AltendorfPersonelle Entlastung

Die geografische Lage der Gemeinde Altendorf ist vorteilhaft, wie Bürgermeister Karl-Heinz Wagner darlegt: „Hier in der Nähe verläuft die Autobahn, die Staatsstraße, eine S-Bahn verbindet den Ort mit dem Umland.“ Bald werde durch Altendorf auch eine ICE-Strecke führen. „Das macht die Gemeinde sehr attraktiv fürs Gewerbe. Hier haben sich bereits viele Unternehmen angesiedelt. Sie geben insgesamt 1.100 Menschen Arbeit.“ Der Kämmerei beschert das sprudelnde Gewerbesteuereinnahmen – und jede Menge Arbeit für die beiden Beschäftigten im Finanzwesen: die Kämmerin und die Kassenverwalterin.
Besonders anstrengend wird es, wenn der Jahresabschluss naht und der Haushalt fürs kommende Jahr vorbereitet werden muss. Die Lage verschärfte sich, als 2018 eine Stelle der Kassenverwaltung frei wurde und nicht neu besetzt werden konnte, da die Suche nach einem Nachfolger erfolglos blieb. „Der Markt war sprichwörtlich leergefegt“, erläutert Bürgermeister Wagner. „Wir haben es mit Arbeitskräften versucht, die keine Ausbildung im Kassenwesen hatten.“ Beide Versuche mit Quereinsteigern scheiterten allerdings. Es schlichen sich sogar besorgniserregende Fehler ein. „Irgendwann trafen hier Mahnungen von Dienstleistern ein. Schlimmer war aber, dass Buchungen auf die falschen Haushaltsstellen gemacht wurden, sodass dann der Haushaltsrahmen gesprengt wurde. Dies wiederum führte dazu, dass die Erstellung des Haushaltsplans deutlich schwieriger war, da man hier kaum auf Vergleichszahlen des Vorjahres zurückgreifen konnte.“

Servicecenter Finanzwesen

Durch die vorübergehende Nichtbesetzung der Stelle in der Kassenverwaltung verbrachten die Kämmerin und die Geschäftsleiterin mehrere Wochen damit, Ordnung zu schaffen sowie die laufenden Kassengeschäfte nach Dringlichkeit abzuarbeiten. Dadurch blieben viele andere Aufgaben zunächst liegen. Höchste Zeit, zu handeln. Eine Lösung zeichnete sich im Januar 2019 ab. Auf einer Fortbildungsveranstaltung der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) erfuhr der Bürgermeister zum ersten Mal vom Servicecenter Finanzwesen: „Das könnte eine alternative Lösung für unser Personalproblem sein, haben wir uns gedacht – und beschlossen, einen langfristigen Vertrag abzuschließen. Denn der Fachkräftemarkt scheint sich in absehbarer Zeit nicht zu entspannen.“ Seit Februar 2019 werden nun einige Leistungen an das Servicecenter der AKDB ausgelagert. „Es handelt sich in erster Linie um Verbuchungen und Zahlungsanweisungen“, sagt Wagner. „Und um die Veranlagung, die Erstellung der Bescheide für die Zahlung der Grund- und Gewerbesteuer.“
Über die Kasse laufen viele Einnahmen und Ausgaben, oft auch als Barzahlungen: Geld fließt in die Kasse bei der Erstellung eines neuen Personalausweises oder Passes, und es fließt hinaus, wenn etwa Auszahlungen für Feuerwehreinsätze gemacht werden.

Professionelle Unterstützung

Obwohl Karl-Heinz Wagner immer noch Sand im Getriebe spürt, ist er froh, tatkräftige, professionelle Unterstützung zu bekommen. „Das Servicecenter hat bereits viele Korrekturen in der Kasse vorgenommen, viele Belege sind jetzt richtig zugeordnet, und so haben wir die Fehler aus der Vergangenheit ausgemerzt.“
Mittlerweile hat die Gemeinde Unterstützung für die Kassenverwaltung gefunden. Sandra Petschner ist eigentlich Rechtsanwaltsfachangestellte, hat sich aber bereits gut eingearbeitet. Trotzdem möchte sie die Hilfe der AKDB nicht missen und steht im regelmäßigen Kontakt mit einem persönlichen Ansprechpartner im Servicecenter Finanzwesen – per E-Mail oder auch telefonisch. Bei Bedarf ist der Experte aus dem Servicecenter sogar vor Ort in Altendorf – denn nichts geht über den direkten Austausch, findet Petschner. „Ich bekomme täglich Rechnungen von Dienstleistern als PDF oder in Papierform, ich scanne sie und sende sie über den Cloud-Speicher KommSafe an das Servicecenter Finanzwesen. Dort wird dann die Buchungsanweisung vorgenommen. Außerdem sende ich auch Belege und Quittungen oder Gewerbesteuerermittlungen vom Finanzamt.“ Das Servicecenter bearbeitet diese, macht die Veranlagung in OK.FIS und sendet das PDF des Bescheids zurück an die Kassenverwaltung. Von dort geht dieser dann direkt an die Bürger. „Das Servicecenter stellt gleichzeitig alles auf Soll und überwacht auch, dass das Geld auf dem Gemeindekonto eingeht.“

Künftig mit E-Signatur

Eine enge Abstimmung ist in diesem ganzen Prozess das A und O. Und reibungslose digitale Wege. Für beides sorgt das Servicecenter Finanzwesen. Bald, so freut sich Sandra Petschner, wird sogar das langwierige Scannen wegfallen. Ebenso die händische Unterzeichnung der Anordnungen. „Die Anordnungen werden künftig per elektronischer Signatur unterzeichnet. Das spart viel Arbeit und Papier, verringert Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Prozess.“ Ganz im Sinne eines medienbruchfreien E-Governments. Der nächste Schritt steht in Altenburg nämlich bereits fest: Kommendes Jahr wird alles bereit sein für die Einführung der E-Rechnung.