WolfsburgModernisierung findet Stadt

Wie bereitet man sich als Stadtverwaltung auf aktuelle und zukünftige Herausforderungen vor? Große Themen wie die kommunale Haushaltssituation, die Corona-Pandemie und eine gesteigerte Aufmerksamkeit gegenüber dem Klimaschutz führen dazu, dass Verwaltungen in vielen Bereichen umdenken und sich neu aufstellen müssen. Darüber hinaus gilt es, Megatrends wie den demografischen Wandel und die Digitalisierung als technologischen und gesellschaftlichen Wandel mitzugestalten, anstatt der ständigen Veränderung nur hinterherzueilen.
Unter dem Motto „Modernisierung findet Stadt“ wird das Thema der Verwaltungsmodernisierung in Wolfsburg seit dem Jahr 2019 verstärkt in den Vordergrund gerückt. Ziel ist es, die Verwaltung effektiver, effizienter und zukunftsorientiert zu gestalten. Die Modernisierung der Verwaltung ist eine bereichsübergreifende, kontinuierliche Gemeinschaftsaufgabe, die durch eine Koordinierungsstelle im Referat Zentrales Organisationsmanagement gesteuert wird. Dabei soll die Digitalisierung kein Selbstzweck sein und auch die Lehren aus der Corona-Pandemie mit langen Zeiten von eingeschränktem Besucherverkehr und mobilem Arbeiten sollen genutzt werden. Beide Themen werden die Arbeit in der Verwaltung maßgeblich verändern: Anforderungen und Bedürfnisse der aktuellen und zukünftigen Mitarbeitenden ändern sich. Die verschiedenen Arbeitsbereiche werden in puncto Zukunftsfähigkeit genau unter die Lupe genommen – mit dem Ziel, eine attraktive Arbeitgeberin zu sein und gleichzeitig den Bürgerinnen und Bürgern einen ausgezeichneten Service zu bieten.

Vier Themen-Cluster

2019 hat sich die Stadt Wolfsburg gemeinsam mit der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) auf den Weg gemacht, den städtischen Haushalt nachhaltig zu optimieren und die Verwaltung zu modernisieren. Im ersten Schritt wurde die Haushaltskonsolidierung mit Blick auf die städtischen Finanzen forciert. Diese Bestrebungen werden nach wie vor fortgesetzt. Im Rahmen des Prozesses erarbeiteten die KGSt und Mitarbeitende der Stadt Wolfsburg Optimierungsvorschläge. Gemeinsam mit dem Verwaltungsvorstand wurden daraus im Jahr 2020 vier Schwerpunktthemen für die Modernisierung identifiziert und festgehalten. Der Prozess soll aus vier Themen-Clustern bestehen: Personal-Management, Moderne Arbeitswelten, Struktur und Effizienz sowie Verwaltungsdigitalisierung.
Aus der gemeinsam entwickelten Vision der Verwaltungsmodernisierung leiten sich für die vier Themen-Cluster strategische Ziele ab. Diese werden in interdisziplinären Steuerungsgruppen weiterentwickelt und bei Bedarf ergänzt. Die Steuerungsgruppen stellen die „Maschinenräume der Modernisierung“ dar. Hier werden Maßnahmen entwickelt, hier bietet sich Raum für Innovation und eine Austauschplattform für die Projektarbeit. Durch neue Formen von Austausch und Zusammenarbeit wird sich auch die Organisationskultur weiterentwickeln. Jedes Projekt und jede Maßnahme werden so zum Katalysator für weitere Modernisierungsvorhaben.

