ZeiterfassungMehrwerte schaffen

Die Mainfrankenmetropole Würzburg hat eine Vielfalt von Aufgaben zu managen. Das Theater, die Feuerwehr, das Bau- und Gartenamt, die Verkehrsüberwachung, die Stadtreinigung und Verwaltung stellen punktgenau Dienstleistungen für die Bürger bereit. Schlanke Prozesse, perfekte Organisation und eine kostenoptimierte Planung der rund 3.000 Beschäftigten sind dabei gelebtes Prinzip.
Um als eine der sechs größten Städte in Bayern attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten die Personalprozesse ganzheitlich und bereichsübergreifend verbessert werden. Dabei waren die sehr unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Einsatzbereiche eine besondere Herausforderung.

Workforce Management macht Kapazitäten frei

Mit IT-gestütztem Workforce Management hat die Stadt schließlich ein zukunftsweisendes Personal-Management etabliert. Die Lösung der Firma ATOSS integriert den Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst (TVöD) und stellt eine faire und gesetzeskonforme Abrechnung in der ganzen Organisation sicher. Die Behörde baut die Anwendungsmöglichkeiten in allen Bereichen konsequent aus. So reduziert die in der Verkehrsüberwachung eingesetzte elektronische Personaleinsatzplanung den Planungsaufwand und stellt eine bedarfsorientierte und wirtschaftliche Disposition der wertvollen Personalressourcen sicher. Durch das intuitive Mitarbeiterportal Employee & Manager Self Services und die Nutzung der mobilen App für Monteurtrupps, Baukolonnen oder Mitarbeiter mit wechselnden Einsatzorten, haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf sämtliche für sie relevante Informationen. Der administrative Aufwand rund um Zeitwirtschaft und Einsatzplanung ist bei der Stadt Würzburg deutlich gesunken. Gleichzeitig steigen die Arbeitgeberattraktivität und die Zufriedenheit bei den Beschäftigten. Der Nutzen lässt sich messen: Insgesamt wurden bei der Stadt Würzburg im administrativen Bereich der Zeitwirtschaft jährlich Kapazitäten in Höhe von mehr als 14.000 Stunden frei, die für wertschöpfende Tätigkeiten und mehr Bürgernähe genutzt werden.

Manuelle Aufwände reduzieren

Neben der aufwendigen Erfassung von Arbeitszeiten und Kostenstellen per Hand war bei der Stadt Würzburg vor allem die manuelle Berechnung von Lohnbestandteilen ein großer Zeitfresser. Schließlich machten im Jahr 2005 die komplexen Anforderungen des Tarifvertrags TVöD die Einführung einer elektronischen Zeitwirtschaft unabdingbar. Eine manuelle Abbildung der Tarifbedingungen war nahezu unmöglich. Heute erfolgt die Erfassung der täglichen Arbeitszeiten von aktuell circa 2.250 Beschäftigten der Stadt Würzburg an 50 Zeiterfassungsterminals. Die Bewertung der Arbeitszeiten und deren Übergabe an das angebundene Lohn- und Gehaltssystem erfolgt vollautomatisch, Fehlerquellen und manuelle Aufwände werden reduziert. Eine transparente, faire und exakte Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten inklusive etwaiger Zuschläge ist lückenlos gewährleistet. Die Zufriedenheit bei den Beschäftigten und im Personalbereich ist gestiegen. Auch die Erfassung von Tätigkeiten in Form von Kostenstellenkombinationen über die Zeiterfassungsgeräte ist für viele Beschäftigte mittlerweile täglicher Standard und die Basis von Gebührenkalkulationen und Abrechnungen.

Jederzeit Zugriff aufs eigene Zeitkonto

Mit der ATOSS Personaleinsatzplanung werden auch die komplexen Dienstanforderungen im Bereich Verkehrsüberwachung geplant und abgebildet. Das Schichtsystem mit wechselnden Arbeitsplätzen und vorgegebenem Arbeitszeitverhältnis im Außen- und Innendienst stellte die Planer vor große Herausforderungen. Heute werden Schichtvorgaben, gesetzliche Regelungen und TVöD automatisch berücksichtigt. Gleichzeitig herrscht durch die ATOSS Online-Auskünfte höchste Transparenz. Planungsverantwortliche und Mitarbeiter können rechtzeitig reagieren und die Vorgaben der Stadt problemlos einhalten.
Durch das intuitive Mitarbeiterportal Employee & Manager Self Services haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf relevante Informationen wie gestempelte Arbeitszeiten, Saldenstände oder Abwesenheiten. Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter die volle Verantwortung für seine eigenen Zeitkonten. Zeitaufwendige Rückfragen bei der Personalabteilung oder vergessene Buchungen gehören der Vergangenheit an. Dadurch wird die Administration in erheblichem Maße entlastet. Mithilfe der ATOSS Online-Auskünfte werden die für den TVöD erforderlichen 32 Zeitkonten für den Mitarbeiter vollständig transparent. Im Intranet finden die Beschäftigten umfassende Dokumentationen zu allen für sie relevanten Bereichen der Anwendung in Form von PDF-Dokumenten und Videos.

Arbeitszeiten können auch mobil erfasst werden

Mit Einführung der mobilen Zeitwirtschaft eröffnen sich neue Chancen für den Alltag bei der Stadt Würzburg. Über das dienstliche Smartphone erfassen aktuell etwa 250 Beschäftigte mit wechselndem Einsatzort, etwa beim Bauhof oder der Stadtreinigung, jederzeit und überall ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten, Tendenz steigend. Nacherfassungen oder Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig wird die Verrechnung deutlich beschleunigt. Auch die eigenen Zeitsalden können jederzeit unabhängig vom Standort eingesehen werden. Die mobile App ist ein echter Problemlöser für Beschäftigte mit wechselnden Einsatzorten. Punktgenaue Zeiterfassung, Gruppenbuchungen und untertägige Kontierungen via Smartphone sind inzwischen gelebte Praxis.
Die Nutzung der Smartphones hat einen weiteren Vorteil: Eine städtische E-Mail-Adresse direkt vor Ort ermöglicht beispielsweise den Zugriff auf Rundschreiben und Stellenausschreibungen. Positive Nebeneffekte: Die unkomplizierte mobile App hat der Stadt in der Anfangsphase der Flüchtlingskrise in den Notbüros gute Dienste geleistet. Und auch bei der Vorbereitung der Landesgartenschau 2018 zeigt sie ihre Stärke. Zukünftig sind noch weitere dienstliche Anwendungen auf diesen Geräten geplant, denn die Stadt Würzburg baut ihre Workforce-Management-Lösung konsequent aus.
Claus Erlenbach, Projektleiter Arbeitszeit-Management bei der Stadt Würzburg, erklärt: „Bürgernähe, zügiger Service und Mitarbeiterorientierung haben bei uns höchste Priorität. Workforce Management führt gerade im öffentlichen Dienst zu mehr Effizienz in der Personalverwaltung und zu optimierten Prozesskosten. Wir gewinnen Zeit für das Wesentliche“. So viel Effizienz ist eine Auszeichnung wert. Für das Projekt „Von der Behörde zum Servicebetrieb“ erhielt die Mainfrankenmetropole den DiALOG-Award „Excellence with EIM“. Der Preis zeichnet intelligente Lösungen und gelebte Konzepte in der Praxis aus, die zu einer nachhaltigen Verbesserung der administrativen Unternehmensprozesse beitragen.