RatsinformationssystemePapierlos glücklich

Papierstapel wälzen und schwere Aktenordner zu Sitzungen schleppen, gehört für viele Ratsmitglieder der Vergangenheit an. Sie können alle wichtigen Unterlagen in einem Ratsinformationssystem (RIS) nachschlagen und via Laptop oder Tablet an den Sitzungen teilnehmen.
Bereits vor Beginn dieses Jahrtausends sind etwa die nordrhein-westfälische Stadt Olpe und der niedersächsische Kreis Peine in die digitale Ratsarbeit gestartet. Die Stadt Olpe setzte dabei von Beginn an auf Lösungen der Firma Sternberg: Ab dem Jahr 1997 kam zunächst das Verfahren SDWin des Herstellers zum Einsatz. Die Kommune konnte damit Vorlagen automatisch nummerieren und strukturiert verwalten. Mit dem Umstieg auf die Version SD Office im Jahr 2001 wurden dann alle Arbeitsschritte im Zusammenhang mit der Vorlagen- und Protokollerstellung technisch unterstützt. Ab dem Jahr 2006 nutzte die Stadt die Sternberg-Lösung SD.NET. „Nachdem wir in Olpe als eine der ersten Kommunen bundesweit bereits im Jahr 2004 auf die rein digitale Aktenführung umgestellt hatten, war das Ziel, auch die Ratsarbeit zu modernisieren“, erläutert Georg Schnüttgen, Leiter des Hauptamts.

Olpe arbeitet entspannter

Seit über vier Jahren praktiziert die Stadt Olpe nun einen medienbruchfreien Sitzungsdienst, nutzt die Lösung iRICH-App und alle Ratsmitglieder werden von der Stadt mit iPads ausgestattet. „Dadurch haben sich in Olpe sämtliche Geschäftsprozesse rund um die Ratsarbeit nachhaltig verändert“, berichtet Georg Schnüttgen. So habe die Umlaufzeit von einfachen Vorlagen mit bis zu fünf zu beteiligenden Stellen auf durchschnittlich einen halben Arbeitstag verkürzt werden können. Auch bei schwierigeren oder umfangreicheren Vorlagen ist laut dem Hauptamtsleiter ein Zeitgewinn von bis zu mehreren Arbeitstagen festzustellen. Zudem habe die neugewonnene Transparenz für deutliche Entlastung im Ratsbüro gesorgt, da aufwendige Sucharbeiten nach dem Verbleib oder dem Stand von Vorlagen so gut wie nicht mehr stattfinden. „Die Arbeit im Ratsbüro läuft nun viel entspannter ab, da es keinen Zeitdruck mehr im Hinblick auf die fristgerechte Versendung von Sitzungsunterlagen gibt“, zählt Schnüttgen weitere Vorteile der digitalen Ratsarbeit auf. „Denn verspätet erstellte Vorlagen können elektronisch ohne Probleme kurzfristig nachgereicht werden.“