Übergeordnete Projekt-Management-Stelle

Die Koordinierungsstelle für Verwaltungsmodernisierung im Referat Zentrales Organisationsmanagement der Stadt Wolfsburg trägt die Gesamtverantwortung für den Prozess. Sie ist die zentrale Steuerungseinheit im Modernisierungsprozess und Knotenpunkt der Kommunikation zwischen allen Akteuren. Als übergeordnete Projekt-Management-Stelle achtet sie darauf, dass die Projekte strategisch ausgerichtet sind und erfolgreich durchgeführt werden. Darüber hinaus bezieht sie Mitarbeitende aktiv in die Modernisierungsvorhaben ein. Durch Vorschläge aus einer Mitarbeiterbefragung und eigene fachliche Impulse sorgt sie für einen beständigen Austausch über Chancen zur Weiterentwicklung der Verwaltung.
Die Stadtverwaltung Wolfsburg will sich als moderne Arbeitgeberin aufstellen, um die demografische Entwicklung und den damit einhergehenden Fachkräftemangel erfolgreich zu gestalten. Dafür sind moderne Führungsmethoden sowie eine den laufenden Anforderungen entsprechende Qualifizierung der Mitarbeitenden essenziell. Um diese Ziele zu erreichen, werden im Cluster Personal-Management die Themenfelder Employer Branding, Recruiting, Personalplanung, Kompetenzen und Qualifizierung sowie Führung (Strukturen, Modelle, Stile) jeweils einen Schwerpunkt darstellen und ganzheitlich betrachtet.

Moderne Arbeitswelten

Unter dem Cluster Moderne Arbeitswelten werden im Verwaltungsmodernisierungsprozess neue Büroraumkonzepte, Arbeitsmittel und Arbeitsweisen erprobt, um Herausforderungen wie aktuell diejenige durch die Covid-19-Pandemie erfolgreich zu bewältigen. Ziel ist es, Innovationen zu fördern und passende Arbeitsbedingungen für die heterogenen Aufgaben der Kommunalverwaltung zu schaffen. Dazu werden die Themen Arbeitsmethoden und Kollaboration, mobiles Arbeiten, Desk-Sharing, aber auch Arbeitszeiten und -modelle in den Fokus genommen.
Damit die Stadt Wolfsburg effektiv und effizient arbeitet und die Struktur der Organisation optimal an den Aufgaben und Tätigkeiten der Verwaltung ausgerichtet ist, bedarf es im Cluster Struktur und Effizienz verschiedener Instrumente. Dazu gehören etwa Aufgabenkritik und Prozessoptimierung. Auch Wirtschaftlichkeitsaspekte spielen eine wegweisende Rolle.
Mit dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) kommen Verwaltungen an der Digitalisierung nicht mehr vorbei. Sie bietet Behörden viele Möglichkeiten, um besser und schneller arbeiten zu können – nach innen und außen. Unabhängig von Ort und Zeit können Mitarbeitende so auf Formulare und Informationen in digitaler Form zugreifen, Sachverhalte klären und Verwaltungsvorgänge beschleunigen. Vo­raussetzung dafür sind neben der benötigten Software auch die technische Ausstattung, sprich Hardware. Eine medienbruchfreie Kommunikation und Bearbeitung ist hier das angestrebte Ziel. Auch das Prinzip „one face to the customer“ – also eine feste Ansprechperson unabhängig von Anliegen und Kommunikationskanal – ist im Zuge der Verwaltungsdigitalisierung als ein Schwerpunkt zu sehen. Es dient dazu, Informationsverluste zu vermeiden und durch eine bessere Betreuung eine höhere Kundenzufriedenheit zu schaffen.

Partizipativer Prozess

Die Modernisierung der Stadtverwaltung Wolfsburg ist eine Aufgabe, die alle Mitarbeitenden, aber auch die Bürgerinnen und Bürger betrifft. Der Prozess soll daher soweit wie möglich partizipativ erfolgen, denn nur so kann er seine Wirkung entfalten und gelebt werden. Verwaltungsvorstand, Führungskräfte und Interessenvertretungen der Stadt Wolfsburg werden in einem nächsten Schritt eine gemeinsame Vision der Verwaltungsmodernisierung sowie gemeinsame strategische Ziele entwickeln.
Der Prozess der Verwaltungsmodernisierung bedarf in vielen Punkten eines Umdenkens und das Betreten neuer Wege. Was aber schon jetzt feststeht: Es handelt sich dabei um eine Daueraufgabe.