RatsinformationssystemeMobil ist Trumpf

Was sich viele Mandatsträger lange gewünscht haben, lässt sich heute mit der Lösung SD.NET verwirklichen: Der mobile und papierlose Sitzungsdienst des Software-Entwicklers Sternberg erleichtert die Gremienarbeit und unterstützt Gremien- und Parlamentsmitglieder.
Die Lösung wird in Hessen von dem kommunalen IT-Dienstleister ekom21 vertrieben. Dieser stellt eigens Mitarbeiter für die Beratung, die technische Installation und den Support sowie die persönliche Betreuung der Kommunalverwaltungen zur Verfügung – ein Service, der vor allem in letzter Zeit verstärkt in Anspruch genommen wird.

Wichtige Dokumente immer dabei

SD.NET ermöglicht es den Mandatsträgern, alle wichtigen Dokumente zur Vor- und Nachbereitung einer Sitzung in digitaler Form mit sich zu führen. Damit gehören schwere Papierstapel oder unhandliche Aktenordner der Vergangenheit an. Mandatsträger können so beispielsweise Fahrzeiten mit dem Zug, Bus oder Taxi nutzen, um sich in die Unterlagen für die nächste Sitzung einzulesen. Gleiches gilt für abendliche Arbeitsstunden von Zuhause aus.
Für mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablet-PCs steht eine komfortable App bereit. Insgesamt können Nutzer mit dem Sitzungsdienst orts- und zeitunabhängig aktuelle Tagesordnungen einsehen, Protokolle zu vergangenen Sitzungen lesen oder ihre Sitzungsgeldabrechnungen kontrollieren. Eine integrierte Textverarbeitung ermöglicht es zudem, sofort Änderungen vorzunehmen, Textpassagen farblich zu markieren, Freihandnotizen zu erfassen und diese – falls gewünscht – mit anderen Sitzungsteilnehmern zu teilen. Notizen und Anmerkungen in der App synchronisiert die Lösung automatisch mit dem Desktop-PC.

App für eine offene Verwaltung

Eine Bürger-App sorgt zusätzlich dafür, dass sich auch politisch interessierte Bürger die Sitzungsunterlagen vollautomatisch auf ihr Tablet laden können. In einer Zeit, in der Bürgerbeteiligung und eine offene Verwaltung zentrale Ziele sind, ist das ein klarer Sympathiepunkt für die Kommunen.
Die App unterstützt die Gremienarbeit aber noch umfassender. So lassen sich alle Sitzungsunterlagen, die Kommunen online bereitstellen, auf mobilen Endgeräten speichern. Damit stehen die Sitzungsunterlagen der vergangenen Jahre bereit und lassen sich mit der integrierten Volltextrecherche bequem erschließen. Gremienmitglieder finden auf diese Weise auch ältere Dokumente schnell und zuverlässig und können sich so optimal vorbereiten.

Notizen sind hoch verschlüsselt

Neben der Sitzungsvor- und Nachbereitung können mit der App außerdem ganze Meetings virtuell abgehalten werden. Hierzu stellt ein Workflow Tagesordnungspunkte auf dem mobilen Endgerät bereit, über die Gremien dann online abstimmen können. Bei dringenden Angelegenheiten werden die Gremienmitglieder per Nachricht zur Stellungnahme oder Stimmabgabe aufgefordert.
So hilfreich die App ist, so sensibel sind auch die Unterlagen. Deshalb werden Dokumente und Bearbeitungen ebenso wie Notizen stets hoch verschlüsselt auf den mobilen Endgeräten abgelegt. Sollten Smartphone oder Tablet gestohlen werden oder verloren gehen, hat trotzdem kein Unbefugter Zugriff auf die darauf gespeicherten Dokumente. Für die notwendige Sicherheit sorgt ekom21 in seinem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Rechenzentrum.
Wenn Gremien es wünschen, können sie ihre gesamte Arbeit mit SD.NET steuern. Ob Einladungen versenden, Tagesordnungen erstellen oder Dokumente hochladen und teilen, die Gremien- und Fraktionsarbeit wird deutlich einfacher und die Mandatsträger können sich auf die entscheidenden Fragen konzentrieren.

ekom21-Gremien arbeiten auch mit SD.NET

ekom21 ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und damit wie ein Zweckverband organisiert. Dementsprechend sind verschiedene Gremien installiert. Neben einer Verbandsversammlung, quasi der Hauptversammlung aller Mitglieder, gibt es einen Verbandsvorstand sowie einen Finanzausschuss. Die gleichnamige Tochter von ekom21, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, verfügt zudem über einen Aufsichtsrat. Die Arbeit dieser Gremienmitglieder unterscheidet sich nicht wesentlich von der anderer Mandatsträger: Auch hier gibt es Sitzungen, Tagesordnungen, Beschlussvorlagen, Sitzungsunterlagen und Protokolle.
Was lag also näher, als die Software-Lösung SD.NET auch selbst einzusetzen? Nach einer kurzen, aber effektiven Vorbereitungszeit waren die administrativen und technischen Voraussetzungen zur Einführung von SD.NET bei ekom21 geschaffen. Im Dezember 2015 hat die Verbandsversammlung dann die Einführung des elektronischen Sitzungsdienstes mit großer Mehrheit beschlossen. Anfang 2016 erhielten sämtliche Mitgliedsverwaltungen ein Schreiben, in dem sie gebeten wurden, ihre nach der Kommunalwahl neu zu wählenden Vertreter für die Verbandsversammlung zu benennen. Insgesamt mussten dadurch die Daten von mehr als 1.000 Vertretern und Stellvertretern der ekom21-Mitgliedsverwaltungen nebst den erforderlichen Kontaktinformationen erfasst werden.

Weniger Ordner, Toner, Porto und Papier

Während früher mehrere Mitarbeiter mit der Zusammenstellung von Papierunterlagen, dem Abheften der Dokumente in Aktenordnern sowie dem postalischen Versand beschäftigt waren, werden die Sitzungsunterlagen heute per Mausklick vorbereitet und versendet. Auch in Sachen Zustellfristen ist das eine erhebliche Erleichterung. SD.NET brachte darüber hinaus noch einen weiteren Vorteil mit sich: ekom21 hat seit der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes den Verbrauch an Aktenordnern, Tonern, Porto und Papier erheblich reduziert und leistet so, zusammen mit den Mitgliedergremien, einen maßgeblichen Beitrag zum Umweltschutz.