Beschleunigte Abläufe beim Kreis Peine

Auch beim Kreis Peine haben sich durch die Umstellung auf die digitale Gremienarbeit zum 1. Januar 2018 die Arbeitsabläufe in der Verwaltung spürbar vereinfacht und beschleunigt. Die niedersächsische Kommune ist damit ihrem zentralen Ziel, nämlich der Entwicklung hin zu einer digitalen Kommunikation und damit der Einsparung von Papier, ein großes Stück nähergekommen. Mit der digitalen Gremienarbeit begonnen hat die Kreisverwaltung bereits im Jahr 1997 – im August 2017 wurde dann das bisherige Kreistagsinformationssystem nach einer Vorlaufzeit von lediglich siebeneinhalb Monaten von der Lösung ALLRIS von Anbieter CC e-gov abgelöst. Für das mobile Arbeiten steht die ALLRIS-App zur Verfügung. Über die Website des Landkreises haben die Abgeordneten kennwortgeschützt Zugang zum ALLRIS-Kreistagsinformationssystem; die Bürger können über ein Bürgerinformationssystem Sitzungsinhalte aufrufen. Beide Systeme wurden in die kommunale Website integriert und zudem in die Volltextsuche eingebunden.
Wie Katja Schröder vom Referat für Landrat, Kreistag und Öffentlichkeitsarbeit im Kreis Peine berichtet, erhielten die Abgeordneten in den ersten fünf Monaten zunächst noch sämtliche Unterlagen zusätzlich in Papierform, bevor mit Beginn dieses Jahres vollständig auf die digitale Gremienarbeit umgestellt wurde. „Daran kann jedes Kreistagsmitglied auf freiwilliger Basis durch eine verbindliche Erklärung teilnehmen“, erklärt Schröder. „Bis auf wenige Ausnahmen haben sich alle Kreistagsabgeordneten für eine Teilnahme ausgesprochen.“ Innerhalb der Kreisverwaltung wurden die Verwaltungsabläufe zum
1. Januar 2018 ebenfalls digitalisiert, sodass auch hier kein Papierversand von Sitzungsunterlagen mehr erfolgt. Durch die Einführung des digitalen Workflows für Vorlagen kann die Kreisverwaltung zudem jederzeit Einblick in den aktuellen Sach- und Beratungsstand nehmen. Mithilfe des ALLRIS-Sitzungsgeld-Moduls lässt sich darüber hinaus die zentrale Abrechnung von Sitzungsgeldern oder Aufwandsentschädigungen problemlos abwickeln. „Die bisherigen Erfahrungen mit ALLRIS in der Kreisverwaltung, aber auch in der Politik, sind überaus positiv“, resümiert Katja Schröder. „Selbstverständlich werden wir das Kreistagsinformationssystem ständig weiterentwickeln und an die aktuellen Gegebenheiten anpassen. Es handelt sich hierbei um einen fortlaufenden Prozess.“

Dokumente schneller finden

Auch den Räten und Bürgern der Verbandsgemeinde (VG) Montabaur im rheinland-pfälzischen Westerwaldkreis steht seit Beginn dieses Jahres ein Rats- und Bürgerinformationssystem zur Verfügung. Die Verwaltung der Verbandsgemeinde wickelt Sitzungen bereits seit dem 1. Januar 2017 über das System more! rubin der Firma more! software ab. Zur Einführung der Software entschieden hatte sich die VG Montabaur Mitte 2016. Dem war nach Angaben der Kommune ein beinahe eineinhalb Jahre dauernder Konsolidierungsprozess vorausgegangen, in dem die unterschiedlichen Ansprüche und Erwartungen, welche Verwaltungsmitarbeiter und Ratsmitglieder an ein RIS stellen, zusammengeführt wurden.
Genutzt werden in Montabaur alle Anwendungen des Systems more! rubin – von der Vorlagenerstellung über die Sitzungsplanung bis hin zur Sitzungsgeldabrechnung. Ihren Ratsmitgliedern stellt die Verbandsgemeinde zudem die App DiPolis zur Verfügung, welche die Funktionalitäten des RIS für den Einsatz mit Tablet optimiert. Die Räte erhalten die Unterlagen seitdem in digitaler Form, können sie für die anstehende Sitzung bearbeiten und sich untereinander über bestimmte Tagesordnungspunkte austauschen. „In dem entstehenden Archiv können die Räte zudem Sachverhalte aus der Vergangenheit recherchieren, die bei aktuellen Fragestellungen sachdienliche Hinweise geben können“, sagt Martin Wörsdörfer vom Fachbereich Büroleitung, zentrale Dienste der VG Montabaur. „Durch die Verschlagwortung der Sitzungsdokumente ist das Wiederfinden ein Kinderspiel. Auch müssen die einzelnen Ratsmitglieder nun kein eigenes Archiv mehr führen.“ Für den Bürger gestaltet sich die Ratsarbeit laut Wörsdörfer zudem jetzt transparent und nachvollziehbar, denn im Rats- und Bürgerinformationssystem stehen allen Interessierten die in den öffentlichen Sitzungen behandelten Unterlagen zur Verfügung.

