Herdorf-DaadenPapierarme Gremienarbeit

Schon seit fast zwanzig Jahren setzt die rheinland-pfälzische Verbandsgemeinde Herdorf-Daaden das Sitzungsmanagement-System more! rubin der Firma more! Software ein. In den vergangenen Jahren wurde seitens des Herstellers auch die Programmierung einer entsprechenden App namens Dipolis (Digitales politisches Informationssystem) vorangetrieben.
Seit der Kommunalwahl 2014 wurde von Gremien und Verwaltung gleichermaßen der Wunsch zur Einführung der papierlosen Gremienarbeit geäußert. Neben dem technologischen Fortschritt erhofften sich die Beteiligten eine Verbesserung und Vereinfachung der Kommunikation untereinander und die Einsparung von finanziellen und ökologischen Ressourcen.

Tablet-Einführung erfolgt stufenweise

Der Verbandsgemeinderat fasste daraufhin den Grundsatzbeschluss, auf die digitale Gremienarbeit umzusteigen; die Einführung sollte stufenweise erfolgen. Im ersten Schritt wurden die Mitglieder des Verbandsgemeinderats ausgestattet, im zweiten Schritt werden die weiteren Gremien (Stadt- und Ortsgemeinderäte) folgen. Für die Ratsmitglieder wurden zentral Tablet-Geräte mit dem Betriebssystem Android angeschafft und kostenlos zur Verfügung gestellt. Bei der Entscheidung für Android-Geräte spielte neben den Kosten auch die Möglichkeit der Fernwartung mittels Teamviewer eine große Rolle. So konnte den Ratsmitgliedern gerade in der Anfangszeit schnell und unkompliziert geholfen werden.
Die IT-Administration der Verbandsgemeindeverwaltung hat alle Geräte in Bezug auf die Darstellung und Anordnung der Apps vorkonfiguriert, verschiedene Apps vorinstalliert sowie notwendige Benutzerkonten für verschiedene Dienste eingerichtet und eine einheitliche E-Mail-Adresse angelegt. Die Ausgabe der Tablets erfolgte im Rahmen eines Workshops. Dort wurden die Ratsmitglieder in die allgemeine Handhabung des Tablets und der vorinstallierten Apps eingewiesen. Das Hauptaugenmerk lag auf der Einweisung in die Benutzung des E-Mail-Accounts sowie der Dipolis-App.

Sitzungsunterlagen nur noch via App

Die erste Sitzung mit Tablets fand eine Woche nach dem Workshop statt, die Einladung sowie der Versand der Sitzungsunterlagen erfolgte zunächst noch hybrid, also per Post und E-Mail. Die Sitzung wurde intensiv durch die IT-Administration begleitet, im Nachgang zur Sitzung wurde Hilfestellung per Fernwartung und Telefon angeboten. Dies wurde von den Ratsmitgliedern auch in Anspruch genommen. Nach zwei weiteren Sitzungen wurde der Versand der Sitzungsunterlagen komplett umgestellt, sodass der Aufruf aller Dokumente nun auschließlich über die Dipolis-App erfolgt.
In den kommenden Monaten wird nun der zweite Schritt, die Ausstattung der weiteren Gremien, umgesetzt. Darüber hinaus werden auch alle weiteren Unterlagen, etwa der jährliche Haushaltsplan, weitere Planunterlagen oder Kartenmaterial, ausschließlich digital zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wird das Ortsrecht in den integrierten Datei-Manager eingebunden.