ZeiterfassungModelle für Arbeitszeit

Die Zugspitze ist nicht nur der höchste Berg Deutschlands, sondern auch eines der beliebtesten Urlaubsziele. So mancher Skifahrer oder Wanderer legt bisweilen einen Zwischenstopp im Klinikum Garmisch-Partenkirchen ein, wenn er auf einer der Pisten zu Schaden gekommen ist. Die Klinik ist aber nicht nur die erste Adresse für verunglückte Alpinisten, sondern mit 1.250 Mitarbeitern auch der zweitgrößte Arbeitgeber im Landkreis. Angesichts der täglichen Veränderungen im deutschen Arbeitsrecht ist es eine ungeheure Herausforderung, den 24-Stunden-Betrieb einer Klinik mit bis zu 600 verschiedenen Arbeitszeitmodellen zu organisieren. Dank der Zusammenarbeit mit der Firma ISGUS ist es dem Klinikum Garmisch gelungen, die Personalzeiterfassung und Dienstplanung komplett digital abzubilden, was nicht nur viel Zeit spart, sondern auch etliche Regalmeter, die früher für Urlaubsanträge und -bewilligungen sowie Stundenzettel vorgehalten werden mussten.
„Unser Ziel war es, die Arbeitszeiten all unserer Mitarbeiter zu erfassen, zu dokumentieren und in einem System zusammenzuführen“, begründet Personalleiter Hansjörg Müller den Schritt, die Zeiterfassung und die Dienstplanung ZEUS einzuführen. Die Vorteile der neuen Software spüren Geschäftsleitung und Mitarbeiter gleichermaßen. Für die Personalleitung fällt beispielsweise die aufwändige Berechnung von Urlaubs- und Stundenrückstellungen zum Jahresende weg, die ohne die Lösung ZEUS immer extrem zeitaufwändig war. Die Mitarbeiter können im PC jederzeit ihr aktuelles Zeitkonto einsehen inklusive Überstunden und Schichtarten sowie Krankheitstage und Urlaubsansprüche. Mit der Zeiterfassung und dem ZEUS Web Workflow hat sich aber nicht nur die damit verbundene Zettelwirtschaft erübrigt, auch die ehemals verwendeten Stechkarten gehören nun der Vergangenheit an. So seien Stechkarten nicht selten in der Brusttasche eines Arztkittels vergessen und dann in der Klinikwäscherei mitgewaschen worden, erzählt Hansjörg Müller.

Verschiedene Arbeitszeitmodelle

Laut eines neueren Urteils des Bundesarbeitsgerichts zählen Umkleide- und Wegezeiten zur Arbeitszeit. Deshalb muss jeder Klinikmitarbeiter die Gelegenheit bekommen, sich noch vor dem Umkleiden im System anzumelden. Dann spielt es keine Rolle mehr, wie weit der jeweilige Weg bis auf die Station ist, denn die Wegezeit dorthin ist bereits Arbeitszeit. Diese Praxis entspricht nicht nur der aktuellen Gesetzgebung, sondern beendet auch so manche Diskussion um gerechte Berechnung der Arbeitszeiten. Umsetzen lässt sich das höchstrichterliche Urteil zum Beispiel mit Transpondern oder Chipkarten. Ohne eine solche Regelung wären Klinikmitarbeiter benachteiligt, die einen weiten Weg von der Umkleide bis zu ihrem Arbeitsplatz haben.
In der ZEUS Zeiterfassung lassen sich beliebig viele Arbeitszeitmodelle komfortabel verwalten – in einem 24-Stunden-Betrieb wie dem Klinikum Garmisch heute unverzichtbar. Die Vielfalt heutiger Arbeitszeitgestaltung lässt sich softwaretechnisch eins zu eins abbilden und vereinfacht so die Verwaltung. Die ehemals getrennt erfassten Bereiche Pflege und Verwaltung laufen jetzt über die beiden Programme Zeiterfassung und Dienstplanung, sodass die Arbeitszeiten aller Klinikmitarbeiter lückenlos erfasst und dokumentiert werden. Motivatoren für die Einführung der neuen „Zeitrechnung“ waren nicht ganz überraschend die Ärzte, die ja mancherorts über Marathondienste von bis zu 36 Stunden klagen. Die Mitarbeiter können durchgehend ihr aktuelles Arbeitszeitkonto einsehen, die Geschäftsführung kann sich via Auswertungen und Ausfallstatistiken jederzeit ein exaktes Bild über Effizienz und Auslastung des Klinikums machen, um Abläufe und Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Der Schulungsaufwand für Geschäftsleitung, Management, Stationsleitungen und Mitarbeiter belief sich insgesamt auf circa drei Wochen.