Mehr Transparenz, weniger Aufwand

Mehr Transparenz für die Bürger sowie eine Reduzierung des Arbeitsaufwands und der Papier- und Druckkosten nennt auch Anja Weber, bei der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz zuständig für allgemeine Kreisangelegenheiten und den Sitzungsdienst, als Vorteile der digitalen Ratsarbeit. Der rheinland-pfälzische Kreis Mayen-Koblenz nutzt seit dem Jahr 2009 die Lösung SessionNet der Firma Somacos mit Bürger- und Kreistagsinformationssystem sowie seit November 2016 die Mandatos-App des Anbieters. Die Kreistagsmitglieder verwenden dafür eigene oder vom Landkreis gestellte iPads.
Wie die Kreisverwaltung berichtet, sollte der Weg hin zur papierlosen Ratsarbeit Schritt für Schritt erfolgen, um den reibungslosen Ablauf der Gremienarbeit zu gewährleisten. Wie im Kreis Peine haben die Kreistagsmitglieder daher in der ersten Testphase zusätzlich alle Unterlagen in Papierform erhalten. „Derzeit werden aber nur noch die Einladung und die Tagesordnung in Papierform an alle Mandatsträger verschickt“, so Anja Weber. Bezüglich der weiteren Sitzungsunterlagen, etwa Vorlagen oder Niederschriften, habe jedes Kreistagsmitglied selbst entscheiden können, ob es diese elektronisch oder weiterhin in Papierform erhalten möchte. Ergebnis: Der Großteil der insgesamt 50 Kreistagsmitglieder hat sich für die digitale Form ausgesprochen, lediglich acht erhalten weiterhin alle Sitzungsunterlagen ausschließlich in Papierform. „Es wäre wünschenswert, dies mit Beginn der nächsten Wahlperiode umzustellen und dann endgültig den papierlosen Sitzungsdienst einzuführen“, blickt Anja Weber in die Zukunft. „Voraussetzung dafür ist jedoch, dass alle Kreistagsmitglieder am elektronischen Sitzungsdienstverfahren teilnehmen.“

Tuttlingen spart

Das Ziel, komplett auf die papierlose Ratsarbeit umzusteigen, verfolgt auch die Stadt Tuttlingen im Süden Baden-Württembergs – seit dem Jahr 2002 nutzt die Kommune die Lösung ALLRIS von CC e-gov, seit 2013 die ALLRIS-App. Derzeit erhalten noch zwei der 34 Ratsmitglieder ihre Sitzungsunterlagen in Papierform. Bis zur Kommunalwahl im Jahr 2019 soll sich das ändern, so der Wunsch von Tuttlingens Oberbürgermeister Michael Beck. Denn vieles spricht für einen medienbruchfreien Sitzungsdienst: Schnellere und vereinfachte Arbeitsabläufe, ein frühzeitiger und schnellerer Versand der Sitzungsunterlagen, der deutlich geringere Zeitaufwand beim Vervielfältigen und Versenden der Unterlagen, sowie nicht zuletzt die Kostenersparnis. Kerstin Terlinden von der Geschäftsstelle Gemeinderat der Stadt Tuttlingen kann dies auch in Zahlen benennen: Durch die digitale Ratsarbeit spare die Geschäftsstelle Gemeinderat jährlich 7.000 bis 10.000 Euro an Kopierkosten ein.  

