KDONeues E-Rechnungs-Portal

Der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) hat sein neues E-Rechnungs-Portal vorgestellt. Ab 18. April 2020 müssen Kommunen in der Lage sein, Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten. Wie die KDO mitteilt, unterstützt das Portal Kommunen wie Lieferanten bei der Umsetzung. Es nutze dabei bevorzugt das Nachrichtenformat XRechnung. Mit diesem Standard setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung um. „Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben sich noch nicht mit dem Thema auseinandergesetzt“, sagt Oliver Snay, verantwortlicher Produkt-Manager bei der KDO. „Auch die automatisierte Erstellung der Rechnungen unterstützt häufig nicht den geforderten Standard. Das genügt aber nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung. Auf der anderen Seite haben viele öffentliche Auftraggeber noch keine Möglichkeit, sich eine XRechnung anzeigen zu lassen oder diese zu bearbeiten.“
Deshalb biete die Plattform den Lieferanten die Möglichkeit, Rechnungsdaten direkt über ein Web-Formular zu erfassen, um daraus eine XRechnung zu generieren und zu versenden. Auch das Hochladen einer XRechnung ist möglich. Des Weiteren können in einem anderen System erzeugte Dateien eingereicht und bei Bedarf konvertiert werden. Diese werden dann individuell an die Empfängerkommune weitergeleitet.
Das E-Rechnungs-Portal werde laut KDO jedoch nicht nur den Ansprüchen der Auftragnehmer gerecht. „In jeder Kommune treffen eine Vielzahl von Fachverfahren und Verwaltungsprozessen aufeinander. In der Praxis heißt dies, dass nicht jeder Fachbereich die eingehenden E-Rechnungen ohne Weiteres verarbeiten kann“, sagt Snay. Dieser Herausforderung soll das Portal mit der Einbindung des KDO-GovManagers gerecht werden. Mit seiner Unterstützung werde der E-Rechnungs-Transfer pro Kommune und Fachbereich individuell konfiguriert, sodass alle gängigen Zielsysteme wie Finanzwesen und Dokumenten-Management-System (DMS) berücksichtigt werden, meldet der IT-Dienstleister. Auch die Ausgabe als PDF-Datei sei möglich – beispielsweise für die Belegablage im DMS oder zur Visualisierung in Fachverfahren.