HalberstadtPapierloser Stadtrat

Die Stadt Halberstadt in Sachsen-Anhalt ist auf den Weg zur papierlosen Ratsarbeit und hat zu diesem Zweck ein neues Ratsinformationssystem eingeführt. Wie in der Online-Ausgabe der Volksstimme zu lesen ist, ist das Ziel nicht nur mehr Bürgernähe, denn die Einwohner hätten sich schon seit einigen Jahren über die Homepage der Stadt zu aktuellen Themen in den Ratsgremien informieren können. Hauptgrund für die Anschaffung der neuen Software sei vielmehr, dass der Stadtrat ab Sommer 2019 komplett papierlos arbeiten soll. Wie in dem Artikel zu lesen ist, hat die Stadt dafür rund 33.000 Euro investiert. Jeder Abgeordnete erhalte ein iPad, mit dem er sich zu Beginn jeder Ausschuss- oder Ratssitzung ins Datensystem einwählt und seine Sitzungsunterlagen so automatisch aktualisiert.
Bisher sind pro Jahr bei fünf Sitzungen der Ortschaftsräte, aller Ausschüsse und des Stadtrates rund 87.000 Blatt Papier bedruckt worden, um die Einladungen und Sitzungsunterlagen zu verschicken. „Bei 41 Stadträten, einschließlich des Oberbürgermeisters, und 59 Ortschaftsräten sind das pro Person rund 870 Seiten jährlich“, rechnet Fachbereichsleiter Timo Günther vor. Mit den Portokosten sind es rund 6.500 Euro, welche die Stadtverwaltung für den Versand der Ratsunterlagen im Jahr ausgibt. „Rechnet man die Kosten von 33.000 Euro für die neue Software und die kleinen Tablet-Computer gegen, zeigt sich, dass sich diese Anschaffungen im Laufe einer Wahlperiode amortisiert haben werden“, meint Günther.
Besonders interessiert zeigten sich die Abgeordneten laut des Artikels in der Volksstimme, als es um die fraktionsinternen Möglichkeiten des neuen Systems ging. „Die Fraktionsmitglieder können sich untereinander Argumentationen oder Informationen zu bestimmten Themen zukommen lassen, die von Stadtverwaltung und Ratsbüro nicht eingesehen werden können. Das vereinfacht an manchen Stellen sicher die Diskussionen“, sagt Günther. Das gelte auch für aktuelle Veränderungen an den Unterlagen innerhalb der Sitzungswochen. So werden Änderungen an den Beschlusstexten automatisch aufgespielt, die verschiedenen Varianten sind dann gut dokumentiert und nachvollziehbar. „Da sich beim Einloggen der Geräte vor Sitzungsbeginn alle Inhalte aktualisieren, gibt es auch keine Verwirrung mehr, welche Fassung denn nun die aktuelle ist.“
Neben den Ratsmitgliedern sind auch Verwaltungsmitarbeiter geschult worden. So können die Fachbereiche selbst schneller Beschlussvorlagen ins System stellen, wenn der Oberbürgermeister diese unterschrieben hat. „Aus Rechtsgründen wird von den Beschlusstexten immer ein Papierexemplar vorhanden sein“, erklärt Timo Günther.
Vom neuen Ratsinformationssystem profitieren zunächst nur die Stadtratsabgeordneten, heißt es in dem Artikel weiter. Die Ortschaftsräte könnten die neue Technik bei ihren Sitzungen noch nicht nutzen, weil dazu weitere Tablets angeschafft und viele Sitzungsräume in den Ortsteilen noch mit WLAN versorgt werden müssen.