Konsolidierungsdruck treibt digitale Ratsarbeit voran

Einsparungen bringt ALLRIS auch in Geestland. Die Stadt und selbstständige Gemeinde im niedersächsischen Kreis Cuxhaven ist 2015 aus der Fusion der Stadt Langen und der Samtgemeinde Bederkesa entstanden. Die Stadt Langen nutzte die Software von CC e-gov bereits seit dem Jahr 2000, der Einsatz beschränkte sich jedoch zunächst auf die Optimierung der verwaltungsinternen Abläufe bei der Erstellung von Sitzungsvorlagen und von Einladungen zu Sitzungen. Zudem konnten sich Kommunalpolitiker sowie interessierte Bürger im Internet über anstehende Gremiensitzungen informieren. Ähnlich verhielt es sich bei der Samtgemeinde Bederkesa, die seit Anfang 2005 ein RIS einsetzte.
Aufgrund des damaligen Konsolidierungsdrucks wurde in Langen bereits zu einem frühen Zeitpunkt über eine papierlose Ratsarbeit nachgedacht. Diesen Überlegungen setzte jedoch die seinerzeit verfügbare Hardware aufgrund ihrer Leistungsfähigkeit und des Preises deutliche Grenzen. Während der Vorbereitung der Fusion wurde mit den politischen Gremien dann vereinbart, die Gremienarbeit zukünftig digital zu gestalten. Befördert wurde das Vorhaben durch die technische Weiterentwicklung: „Die mittlerweile günstig verfügbaren Tablets haben den Weg für eine neue Form der Gremienarbeit frei gemacht“, erinnert sich Jürgen Zehm, Erster Stadtrat von Geestland.
Inzwischen setzen alle 38 Ratsmitglieder sowie 92 Mitglieder der 16 Ortsräte der Stadt Geestland bis auf ein Mitglied auf die digitale Ratsarbeit mit dem System ALLRIS. „Das Feedback, welches wir aus den Kreisen der Kommunalpolitik erhalten, ist – bis auf ganz wenige Ausnahmen – positiv“, berichtet Stadtrat Jürgen Zehm. Kein Wunder, profitieren die Ratsmitglieder doch von einem jederzeitigen Zugriff auf Sitzungsunterlagen und verfügen durch die Aktualität der Dokumente stets über die gleichen Beratungsgrundlagen. Und: Die Einsparungen, welche die Stadt Geestland unter anderem durch den Wegfall des Postversands erzielt, kann sie den Gremienmitgliedern durch eine erhöhte Aufwandsentschädigung teilweise zurückgeben.

Bremer Fraktionsarbeit verändert

Vorteile bringt der Einsatz von Ratsinformationssystemen aber nicht nur in Kommunen. So arbeitet seit April 2013 die CDU-Fraktion der Bremischen Bürgerschaft, dem Parlament des Stadtstaats Bremen, mit Software der Firma Sternberg. „Unser Ziel war es, den Abgeordneten, Deputierten und Mitarbeitern der CDU-Bürgerschaftsfraktion die ohnehin weitgehend in elektronischer Form vorhandenen Sitzungsunterlagen für mehr als 60 unterschiedliche fraktionsinterne und parlamentarische Gremien digital zugänglich zu machen“, berichtet CDU-Fraktionsgeschäftsführer Dirk Hoffmann. Da zum damaligen Zeitpunkt noch keine Bereitschaft der übrigen Fraktionen bestanden habe, ebenfalls auf die digitale Gremienarbeit zu setzen, habe sich die CDU-Fraktion zunächst allein auf den Weg gemacht, erzählt Hoffmann. „Wir stehen seitdem deutlich weniger am Kopierer und verbrauchen weniger Papier. Die Nutzer der iRICH App nehmen in der Regel nur noch ein iPad oder einen Laptop zur Sitzung mit und haben damit nicht nur Zugriff auf die aktuellen Sitzungsunterlagen, sondern auch auf vergangene Termine, Protokolle und die Unterlagen anderer Gremien“, beschreibt der Fraktionsgeschäftsführer die Vorteile. Zudem sei es möglich, jedem Nutzer passgenau die Sitzungsunterlagen zukommen zu lassen, die er für die jeweilige Sitzung benötige – auch im Vertretungsfall. „Die Art der Aufbereitung, die sehr einfache Nutzung der Daten über das iPad und die Möglichkeit, die Unterlagen mit Notizen und Markierungen zu versehen, führen zu einer sehr hohen Akzeptanz und Zufriedenheit bei allen Nutzern der App“, resümiert Hoffmann.
Die positiven Erfahrungen der CDU-Fraktion haben die Arbeit der gesamten Bremischen Bürgerschaft verändert: Rund ein Jahr nach der CDU hat die SPD-Fraktion die Lösung SD.NET von Sternberg eingeführt. Nach der Wahl im Mai 2015 war es dann der gemeinsame Wille aller in der Bürgerschaft vertretenen Fraktionen, diese Lösung – oder ein ähnliches System – für alle Fraktionen und Einzelabgeordnete nutzbar zu machen. Auch die Bürgerschaftskanzlei sollte in diese Entwicklung einbezogen werden, insbesondere, um in den Fraktionsgeschäftsstellen Doppelarbeiten bei der Erstellung der Tagesordnungen der parlamentarischen Gremien zu vermeiden.
Dies mündete schließlich in der Entwicklung des Services Mandantenkopplung durch die Firma Sternberg, der seit Januar 2018 genutzt wird. „Der Service führt zu einer erheblichen Arbeitsentlastung in unserer Fraktionsgeschäftsstelle, da nun Sitzungstermine und komplette Sitzungen mit einem Mausklick in das Ratsinformationssystem SD.NET übernommen und für die Nutzer zur Verfügung gestellt werden können“, erklärt Dirk Hoffmann. Der nächste konsequente Schritt wäre nach Angaben des Fraktionsgeschäftsführers nun, die vonseiten des Bremischen Senats betreuten Gremien ebenfalls im Wege der Mandantenkopplung anzuschließen. „Dazu müssen allerdings noch ein paar bürokratische Hürden überwunden werden“, so Hoffmann.

