E-AktePer Schnittstelle ins DMS

Manchmal ist es ein eher banaler Umstand, der den letztendlichen Ausschlag für eine weitergehende Entscheidung gibt. Im Fall des brandenburgischen Landkreises Havelland waren es die Archivräume für die papierbasierten Akten der Ausländerbehörde, die ersatzlos einer anderen Nutzung zugeführt werden sollten. Für die Verantwortlichen in Rathenow mit ein Grund, die digitale Akte auch für diesen Bereich umzusetzen. In der Landkreisverwaltung wird bereits seit dem Jahr 2011 Schritt für Schritt die elektronische Akte eingeführt.
Die Ausländerbehörde des knapp 162.000 Einwohner zählenden Landkreises Havelland ist für circa 6.700 Ausländer zuständig, davon aktuell mehr als 1.400 Flüchtlinge. Schon seit Ende der 1990er-Jahre arbeitet man hier mit der Software-Lösung Infoma newsystem Ausländerwesen (ALW), um alle Ausländer im Landkreis digital erfassen und sich damit einen schnellen Überblick verschaffen zu können. Das ganzheitliche Fachverfahren für die vorgangsorientierte Sachbearbeitung unterstützt alle relevanten Geschäftsvorfälle und Prozesse – von der Eingabe und Pflege personenbezogener Ausländerdaten bis hin zu Auswertungen und Statistiken.

Hoher Zeitaufwand und viel Papier

Allerdings sorgte die bisher in der Ausländerbehörde praktizierte Vorgehensweise für viel Papier und entsprechend hohe Zeitaufwände. So wurden die Akten als Blattsammlung ohne Unterteilung geführt, alle im Ausländerwesen erstellten Dokumente ausgedruckt und den Akten hinzugefügt. Hinzu kam, dass die im ALW vorhandenen Word- und PDF-Dokumente gegenüber der Papierakte nicht vollständig waren. Ziel war es daher, die Papier- durch eine vollständige elektronische Akte zu ersetzen. Dabei sollte diese im ALW-Verfahren entstehen und die Dokumente ausschließlich über eine Schnittstelle im bestehenden Dokumenten-Management-System (DMS) von Anbieter Optimal Systems gespeichert und auch dort angezeigt werden. Ein Plan, der von beiden Dienstleistern einiges an Entwicklertätigkeiten erforderte. Denn zum einen galt es, die Schnittstelle von der Axians-Infoma-Lösung zum DMS anzupassen und abzustimmen. Zum anderen musste die Schnittstelle vonseiten des DMS-Anbieters komplett neu programmiert werden.

Ausländerwesen bekommt neue Funktionen

Dank der guten Zusammenarbeit aller Beteiligten konnten die sich daraus ergebenden Anforderungen während der intensiven Testphase umfassend erfüllt werden. Zeitgleich nutzte das Team von Axians Infoma die Gelegenheit, das Ausländerwesen um weitere Funktionen bei der Bearbeitung der elektronischen Akte zu erweitern und zu optimieren, wie beispielsweise das Scannen von Fotos und Dokumenten in verschiedenen Arbeitsschritten.
Dennoch verlief die im Mai 2015 gestartete Einführung nicht ganz reibungslos. Grund dafür war die in diesem Jahr auf ihrem Höhepunkt angekommene Flüchtlingskrise, die für die zuständigen Mitarbeiter der Ausländerbehörde eine extreme zusätzliche Belastung während der Einarbeitung in das neue System nach sich zog. Aber auch einige Problemstellungen, die in der Testphase noch nicht erkennbar waren, erforderten einen erhöhten Einsatz. „Die Mitarbeiter waren von Anfang an hoch motiviert“, erinnert sich die beim Landkreis verantwortliche Anwendungsbetreuerin Britta Heidepriem-Kapphahn. „Sie nahmen es gelassen, wenn es im Ablauf mal hakte. Inzwischen unterstützen die neuen Arbeitsabläufe effizient das tägliche Arbeitsgeschehen.“

Jede Akte sofort verfügbar

Nachdem anfangs die Akten zusätzlich noch in Papierform angelegt wurden, gehen die Havelländer nun allmählich komplett zur elektronischen Akte über. Geplant ist, alle vorhandenen Akten zu digitalisieren. Seit rund einem Jahr werden neue Dokumente sofort im DMS abgelegt, beigebrachte Dokumente werden gescannt und ebenfalls im DMS archiviert. „Insofern haben sich unsere Abläufe deutlich verändert. Jedes Dokument und jede Akte sind nun sofort verfügbar“, erläutert Anwendungsbetreuerin Heidepriem-Kapphahn.
Die von der Aufgabe der Archivräume betroffenen circa 2.000 Bestandsakten werden zurzeit von einem externen Dienstleister gescannt und liegen in Form von PDFs vor. Über die ALW-Anwendung in das DMS importiert, stehen die Dateien dort für den komfortablen Zugriff zur Verfügung. In welcher Weise die Ausländerakten in das bereits im Landkreis eingesetzte System zur Langzeitarchivierung integriert werden sollen, ergibt sich aus den momentan noch nicht abgeschlossenen Entscheidungen zum Archivierungszeitpunkt und zur Aufbewahrungszeit.

Digitalisierung muss im Arbeitsprozess ankommen

Mit der Anbindung an das genutzte Dokumenten-Management-System hat der Landkreis Havelland die Möglichkeit, die Ausländerakte komplett zu digitalisieren. „Realistisch betrachtet wird dies aber ein Prozess von einigen Jahren sein“, so Britta Heidepriem-Kapphahn. „Denn zuerst muss sich der Mensch von seinem Papier verabschieden können, die durchgängige Digitalisierung noch im Arbeitsprozess ankommen.“ Nach den Erfahrungen seit dem Start in den Echtbetrieb im November 2015 ist sich Britta Heidepriem-Kapphahn aber sicher, dass sich die Anwendung in der Ausländerbehörde sehr viel schneller etablieren wird.