KDONeue Software-Generation

Nach umfassender Planung und mehrjähriger Vorbereitung konnte die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) den Generationswechsel ihrer Finanz-Management-Software KDO-doppik&more von SAP ERP zu SAP S/4HANA vollziehen. Nutzer profitieren mit der prozessorientierten Struktur von einer höheren Benutzerfreundlichkeit und Echtzeit-Auswertungen. Der Startschuss für das Projekt fiel im Jahr 2017. „Damals haben wir uns ganz bewusst entschieden, SAP S/4HANA nicht nur technisch zu migrieren, sondern in diesem Zuge auch unser Template an die kommunalen Bedarfe anzupassen. Die Umstellung von Hard- und Software haben wir dabei voneinander getrennt, um den Dimensionen der beiden Teilprojekte gerecht zu werden“, erklärt Annette Schimm, bei der KDO Produkt-Managerin für KDO-doppik&more.
Im ersten Schritt erfolgte der Austausch der Hardware: Die SQL-Datenbank wich Anfang 2017 der neuen SAP HANA-Datenbank. Klarer Vorteil des Upgrades: Dank In-Memory-Technologie werden die Daten im Arbeitsspeicher gehalten. So können große Datenmengen schneller verarbeitet und ausgewertet werden. Anschließend startete die inhaltliche Konzeptionierung der neuen Version. „Der Fokus lag darauf, den Verwaltungen ein prozessorientiertes Arbeiten zu ermöglichen“, erläutert Schimm. „Dafür haben wir ein Jahr lang einzelne Arbeitsprozesse der Verwaltungen bis ins Detail analysiert, um in der Software genau abzubilden, was unsere Kommunen wirklich benötigen.“
Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse begann 2019 die technische Umsetzung. Fehlende Funktionen entwickelte die KDO kurzerhand selbst. „Unsere zusätzlichen Weiterentwicklungen, beispielsweise eigene analytische Kacheln und den Arbeitsprozess unterstützende Checklisten, haben wir passgenau in die Hauptanwendung integriert“, erklärt Annette Schimm. Besonders eine Innovation fällt dem Anwender ins Auge: die moderne und leicht zu bedienende Benutzeroberfläche SAP FIORI. „Neben der ansprechenden Kacheloptik ermöglicht die neue Oberfläche eine visuelle Darstellung von Arbeitsprozessen, unterstützt bei der Abarbeitung von täglichen Aufgaben sowie bei analytischen Auswertungen – und ermöglicht ganz nebenbei mobiles Arbeiten“, beschreibt die Produkt-Managerin. Auch sonst kann sich die neue Version von KDO-doppik&more sehen lassen: Die Steuerung der Kommunen wird durch Transparenz in Echtzeit leichter gemacht, komplexe Auswertungen und Ad-hoc-Analysen lassen sich direkt aus dem Arbeitsspeicher generieren. Zudem werden Bearbeitungsprozesse dank der In-Memory-Technologie beschleunigt. Der weitere Ausbau der analytischen Auswertungen und des KDO-Berichtswesens sind bereits in Planung.

Nur Erfahrungswerte führen zu anwenderfreundlichen Lösungen

Der Landkreis Cloppenburg, die Stadt Oldenburg und die Gemeinde Barßel konnten die neue Generation von KDO-doppik&more bereits als Pilotkunden testen und so die Erfahrungen und Wünsche verschieden großer Verwaltungen einbringen. „Wir haben uns für diesen Weg entschieden, um auch die Belange kleinerer Kommunen berücksichtigt zu wissen“, erzählt Anke Rönneper, Amtsleiterin für Finanzwesen und Liegenschaften der Gemeinde Barßel. „Das Projekt ist sehr gut gestartet. Das liegt sicherlich auch daran, dass wir sowohl bei uns vor Ort als auch bei der KDO motivierte Teams haben. Während der Testphase wurden alle Fragen und Anregungen stets umgehend bearbeitet. So hatten wir beispielsweise zwischenzeitlich ein Problem bei der Auswertbarkeit von Daten – das wurde aber sofort behoben und funktioniert seitdem reibungslos.“ Annette Schimm bestätigt die gute Zusammenarbeit: „Genau solche Erfahrungswerte haben für uns eine immense Bedeutung. Nur so gelingt die prozessorientierte, anwenderfreundliche Lösung, die wir für unsere Kunden bereitstellen wollen.“
Die Mehrwerte der neuen Generation werden in diesem Jahr auch noch die Gemeinde Cappeln erreichen. Im nächsten Jahr folgt die Einführung bei zwei Landkreisen sowie acht Städten und Gemeinden – und anschließend bis ins Jahr 2026 sukzessive die Umstellung aller weiteren Kunden der KDO. Um den Umstieg zu erleichtern, gibt die KDO mittels Informationsveranstaltungen und ergänzenden Videos regelmäßig Einblicke in die neue SAP-Welt, unterstützt bei den technischen Vorbereitungen für die Umstellung, der Anlagenbuchhaltung und der Erstellung alter Jahresabschlüsse. Anke Rönneper von der Gemeinde Barßel blickt der kommenden Zeit deshalb gelassen entgegen: „Wir freuen uns auf die anstehende Produktivsetzung und fühlen uns auf die Umstellung gut vorbereitet.“