TaunussteinMobi Man auf Probe

Vor dem Hintergrund, die Arbeitsprozesse der Politik und der Verwaltung auf kommunaler Ebene optimieren zu wollen, beschloss die Stadtverordnetenversammlung im hessischen Taunusstein Ende 2010 ein Pilotprojekt zum Mobilen Mandatsträger zu starten. Mit dem so genannten Mobi Man sollten Kosteneinsparungen bei Papier, Kopien und Personal aufseiten der Verwaltung und Zeiteinsparungen, effizientere Arbeitsweisen sowie eine innovative Gremienarbeit aufseiten der Politik erreicht werden. Im Februar 2011 tagte der Magistrat in Taunusstein erstmals digital unterstützt. Für die zwölf Pilotanwender fanden vorab Schulungen statt und sie wurden von der Verwaltung mit Laptops beziehungsweise iPads ausgestattet. Seit November 2011 erhalten sie Einladungen und Unterlagen zu den Gremiensitzungen fast ausschließlich digital.
Im Zuge der Umsetzung von Mobi Man sind einige Veränderungen vorgenommen worden. So wird das Ratsinformationssystem fortlaufend optimiert. Um zu gewährleisten, dass die digitale Ratsarbeit ein einheitliches Verfahren darstellt, wurde für die Verwaltung festgelegt, ab dem 1. Januar 2011 auf Papier und Unterschriften im Hinblick auf die Gremienarbeit zu verzichten, die Informationen digital zu erfassen und elektronisch im Workflow-Verfahren weiterzuleiten.

Kooperation mit RIS-Hersteller

Seit der Umstellung kooperiert die Stadtverwaltung noch enger mit dem Hamburger IT-Dienstleister CC e-gov, welcher die von der Kommune genutzte Software ALLRIS.net zur Gremienarbeit betreibt. ALLRIS.net ist für die papierlose Arbeit der Taunussteiner Mandatsträger von elementarer Bedeutung. Über einen individuellen Zugang bietet ihnen das Ratsinformationssystem diverse Informationsmöglichkeiten zu den Inhalten der Sitzungsunterlagen, zum Beispiel der Tagesordnung, dem Ort, Raum und der Zeit. Außerdem verfügt ALLRIS.net über eine Recherchefunktion zu allen Themen, die in der Vergangenheit diskutiert wurden. In einer Kalenderübersicht können sowohl Sitzungen, die bereits stattgefunden haben, als auch geplante Sitzungen sowie entsprechende Niederschriften eingesehen werden. Das Einsichtsrecht jedes Mandatsträgers ergibt sich aus dessen Gremienzugehörigkeit.
Nachdem im Dezember 2011 die letzte Sitzung stattgefunden hatte, erhielten die Testpersonen einen Fragebogen zum Projekt. Damit sollte eine Grundlage für die weitere Umsetzung von Mobi Man geschaffen werden. Die Auswertung dieser Umfrage zeigt, dass die Pilotanwender im Allgemeinen mit den zur Verfügung stehenden Funktionen zufrieden sind, allerdings gab es auch Verbesserungswünsche. Einige Anregungen sind im weiteren Projektverlauf bereits umgesetzt worden, andere müssen noch von der Taunussteiner Verwaltung sowie der Firma CC e-gov auf ihre Effizienz und Umsetzbarkeit hin überprüft werden.

Verlängerter Testlauf

Um eine belastbare Aussage über die Akzeptanz und Sinnhaftigkeit des Mobilen Mandatsträgers zu erhalten, ist der Testlauf verlängert worden. Bis Ende September 2012 sollten mindestens 20 weitere Mandatsträger als Testpersonen dazu gewonnen werden. Mittlerweile gibt es bei der Stadt Taunusstein 29 Testanwender. Für sieben weitere wurde bereits die nötige technische Ausrüstung bestellt. Die Testpersonen können im Rahmen des Projekts zwischen vier Optionen wählen. Sie können sich ein iPad mit Internet-Zugang geben lassen. Ebenso kann ihnen ein UMTS-Stick mit Internet Flatrate via SIM-Karte für den Einsatz im privaten Laptop bereitgestellt werden. Sie können die SIM-Karte aber auch für den Einsatz mit dem privaten iPad erhalten. Möchten die Abgeordneten einen privaten Laptop mit Internet-Zugang nutzen, erhalten sie eine monatliche Abgeltungspauschale. Im Zuge der ersten Testphase von Mobi Man wurde eine Gruppe von Mandatsträgern mit Tablet-PCs, eine andere mit Laptops und eine weitere sowohl mit Tablet-PCs als auch mit Laptops ausgestattet. Auf diese Weise konnte ermittelt werden, welches Gerät bevorzugt wird. Der Zugang zum Internet beziehungsweise zum Ratsinformationssystem wurde über das rathauseigene WLAN sichergestellt.

