ReutlingenPionier bei der E-Gutschrift

Täglich werden bei Kommunen Verbrauchsgüter wie Büromaterial, Kopierpapier, Druckerverbrauchsmaterial oder Reinigungsmittel beschafft. Dabei handelt es sich überwiegend um so genannte C-Verbrauchsartikel, die zwar wertmäßig einen geringen Anteil an den Gesamtaufwendungen ausmachen, deren Beschaffung jedoch zeitintensiv ist und zulasten der eigentlichen Aufgaben der Angestellten geht, wenn die Beschaffung nicht zentral gesteuert wird.
Dieser Herausforderung stellte sich die Stadtverwaltung Reutlingen bereits im Jahr 2002, indem sie ihren Einkauf mit Unterstützung des E-Procurement-Dienstleisters TEK-Service digitalisierte. Seither können knapp 250 Mitarbeitende in Verwaltung, Schulen und Kinder­tageseinrichtungen im TEK-Einkaufsportal bei 14 Lieferanten komfortabel Produkte aller Art bestellen. Alle hierfür notwendigen Daten wie Rechnungs- und Lieferadresse oder die Kostenstelle sowie die Kontaktdaten sind bereits hinterlegt, sodass die benötigten Artikel mit wenigen Klicks geordert werden können. Die Kataloge können die Besteller selbst erweitern, indem sie im Portal Artikelanfragen stellen, welche automatisiert an den jeweiligen Lieferanten weitergeleitet werden. Darüber hin­aus können über das Portal Reklamationen abgewickelt werden und es bietet kos­tenstellengenau Statistiken aller Bestellungen an, was bei der alle vier Jahre anstehenden Ausschreibung von Rahmenverträgen über Verbrauchsartikel die Erstellung von Leistungsverzeichnissen enorm erleichtert.

Anforderungen erweitert

Bei der Einführung des TEK-Einkaufsportals im Jahr 2002 war die Stadt Reutlingen Pionier – und auch 2021 beschreitet sie als eine der ersten Kommunen neue Wege: Seit Januar dieses Jahres werden Leistungen von zwei Lieferanten per E-Gutschriftverfahren abgerechnet. Dafür wurden im Sommer 2020 die Ausschreibungsanforderungen um den Punkt Gutschriftverfahren erweitert. Zeitgleich wurde die verwaltungsinterne Projektion gestartet. In Absprache mit der Stadtkämmerei wurden Anforderungen an die E-Gutschrift definiert. Das Unternehmen TEK Service richtete im TEK-Einkaufsportal den Menüpunkt „Wareneingangskontrolle“ ein und sorgte dafür, dass im bereits vorhandenen TEK-Kontor auch E-Gutschriften erstellt werden können.
Im ersten Schritt des neuen Prozesses werden verschiedene Artikel im TEK-Einkaufsportal bestellt. Deren Lieferung wird im zweiten Schritt vom Bestellenden bestätigt. Der elektronische Lieferschein kann dabei noch angepasst werden, falls etwa die Ware nicht vollständig oder mangelhaft geliefert wird. Der Lieferschein und mit ihm alle im TEK-Einkaufsportal erzeugten abrechnungsrelevanten Daten werden durch die Freigabe automatisch an das Modul TEK-Kontor weitergeleitet. Auf Basis dieser abrechnungsrelevanten Daten, also beispielsweise Artikel, Anzahl der Artikel oder im Einkaufsportal hinterlegter Preis je Artikel, wird dann im TEK-Kontor automatisch eine E-Gutschrift zugunsten des jeweiligen Lieferanten generiert. Diese wird im ZUGFeRD-Format per E-Mail an den zentralen Rechnungseingang des Lieferanten sowie die persönliche E-Mail-Adresse des Bestellenden gesendet.

Elektronischer Workflow

Derzeit werden alle E-Gutschriften von den Bestellern noch als PDF-Dokument visualisiert und ausgedruckt. Zur Auszahlung der Gutschrift wird anschließend vom Besteller selbst oder von einer anderen rechnungsverarbeitenden Stelle eine Auszahlungsanordnung in SAP erfasst. In der nächsten Projektphase werden vier Pilotämter die ­E-Gutschriften dann nicht mehr ausdrucken, sondern medienbruchfrei in einem elektronischen Rechnungseingangsworkflow bearbeiten. Vom TEK-Kontor werden die E-Gutschriften an den zentralen Rechnungseingang der Stadtverwaltung gesendet und dort in den vollständig in die Buchhaltungssoftware SAP inte­grierten Workflow eingespielt. Dabei werden alle Daten aus dem strukturierten Datensatz so übernommen, dass eine manuelle Erfassung nicht mehr notwendig ist. Stattdessen kann die Gutschrift mit nur wenigen Klicks sachlich und rechnerisch geprüft und zur Auszahlung freigegeben werden. In der anschließenden Projektphase sollen sukzessive alle Ämter der Stadtverwaltung Reutlingen in den E-Rechnungsworkflow, also in die komplett digitale Abrechnung eingebunden werden. Auch sollen weitere Lieferanten für das E-Gutschriftverfahren gewonnen werden.

Schnellere Verarbeitung

Im ersten Quartal dieses Jahres wurden in Reutlingen bereits 300 E-Gutschriften erzeugt, die den Bestellenden direkt nach der Freigabe des Lieferscheins im TEK-Einkaufsportal zugingen. Durch die digitalen Abrechnungsdateien spart die Stadt Zeit und Portokosten. Außerdem sichert die schnellere Verarbeitung, dass Skonto gezogen werden kann. Ein großer Pluspunkt im Vergleich zu einer Rechnungsstellung durch den Lieferanten ist außerdem, dass durch die Verknüpfung des TEK-Einkaufsportals mit dem TEK-Kontor tatsächlich der Preis abgerechnet wird, der für das jeweilige Produkt im Portal angezeigt wird. Dabei referieren die Katalogpreise generell auf vorangegangene Ausschreibungen. In der nächsten Projektphase werden die Mitarbeiter zudem von der fehleranfälligen, monotonen Routineaufgabe entlas­tet, Auszahlungsanordnungen in SAP zu erfassen.
Natürlich müssen die Besteller bezüglich des neu eingeführten Abrechnungsverfahrens geschult werden. Die Erfahrung zeigt aber, dass die große Mehrheit sich bereits nach einem Monat daran gewöhnt hatte, sich bei Lieferung der bestellten Ware im TEK-Einkaufsportal einzuloggen und in der Wareneingangskontrolle den elektronischen Lieferschein freizugeben. Aufgrund des einfachen Prozesses ist die Akzeptanz für das neue Verfahren in Verwaltung, Schulen und Kindergärten dementsprechend hoch.