KassenrechtNeue Regeln

Im vergangenen Jahr standen nicht nur diverse Digitalthemen, wie die Digitalisierung von Datenübermittlungen im Gewerbewesen, das Onlinezugangsgesetz (OZG) oder die E-Akte im Fokus, 2022 war auch geprägt von Neuerungen im Kassenrecht. Auf der kommunalen Agenda standen etwa die Ablösung von Registrierkassen oder die Einführung revisionssicherer Kassensysteme. Teil dieser Projekte waren zudem das künftige Umsatzsteuerhandling und die Optimierung von Bezahlprozessen.
Ursprünglich sollten zahlreiche Kommunen und deren Einrichtungen als juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR) schon ab Januar dieses Jahres umsatzsteuerpflichtig werden. Kurz vor Weihnachten hat der Bund jedoch eine Verlängerung der Optionsregelung für das alte Umsatzsteuerrecht für zwei weitere Jahre beschlossen. Kommunen können also noch bis zum Jahr 2025 von der Umsatzsteuerbefreiung durch Übergangsregelungen profitieren, ehe §2b Umsatzsteuergesetz (UStG) zum Tragen kommt. Viele haben aber bereits das vergangene Jahr genutzt, um ihre Kassen für das neue Umsatzsteuerrecht zu ertüchtigen – so auch viele Kunden des Unternehmens EDV Ermtraud, Anbieter der Kassenlösung TopCash.

Für welche Leistungen besteht Umsatzsteuerpflicht?

Im Vorfeld galt es dabei, die umsatzsteuerpflichtigen Leistungen und Produkte zu identifizieren. Dabei unterstützte EDV Ermtraud zahlreiche Anwender aktiv. Vereinfacht lässt sich zusammenfassen: Nur eine Gebühr im Sinne einer klassischen Amtshandlung ist steuerfrei. Darüber hinausgehende Leistungen sind mit Umsatzsteuer abzurechnen. Umsatzsteuerpflicht besteht beispielsweise für Souvenirs im Fremdenverkehrsamt, Snacks und Getränke in der Rathauskantine, Bücher im Museumsshop, Eintritte, Stammbücher im Standesamt, Zusatzleistungen zum amtlichen Trauakt, Urkundenduplikate, Feinstaubplaketten in der Zulassungsstelle, Kopien im Bürgeramt, Leistungen des Bauhofs, Gebühren für beschleunigte Fallbearbeitung oder die Vermietung von Räumen, Turnhallen und Stellplätzen.
Im Folgenden musste im Kassensystem für die einzelnen Produkte der jeweils gültige reguläre oder ermäßigte Steuersatz hinterlegt werden. In Einzelfällen galten auch Sondersteuersätze, etwa für den gemeindlichen Holzverkauf. Die Steuersatzverwaltung im Kassenverfahren unterstützte die TopCash-Anwender effektiv – die Steuersätze werden zentral verwaltet, und nicht bei jedem Einzelprodukt. Sollte – wie es im Zuge der Krisenmaßnahmen während der Corona-Pandemie der Fall war – befristet eine reduzierte Mehrwertsteuer gelten, oder eine Änderung zu einem Stichtag angekündigt werden, kann diese automatisiert, zeitgesteuert und ohne manuelles Eingreifen eingepflegt werden.
Um revisionssicher zu buchen, müssen die Verwaltungen schließlich eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nachweisen, welche EDV Ermtraud aus einer Hand ausliefert. Netzwerkgebunden, dadurch ausfallsicherer als potenziell nicht erreichbare Cloud-Systeme via Internet, speichert die Swissbit-TSE jeden einzelnen Buchungsvorgang im Blockchain-Prinzip, das als Nachweis der lückenlosen Kassenführung gilt. Stand November 2022 haben rund 150 Städte, Gemeinden und Kreisverwaltungen ihr TopCash-Kassensystem mit der Technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet. Die Swissbit-TSE ist nicht von den Zertifikatsproblemen der Bundesdruckerei/D-Trust betroffen. Dadurch ist das elektronische Kassensystem, die Gebührenkassen-Software, bereit für steuerliche Prüfungen durch das Finanzamt.

