Kreis GörlitzPersonal zentral managen

Personaldaten werden in den unterschiedlichsten Bereichen benötigt, beginnend bei den Informationen für die Telefonanlage über die Angaben und Berechtigungen für das PC-Benutzerkonto, für den Nachweis und die Dokumentation der Datenschutzbelehrung bis hin zu den eigentlichen personalwirtschaftlichen Aktionen wie zum Beispiel Einstellung, Umsetzung oder Umzug. Müssen Daten doppelt gepflegt werden, steigt der Aufwand in Dimensionen, die nicht mehr zu bewältigen sind.
So erging es auch dem Landkreis Görlitz vor der Einführung der vollständig webbasierten Lösung MACH Personalmanagement. Aufgrund einer fehlenden einheitlichen IT-Unterstützung mussten Personaldaten in mehreren Systemen parallel erfasst und aktualisiert werden. Dies führte zu einem erheblichen Aufwand. Fehleingaben sowie unterschiedliche Datenbestände in den Teilsystemen waren fast zwangsläufig die Folge. Außerdem war die Aussagekraft von Berichten und Statistiken gering, da sie auf unterschiedlichen Datenquellen beruhten.

Informationen an einer Stelle pflegen

Um diese Defizite auszuräumen, hat sich die Verwaltung auf eine Strategie für den Einsatz einer Software verständigt und klare Regeln für die Arbeit mit dem System aufgestellt. MACH Personalmanagement wurde als führendes Verfahren definiert und andere Quellen für Personaldaten ausgeschlossen. Schließlich unterstützt die Software alle wesentlichen Personalvorgänge, -vorfälle, -aktionen und -ereignisse und deckt gleichzeitig den gesamten Informations- und Statistikbedarf ab. Außerdem beliefert sie die tangierenden Anwendungen mit konsistenten Daten.
Bei der Einführung der neuen Software-Lösung mussten einige Hindernisse überwunden werden. So galt es zunächst einmal, die hausspezifischen Prozesse im Personalwesen aufzunehmen, diese zu analysieren und mögliche Optimierungen zu erarbeiten. Außerdem musste der Funktionsumfang der Software auf die besonderen Anforderungen des Landkreises abgestimmt werden, insbesondere was Auswertungen und Statistiken anbelangte. Dabei erwies es sich für die Kreisverwaltung als vorteilhaft, dass in der Software ohne Programmierkenntnisse sehr flexibel Zusatzfelder definiert und diese bei Auswertungen und in Berichten berücksichtigt werden können. Damit wurde es möglich, alle wesentlichen Informationen an zentraler Stelle zu erfassen und die weiteren IT-Systeme zu bedienen. Heute werden die Informationen für Telefonanlagen, für die Benutzerverwaltung im Active Directory sowie für Stellen- und Personaldaten nicht wie zuvor mehrfach vorgehalten, sondern im MACH Personalmanagement zentral gepflegt.

Spürbarer Nutzen

Die Personalabteilung spürt bereits den Nutzen der neuen Software. So wird sie in zahlreichen administrativen Tätigkeiten entlastet und die elektronische Vorgangsbearbeitung sorgt für eine bessere Service-Qualität und höhere Prozesssicherheit. Ein Beispiel hierfür ist das Einstellungsverfahren für neue Mitarbeiter. Während früher der Prozess vergleichsweise unstrukturiert und uneinheitlich ablief, gibt es heute klare Abläufe und Zuständigkeiten. Über den elektronischen Workflow werden diese verbindlich gelebt. Jeder Beteiligte weiß jederzeit um den Stand der Dinge, weil über die Software der Prozess stets aktuell dokumentiert ist. Im Vertretungsfall kann sich der Vertreter sofort ein Bild zum Sachstand machen, schnell reagieren und zügig arbeiten.
„Früher liefen die Prozesse vergleichsweise unstrukturiert und uneinheitlich. Heute können wir die Aufgaben nach klaren Kriterien abarbeiten und Qualitätsstandards einhalten – die Prozesse laufen zuverlässig und sicher ab“, darin sind sich Andrea Dunkel aus der EDV- und Berit Fornfeist aus der Personalabteilung des Landkreises Görlitz einig.

Ausbau in Planung

Die gründliche Prozessaufnahme zu Beginn des Einführungsprojektes war wesentlich, um daraus abzuleiten, wie man die Laufwege für die unterschiedlichen Prozesse im System konfigurieren muss. Dabei wurde ein gesunder Mittelweg gefunden. Die elektronische Vorgangsbearbeitung bietet heute so viel Prozesssicherheit wie nötig, aber gleichzeitig auch so viel Flexibilität wie möglich.
Heute arbeiten im Landkreis Görlitz rund 100 Anwender mit der Lösung MACH Personalmanagement und verwalten damit etwa 1.800 Mitarbeiter vom Praktikanten bis zum externen Partner. Die Erfahrungen sind durchweg positiv, sodass die Vorgangsbearbeitung weiter ausgebaut und in weiteren Feldern des Personalwesens zum Einsatz kommen soll. Dabei werden zukünftig neben der Sachbearbeitung insbesondere die Leiter im Direktzugriff informiert werden und die Möglichkeit erhalten, für ihren Zuständigkeitsbereich tagesaktuelle Auswertungen selbst zu erstellen.