Wünsche für die weitere Entwicklung

Insgesamt sind also alle Anwender überzeugt vom Umstieg auf die digitale Ratsarbeit. Ein paar Wünsche bezüglich der weiteren Entwicklung der eingesetzten Systeme haben sie dennoch. So würde nach Angaben von Anja Weber von der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz eine Abstimmungsmöglichkeit über Beschlüsse zu den einzelnen Vorlagen per Knopfdruck über das iPad die Arbeit in der Sitzung deutlich erleichtern. Georg Schnüttgen, Hauptamtsleiter der Stadt Olpe, hält Erweiterungen, die eine stärkere Bürgerbeteiligung unterstützen, für zukunftsfähig.
Auch in der Verbandsgemeinde Montabaur gibt es verschiedene Vorstellungen, wie die Arbeit noch weiter vereinfacht werden könnte. So regen die Räte beispielsweise an, die Funktionen der Fraktionsarbeit in der DiPolis-App auszubauen. Über die Anwendung soll nicht nur ein Meinungsaustausch zu einzelnen Tagesordnungspunkten möglich sein, sondern auch das Verwalten von Fraktionssitzungen und das Stellen von Anträgen zu den Sitzungen. Die Verwaltung der VG Montabaur wiederum fände es gut, wenn die Ratsmitglieder zukünftig einen Großteil ihrer Daten in den Informationssystemen selbst verwalten könnten.
Im baden-württembergischen Tuttlingen sollen im Zuge der Kommunalwahlen 2019 alle neugewählten Gemeinderäte mit neuen Tablets ausgestattet werden. Kerstin Terlinden, Geschäftsstelle Gemeinderat: „Diese Neugeräte decken einige unserer Wünsche wie etwa die Anmeldung der ALLRIS-App mit Fingerabdruck ab. Des Weiteren wünschen wir uns eine komplette Synchronisierung von ALLRIS-App und ALLRIS.net – zum Beispiel von in der App erstellten Notizen.“ 
Einen Wunsch, den wohl viele Kommunen, die auf die digitale Ratsarbeit umstellen, unterstreichen würden, hat Katja Schröder vom Kreis Peine: Dass tatsächlich alle Kreistagsmitglieder, Bürgervertreter und sonstigen Mitglieder an der digitalen Gremienarbeit teilnehmen. Die VG Montabaur plant die Schaffung von Anreizsystemen für die Gremienmitglieder, um dieses Ziel zu erreichen und somit künftig wirklich weitgehend auf den Versand von Papierunterlagen verzichten zu können. Denn, so Martin Wörsdörfer: „Dies würde verwaltungsseitig zu einer immensen Arbeitsentlastung und Kostenersparnis führen.“