und Einrichtung. Allerdings wird dabei oftmals übersehen, dass sich diese Kosten durch weniger Arbeitsaufwand relativ schnell amortisieren. Neben Geld werden in den Folgejahren insbesondere Zeit und Nerven gespart. Vor diesem Hintergrund hat die Bedeutung des Kostenvorteils von Excel in den vergangenen Jahren deutlich an Gewicht verloren. Zurzeit gibt es auf dem Software-Markt für den kommunalen Gesamtabschluss eine Handvoll Anbieter. Bei der Suche nach einer passenden Anwendung sollte auf mehrere Punkte geachtet werden:
• Benutzerfreundlichkeit,
• Preis-Leistungs-Verhältnis,
• kurze Einführungszeit,
• professionelle Unterstützung.

Kompetente Beratung und Lastenheft

Eine fachliche Beratung ist gerade beim Neuland kommunaler Gesamtabschluss nicht nur ein weiterer entscheidender Bestandteil für eine erfolgreiche Software-Implementierung, sondern auch für das Gelingen des Projekts als solches. Vor der Erstellung des Gesamtabschlusses ist also nicht nur eine geeignete Software zu identifizieren, eine angemessene Projektorganisation und die fachliche Kompetenz aller Mitwirkenden gehören ebenso dazu. Gerade beim ersten Durchgang ist daher eine kompetente Beratung von großem Wert für alle Beteiligten.
Die Auswahl einer geeigneten Konsolidierungssoftware ist sicher keine leichte Aufgabe. Auch wenn die Menge der Anbieter noch recht überschaubar ist, gilt es eine Lösung zu finden, die zum einen exakt den Anforderungen der Kommune entspricht und zum anderen kostengünstig und bedienerfreundlich ist. Deshalb ist es ratsam, vorab ein Lastenheft mit den gewünschten Funktionalitäten auszuarbeiten. Denn nur wer weiß, was er will, bekommt, was er braucht.