Persönlicher Wunschdienstplan

Eine der größten Herausforderungen moderner Arbeitszeitregelungen ist für Personalleiter Hansjörg Müller die praktische Umsetzung rechtlicher Vorgaben aus dem Tarifgesetz. „Es wird immer komplizierter und schwieriger“, urteilt der erfahrene Personaler nicht ganz ohne Sorge. Ein Beispiel: Früher musste man als Pflegekraft wechselweise in allen drei Schichten, also Früh-, Spät- und Nachtschicht arbeiten und in jeweils fünf Wochen durchschnittlich 40 Nachtdienststunden absolvieren. Heute muss man binnen eines Monats zweimal mehr als eine Nachtschicht absolvieren, um die Zulage zu bekommen. Im Klinikum Garmisch-Partenkirchen stellt jede Station besondere Anforderungen an die Bereitstellung von Personal. Neben dem Schichtdienst gibt es auch Bereitschafts- und Rufdienste, die das Spektrum der Tagesmodelle erweitern. Hinzu kommt, dass an bestimmten Tagen unterschiedliche Vergütungsmodelle gelten, sodass im Prinzip pro Wochentag und Station unterschiedlichste Arbeitszeit- und Kostenrahmen entstehen.
Im Modul ZEUS Dienstplanung hat jeder Klinikmitarbeiter die Möglichkeit, einen persönlichen Wunschdienstplan einzugeben, etwa wenn die Pflegekraft Lieblingskollegen hat, mit denen sie gerne eine Schicht übernehmen will. Anhand dieser Wunschdienstpläne kann die Stationsleitung die bevorzugten Arbeits- und Schichtzeiten einsehen und mit dem jeweiligen Personalbedarf abgleichen. Zuviel Personal kann sie dabei nicht einplanen, da sofort ein roter Button erscheint, wenn mehr Personal im Dienstplan auftaucht als die Pflegedirektorin des Klinikums in den Voreinstellungen vorgegeben hat.

Gratwanderung Personalkosten

Im Krankenhaus ist der Faktor Personal mit Abstand der wichtigste Kostenfaktor. 70 Prozent aller anfallenden Kosten sind personalbedingt. Zwischen den Anforderungen der Geschäftsführung, den Wünschen der Mitarbeiter und den Notwendigkeiten der Patientenversorgung liegt der schmale Grat, auf dem sich Personalleiter Hansjörg Müller bewegt. Um auch in Zukunft ein attraktiver Arbeitgeber zu bleiben und ausreichend Fachkräfte für das Klinikum Garmisch zu gewinnen, sei es erforderlich, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle anzubieten, schildert Müller den harten Wettbewerb um Fachkräfte im Pflegesektor. Dabei bietet der hohe Freizeitwert von Deutschlands Wintersportmekka Garmisch eigentlich optimale Rahmenbedingungen für Familien. Die meisten Kliniken in Deutschland schreiben bekanntlich rote Zahlen. Deshalb wird das Thema Personalabbau im deutschen Gesundheitswesen leider auch in Zukunft aktuell bleiben – unabhängig von der Effizienz der eingesetzten Personalzeiterfassungs- und Dienstplanungs­software.