E-RechnungPflicht als Chance

Grundlage der E-Rechnungspflicht für öffentliche Aufträge ist die E-Rechnungsverordnung (ERechV), die im September 2017 in Kraft trat. Sie legt fest, dass deutsche Behörden in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Seit November 2020 sind auch Auftragnehmer der öffentlichen Hand dazu verpflichtet, elek­tronische Rechnungen an Behörden zu übermitteln. Für Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung stehen mit der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) und der Onlinezugangsgesetzkonformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) je nach öffentlichem Auftraggeber zwei Plattformen zur Verfügung, über die sie ihre E-Rechnungen mittels verschiedener Übertragungswege einreichen können: per E-Mail, über das Peppol-Netzwerk oder ein Web Interface. Auf Unternehmensebene wird die E-Rechnung mehr und mehr zum Standard: Laut einer Bitkom-Studie nutzte 2023 erstmals über die Hälfte aller Unternehmen die E-Rechnung für die digitale Rechnungsstellung. Fünf Jahre zuvor waren es erst 18 Prozent gewesen.

Vollständig digitalisierte Workflows

Zu diesem Trend dürfte auch die E-Rechnungsverordnung einen gehörigen Teil beigetragen haben. Und auch wenn die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossene und ab 2025 kommende E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze die öffentliche Verwaltung nicht direkt betrifft: Mehr und mehr Unternehmen werden diese als Anlass nehmen, ihr Rechnungswesen zu digitalisieren und auf ein E-Rechnungsformat umzustellen – falls sie dies nicht schon getan haben. Das wird zu einer weiteren Zunahme von E-Rechnungen führen, auch in (Landes- und kommunalen) Behörden, die von ihren Auftragnehmern eine E-Rechnung nicht ausdrücklich verlangen. Die öffentliche Verwaltung sollte diese Gelegenheit nutzen, ihr Rechnungs- und Informationsmanagement weiter zu digitalisieren. Die Basis hierfür bildet ein zentrales und digitales Informationsmanagement. Mit leistungsstarken Lösungen wie nscale eGov, die das Unternehmen Ceyoniq speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt hat, können Behörden ihre Workflows vollständig digitalisieren sowie sämtliche eingehenden Informationen aus verschiedenen Quellen – etwa ERP-System, Fachverfahren oder OZG-Plattform – sammeln und zentral in einer digitalen Akte verwalten.

Rechnungsprüfung und -freigabe mit einem Mausklick

Beim Eingangsrechnungsmanagement heißt das: Im Zusammenspiel mit einer integrierten Eingangsrechnungssoftware werden eingehende E-Rechnungen automatisch eingelesen, auf Konformität und Vollständigkeit überprüft, klassifiziert und dank definierter Rollen und Workflows dem zuständigen Bearbeiter oder Freigabeberechtigten zugewiesen. Gleichzeitig benachrichtigt das System diesen und stellt ihm sämtliche vorgangsrelevanten Informationen zur Verfügung. Die Rechnungsprüfung und -freigabe lässt sich dann mit einem Mausklick erledigen. Hält man sich vor Augen, dass in deutschen Behörden Jahr für Jahr Millionen von Rechnungen eingehen und jeder analoge Bearbeitungsschritt große zeitliche, personelle und damit auch finanzielle Ressourcen in Anspruch nimmt, wird das enorme Einsparpotenzial eines digitalen Informationsmanagements deutlich. Auch die Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung profitieren: Denn durch die verkürzten Transport- und Liegezeiten sowie die automatischen Workflows kann ihre E-Rechnung deutlich schneller bearbeitet werden.

Erhebliche Kosteneinsparungen möglich

Ein zentrales digitales Informationsmanagement bietet nicht nur im Eingangsrechnungsmanagement erhebliche Mehrwerte. Es unterstützt Behörden dabei, all ihre Geschäftsprozesse durchgängig zu digitalisieren und zu automatisieren: von digitalen Geschäftsgängen und der Eingangspostverarbeitung über die sichere und rechtskonforme Aktenführung und das Vertragsmanagement bis hin zur Aussonderung an die zuständigen Archive. Auch Fachverfahren können problemlos integriert werden. All das führt am Ende zu ressourcenschonenden und fehlerresistenten Workflows und erheblichen Kosteneinsparungen im Geschäftsalltag der öffentlichen Verwaltung. Dabei lässt sich eine Digitalisierungsplattform wie nscale eGov individuell an die verschiedenen Anforderungen einzelner Behörden anpassen und flexibel skalieren. Erfahrene Digitalisierungspartner wie Ceyoniq können dabei unterstützen, eine individuelle digitale Gesamtlösung zu implementieren – und so den digitalen Wandel in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben.