PaymentNeuerungen im Kassenrecht

Ob der Ausweis im Bürgerbüro, die Gewerbeanzeige, die Führerscheinerteilung oder der Führerscheinumtausch in der Straßenverkehrsbehörde – zahlreiche kommunale Gebühren sind vor Ort zu entrichten, ferner Eintrittskarten und Artikel in städtischen Bädern, Museen oder in der Touristinformation. Der Bargeldverkehr ist dabei zwar rückläufig, aber noch nicht komplett verschwunden. Insbesondere die jüngere Generation setzt jedoch auf das Bezahlen mit dem Smartphone oder der Smartwatch statt mit Bargeld oder Karten. Diese Geräte unterstützen den kontaktlosen NFC-Standard, sodass Gebühren via GooglePay oder ApplePay bezahlt werden können, bei denen eine Kreditkarte hinterlegt ist. Zusätzlich erobert PayPal den Verwaltungszahlungsverkehr. PayPal ist schnell und verfügt über einen hohen Bekanntheitsgrad, Komfort sowie Sicherheit für den Nutzer. Durch die Bankenlizenz und den europäischen Standort ist PayPal zugleich für den Zahlungsempfangenden im Public Sector sicher. Um die Lösung in der Praxis nutzen zu können, übermittelt das Kassenprogramm TopCash von Anbieter EDV Ermtraud einen kameralesbaren QR-Code auf einen Kundenmonitor oder ein Kundendisplay. Dieser enthält den Inhalt einer PayPal-URL, die zum Zahlungsvorgang verweist. Der Bürger scannt den QR-Code mit der PayPal-App und zahlt den Vorgang direkt in der Anwendung. Die Verwaltung profitiert neben der Schnelligkeit des Zahlungsvorgangs, der nur wenige Sekunden pro Bürger in Anspruch nimmt, auch von der Zahlungsgarantie des bargeldlosen Vorgangs.

Detaillierte Auswertungen möglich

Daneben bleibt die Kartenzahlung am EC-Terminal ein verbreiteter Standard. Dem tragen kommunale Verwaltungen häufig mit der Girocard-Akzeptanz an zentraler Stelle Rechnung. Zunehmend verzeichnen die Kassierer jedoch die Ablehnung von Zahlkarten. Ursächlich ist oft die Kartenart, denn die Banken und Kreditinstitute haben die Abkehr von der originär deutschen Girocard eingeläutet, indem sie seit einiger Zeit Debitkarten ausgeben. Um diese abzuwickeln, muss das Payment-Terminal zunächst für Kreditkarten freigeschaltet werden. Unabhängig von der Zahlungsweise stehen der Kommunalkasse detaillierte Auswertungen auf das TopCash-Kassenbuch zur Verfügung. So kann der Kassenverwalter etwa jederzeit auswerten, wie viele Zahlungen und welche Umsätze über welche Zahlart in einem bestimmten Zeitraum gelaufen sind. Dank der innovativen Touch-Bedienoberfläche ist die neueste Generation des Kassensystems von EDV Ermtraud auch für gelegentliche Anwender intuitiv nutzbar – von der zentralen Bürgerbürokasse bis zur Nebenstelle, zum Museum oder der Touristinformation, wo häufig nur Aushilfs- oder Teilzeitkräfte zum Einsatz kommen.

Kassenprüfungen stehen an

Ein weiteres Thema, mit dem sich kommunale Kassen beschäftigen müssen: Die Umsatzsteuerbefreiung für Städte und Kreise als Körperschaften öffentlichen Rechts endet. Somit gelten für elektronische Kassensysteme im Public Sector sowie in kommunalen Betrieben – beispielsweise Bädern, Museen oder der Touristinfo – nun die gleichen Regeln wie in der freien Wirtschaft. Damit erfolgen bei den Kommunen bald auch Kassenprüfungen analog zu denen im Handel. Die interne Kassensichtung durch das Rechnungsprüfungsamt oder Prüfungen durch nachgelagerte Behörden, zum Beispiel Kreismitarbeitende, die Gemeinden überwachen, legt traditionell den Fokus der Stichproben auf augenscheinlich ordentlich geführte Kassenbücher. Den externen Prüfern der Finanzbehörden genügt das nicht. Sie achten besonders auf die lückenlose Buchungskette, sichergestellt durch die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE-Stick oder Cloud-TSE) in Verbindung mit dem Kassensystem. Die TSE allein liefert keine lesbaren Buchungsdaten, sondern speichert mit jeder Buchung entstehende Signaturen im Blockchain-Verfahren. Diese sind für qualifizierte Prüfungen im vorgegebenen Format nach DSFinV-K zu visualisieren. Signaturen und Buchungen werden so aufbereitet, dass die Kassennachschau elektronisch erfolgt.

Revisionssichere Kassenführung statt Strafe

Weist die Kassenführung oder die technische Sicherheitseinrichtung Lücken auf, oder kann sie nicht im geforderten Format dem Finanzamt übergeben werden, drohen der Kommunalverwaltung empfindliche Strafen. Eine Exceltabelle oder einfache Liste reicht daher im Zahlungsverkehr nicht mehr aus. Die revisionssichere Kassenführung umfasst eine Kassensoftware wie etwa TopCash, die TSE – EDV Ermtraud nutzt hier die netzwerkgebundene Swissbit-TSE – sowie eine DSFinV-K-Aufbereitung, idealerweise verbunden mit einem OPI-integrierten Payment-Terminal. Optional verstehen sich Touch-Oberfläche, Kundendisplay, Kassenlade und Bondrucker als Equipment aus einer Hand.