Tablet-PC vs. Laptop

Die große Mehrheit der Testpersonen hat sowohl den Tablet-PC als auch den Laptop als geeignet erachtet, wobei der Tablet-PC hinsichtlich des WLAN-Empfangs und der Akkuleistung eine bessere Bewertung erhalten hat. Die geringe Akkuleistung beziehungsweise der hohe Eigenverbrauch der Laptops zwang die Mandatsträger häufig dazu, während laufender Sitzung das Netzteil des Geräts anzuschließen. Dies kann nicht zuletzt zu Steckdosenmangel und Kabelsalat auf den Konferenztischen führen. Ein Tablet-PC hingegen läuft mit einer Akkuladung mindestens acht Stunden. Zudem erwies sich dessen Anbindung an den Access Point über WLAN als äußerst zuverlässig und schnell. Während Laptops regelmäßig zur Aktualisierung eingesammelt werden müssen, benötigen Tablet-PCs kaum Software Updates. Darüber hinaus wird der Tablet-PC aufgrund seiner geringen Größe und seines geringen Gewichts von den Mandatsträgern geschätzt. Aus diesen Gründen hat sich die Stadt Taunusstein dafür entschieden, im weiteren Projektverlauf ausschließlich auf Tablet-PCs zu setzen.

iPad im Einsatz

Derzeit werden Tablet-PCs des Typs iPad 2 mit 16 Gigabyte, WiFi und 3G beschafft. Ein Modell dieser Konfiguration ist ausreichend für die Arbeit mit dem Ratsinformationssystem und für Recherchetätigkeiten im Internet. Es ist derzeit im Internet-Versand für etwas mehr als 400 Euro zu erwerben.
Jeder Tablet-PC wird mit einer SIM-Karte ausgestattet, sodass jenseits der Reichweite des Rathaus-WLANs Zugang zum Internet besteht. Dies ermöglicht den Mandatsträgern mehr Freiraum bei der Ratsarbeit und sorgt dafür, dass die Abgeordneten auch während der Sitzungen online sind: Sollten das Rathaus-WLAN ausfallen oder aufgrund intensiver Nutzung Kapazitätsprobleme auftreten, kann jederzeit auf den Internet-Zugang via SIM-Karte zurückgegriffen werden.
Um Handlungssicherheit aufseiten der Mandatsträger zu schaffen, aber auch um die IT-Sicherheit zu erhöhen, hat die Stadt Taunusstein eine Nutzungsrichtlinie entworfen, die für alle Testanwender im Rahmen von Mobi Man verpflichtend ist. So darf der Tablet-PC nur für das Ehrenamt des Mandatsträgers genutzt werden. Dabei dürfen der Stadt keine Kosten, etwa durch Roaming-Gebühren, entstehen. Nicht zuletzt dürfen nur die Mandatsträger mit dem Gerät arbeiten. Um die IT-Sicherheit zu erhalten, sollten auf den iPads keine VPN-Zugänge ins rathauseigene Netzwerk eingerichtet werden. Daher befindet sich die Ratsinformationsplattform ALLRIS.net mit allen für die Ratsarbeit notwendigen Dokumenten auf dem Server des Anbieters. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Integrität des Rathaus-Netzwerks etwa bei Verlust des Tablet-PCs nicht gefährdet ist.
Nach Ablauf der verlängerten Testphase ist eine erneute Umfrage unter den Pilotanwendern geplant. Durch die Erhöhung auf mindestens 30 Testpersonen können dabei eine repräsentative Aussage und ein klares Votum für oder gegen die endgültige Einführung von Mobi Man in Taunusstein erreicht werden.