Neue Vorgaben zur Überfallprävention

Zunehmend rückt zudem das Stichwort „Überfallprävention in der öffentlichen Hand“ in den Fokus der kommunalen Kassen. Zum April 2021 veröffentlichte die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV), der Spitzenverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften und der Unfallkassen, verbindliche Regeln zur Überfallprävention in Kassen und Zahlstellen der öffentlichen Hand, welche durch die Unfallkassen der Bundesländer bekanntgegeben wurden.
Die Unfallverhütungsvorschrift 25 mit Konkretisierung in Regel 115-005 beispielsweise gilt gemäß §1 Abs. (1) für „Kassen und Zahlstellen der öffentlichen Hand, in denen Versicherte Umgang mit Bargeld oder sonstigen Zahlungsmitteln haben“, also zum Beispiel für Stadtkassen, Museen, Bürgerbüros, Bibliotheken, Ordnungsämter, Meldeämter oder Tourismusinformationen. §3 Abs. (1) besagt, dass die Verwaltung den Umgang mit Bargeld so zu gestalten hat, dass der Anreiz zu Überfällen nachhaltig verringert wird. §4 legt fest: Haben Mitarbeiter Umgang mit Bargeld, hat die Verwaltung insbesondere die Gefährdung durch einen Überfall zu berücksichtigen. Nach Regel 115-005 sind dafür unter anderem die Höhe des Bargeldbestands und vorhandene Sicherheitseinrichtungen einzubeziehen. §11 Abs. (1) fordert: „Angenommene Banknoten sind unverzüglich vor dem Zugriff Unberechtigter zu sichern“.
Mithilfe der TopCash-Lösung können zahlreiche Maßnahmen, die nicht ausschließlich im Kontext mit der DGUV-Regel stehen, mit geringem Aufwand umgesetzt werden: Die allgemeine Verlagerung auf das sichere, bargeldlose elek­tronische Bezahlen mit Karte (EC-/Debit-/Kreditkarte) oder Smartphone (GooglePay, ApplePay) zeigt zunehmend Wirkung. Visa- und Mastercard, VPAY- und Maestro-Karten haben sich als Standardzahlungsmittel verbreitet. Der Bürger erwartet sowohl in der kleinen Tourismusinformation als auch in den Zahlstellen eines Landkreises für kleinere, insbesondere aber auch zur Begleichung höherer Gebühren die Möglichkeit der Kartenzahlung.

Kontaktloses Zahlen integriert

Die modernen kontaktlosen Zahlarten sind ins Kassensystem vollintegriert. Abgewickelt werden sie wie auch die deutsche GiroCard über die bekannten EC-Terminals, wie sie im Handel verbreitet sind. Diese bindet EDV Ermtraud an TopCash via universellem OPI-Protokoll netzwerkgebunden an – kabelgebunden am LAN, drahtlos im WLAN.
Die Festlegung von Betragshöchstgrenzen pro Zahlstelle im Sinne der DGUV ist in TopCash als Standardfunktion verfügbar. Die Reduzierung des verteilten Barbestands auf zentrale Zahlstellen (Sammelkassenkonzepte statt Arbeitsplatzkassen pro Mitarbeiter) werden in Abstimmung mit den Anwendern regelmäßig organisatorisch umgesetzt. Optional bietet EDV Ermtraud der DGUV-Vorschrift entsprechende Hardware aus einer Hand an, beispielsweise verschließbare Kassenschubladen mit elektronischer Öffnung nur bei einem Zahlungsvorgang.

Optimierungspotenzial ausschöpfen

Auch 2023 bietet das Kassenwesen erhebliches Optimierungspotenzial, das es auszuschöpfen gilt. Die Zeiten von Quittungsblock und Excel-Listen als Kassenbuch neigen sich dem Ende zu, da sie den Anforderungen ordnungsgemäßer Kassenführung in der Regel nicht mehr genügen. „Einfach nur kassieren“ ist eine Perspektive der Vergangenheit. Automatisierte Kassenabschlüsse und Auswertungen auf Knopfdruck stehen heute auf der Wunschliste der Kommunalkassenverwalter – bereitgestellt werden sie von EDV Ermtraud. Die neue Touch-Oberfläche von TopCash erleichtert Sachbearbeitenden die Kassenbedienung, die Artikel- und Bestandsverwaltung unterstützt auf pragmatische Art die Materialwirtschaft.