HamburgPapierpost wird digital
Die E-Akte ist in der Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg längst etabliert. Nun berichtet der Hamburger Senat, dass eine elektronische Posteingangsbearbeitung (ePob) eingeführt wird. Damit wird auch bei eingehender Papierpost ein beschleunigter, digitaler Bearbeitungsprozess möglich. „Auch in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung erreicht die Verwaltung immer noch viel Papierpost. Digitale Lösungen wie die elektronische Posteingangsbearbeitung und die E-Akte ermöglichen dabei eine dennoch papierfreie Bearbeitung und Aufbewahrung. Dadurch schaffen wir zeitgemäße Arbeitsbedingungen für Beschäftigte in den Behörden und beschleunigen gleichzeitig interne Prozesse. Davon profitieren auch die Bürgerinnen und Bürger“, sagt Hamburgs CDO Christian Pfromm. Papierpost schnell bearbeiten Die E-Akte wurde in der Freien und Hansestadt Hamburg bereits Ende der 1990er-Jahre erstmals pilotiert. Inzwischen ist sie flächendeckend in der Hamburger Verwaltung verankert, an über 30 Fachverfahren angebunden und zählt einen Zuwachs von über 30.000 Dokumenten täglich, der Gesamtbestand liegt mittlerweile bei rund 116 Millionen Dokumenten. Mit dem Projekt ePob wird nun zusätzlich die Post digitalisiert, die bei der Hamburger Verwaltung noch in Papierform eingeht. Mit ePob werden aktuell rund 50.000 eingehende Schreiben monatlich zentral gescannt und den zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern digital zugestellt. Über das webbasierte Posteingangsbuch können diese direkt in die Bearbeitung einsteigen. Die Post muss so nicht mehr physisch in Dienststellen weitergereicht werden, sondern kann sofort und von jedem Ort digital bearbeitet werden. Das spart Zeit und ermöglicht effiziente Prozesse. Schrittweise Umstellung in den nächsten Monaten Die Einführung der elektronischen Posteingangsbearbeitung wird gemeinsam von der Kasse.Hamburg – der zentralen Dienstleisterin der Stadt für die Bereiche Zahlungsverkehr, Buchhaltung, Forderungsmanagement sowie Betreuung der Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Systeme – und der Senatskanzlei Hamburg vorangetrieben. Nach der erfolgreichen Pilotierung von ePob in ausgewählten Bereichen der Hamburger Verwaltung lassen nun die Bezirksämter Bergedorf, Mitte und Wandsbek bereits einen signifikanten Teil der eingehenden Post digitalisieren. Auch in der Senatskanzlei sowie in ersten Fachbehörden und Landesbetrieben werden bereits Poststücke digitalisiert. Seit Beginn der Pilotierung im Mai 2023 wurden bereits mehr als 178.000 Poststücke über ePob verarbeitet. Die anderen Bezirksämter und Fachbehörden sollen in den nächsten Monaten folgen.
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Lecos: E-Mail-Archiv für die Stadt Leipzig
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E-Akte: Mit Plattform vernetzt
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[09.09.2024] Bei der elektronischen Speicherung von Dokumenten sind Unternehmen und Institutionen an verschiedene gesetzliche Vorgaben gebunden. Die BSI-Richtlinie TR-ESOR will zur Beweiswerterhaltung solcher Dokumente beitragen. Die Lösung proNEXT Archive Manager des Herstellers procilon erhält nun als erste Lösung das BSI-Zertifikat in der aktuellen Version 3.1. mehr...
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[25.07.2024] Die vier Kommunen Erbach, Michelstadt, Oberzent und Brombachtal gehen den Weg von einem papierbasierten Verwaltungsmodell hin zu einer digital agierenden Verwaltungsorganisation gemeinsam. Die Zusammenarbeit bewährt sich – und wird vom Land Hessen gefördert. mehr...
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[16.07.2024] Die Ausländerbehörde in Stuttgart will ihre Akten künftig elektronisch führen. Der Gemeinderat hat nun die Mittel zur Finanzierung des Projekts beschlossen. Rund 1,6 Millionen Euro werden für die Digitalisierung der Akten veranschlagt. mehr...
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regisafe: Umfassendes Update
[08.05.2024] Ein Update seiner Dokumenten-Management-Lösung hat der Software-Hersteller comundus regisafe herausgebracht. Wichtigste Neuerungen sind die Cloud-Lösung, die Möglichkeit zur steuerlichen Prüfung nach §2b UStG und erweiterte Funktionen für die digitale Signatur. mehr...